ตามข้อมูลอุตสาหกรรมล่าสุด เกือบ 2% ของบริษัท ใบแจ้งหนี้ถูกทำซ้ำ เรียกเก็บเงินในจำนวนที่ไม่ถูกต้อง หรือมีข้อผิดพลาดบางรูปแบบ ดิ การสำรวจอาชญากรรมทางเศรษฐกิจและการฉ้อโกงทั่วโลกของ PwC ในปี 2565 ยังระบุด้วยว่า ณ ปีนี้ ธุรกิจเกือบ 50% ได้รายงานการฉ้อโกงใบแจ้งหนี้
ก่อนเกิดโรคระบาด การฉ้อโกงการชำระเงิน และการวางผิดที่ ขาดทุนถึง $12 พันล้านดอลลาร์ทั่วโลก อย่างไรก็ตาม เพียงสามเดือนหลังจากการระบาดของ COVID-19 ในปี 2020 จำนวนเงินดังกล่าวพุ่งขึ้นโดย 75% ที่ส่ายไปมา
การฉ้อโกงที่มีความเสี่ยงสูงดังกล่าวก่อให้เกิดฝันร้ายอย่างแท้จริงสำหรับ CFO และผู้เชี่ยวชาญด้านการเงิน ในขณะที่แผนกบัญชีเจ้าหนี้ทำงานเพื่อจัดการกับใบแจ้งหนี้ของผู้จัดหาสินค้าจำนวนมาก สถิตินี้คุกคามชีวิตความเป็นอยู่ของอุตสาหกรรมการบริการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับ องค์กรคาสิโนและเกม.
โชคดีที่อยู่ตรงนั้น การจับคู่ใบแจ้งหนี้ 3 ทาง และบัญชีเจ้าหนี้การจับคู่ 3 ทางเข้ามา องค์กรในอุตสาหกรรมคาสิโนและเกมกำลังหันมาใช้แนวทางปฏิบัตินี้ ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของการฉ้อโกง การยักยอก และความผิดพลาดของมนุษย์ นอกจากนี้ยังเป็นทางเลือกที่คุ้มค่าในการเติมและจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
การจับคู่แบบสามทางช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณชำระเงินสำหรับสินค้าและบริการที่ได้รับเท่านั้น
นี่คือทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้การจับคู่การแจ้งหนี้ 3 ทางและบัญชีเจ้าหนี้การจับคู่ 3 ทาง และการทำเช่นนั้นจะเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจคาสิโนหรือเกมของคุณได้อย่างไร
AP 3-Way Invoice Matching คืออะไร?
เป้าหมายของการจับคู่ 3 ทางคือเพื่อให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และรายงานการรับทั้งหมดมีรายละเอียดของรายการที่สอดคล้องกัน กระบวนการอนุมัตินี้จะตรวจสอบว่าผลิตภัณฑ์และจำนวนที่สั่งซื้อสอดคล้องกับผลิตภัณฑ์ที่ส่งไปยังแผนกรับ
โดยพื้นฐานแล้ว วิธีการจับคู่ 3 ทางจะยืนยันว่าสิ่งที่คุณสั่งซื้อคือสิ่งที่ได้รับและชำระเงินแล้ว
ด้วยตนเอง สิ่งนี้จะนำมาซึ่งการอ้างอิงโยงทางกายภาพกับใบสั่งซื้อและใบเสร็จการส่งมอบ อย่างไรก็ตาม การจับคู่ 3 ทางช่วยให้สามารถจับคู่อัตโนมัติ ซึ่งระบุใบแจ้งหนี้และคำสั่งซื้อปลอมหรือที่ซ้ำกันได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย และเปรียบเทียบใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องตามมาตรฐานที่กำหนดเองตามธุรกิจคาสิโนหรือเกมของคุณ
ธุรกิจคาสิโนหรือเกมของคุณได้รับผลประโยชน์จากการจับคู่แบบ 3 ทางอย่างไร
หากมีสิ่งหนึ่งที่ COVID ได้สอนธุรกิจ นั่นคือเราไม่สามารถมั่นใจได้มากเกินไปเกี่ยวกับกระบวนการตรวจสอบการชำระเงินของเรา ย้อนกลับไปในปี 2020 ผู้ยิ่งใหญ่ อเมซอน ปฏิบัติตามเวรกรรมกว่า $19 ล้านในใบแจ้งหนี้ปลอมสำหรับผู้ฉ้อโกง ในปี 2564 Google และ Facebook ยังตกเป็นเหยื่อของการฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ โดยจ่ายเงินเกือบ $123 ล้านให้กับนักต้มตุ๋นเพียงคนเดียวในลิทัวเนีย
การที่คนๆ หนึ่งสามารถดึงหุ่นจำลองที่มีขนาดและสถานะดังกล่าวออกมาได้นั้นเป็นเรื่องที่น่ากังวล แต่ก็แสดงให้เห็นว่าไม่มีธุรกิจใด ไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ก็ปลอดภัย
นั่นเป็นเหตุผลที่บริษัทต่างๆ—โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมคาสิโนและเกม—กำลังใช้กระบวนการจับคู่ใบแจ้งหนี้แบบ 3 ทางในแผนก AP ของพวกเขา
การจับคู่สามทางทำหน้าที่เป็นรูปแบบการป้องกันจากผู้โจมตีที่แทรกซึมเข้าไปในทรัพย์สินของบริษัทของคุณ การอ้างอิงโยง ใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ และรายงานการรับทำให้มั่นใจได้ว่าแต่ละด้านถูกต้องตามกฎหมาย และบริษัทของคุณสามารถรักษาความมั่นใจในการชำระเงินทุกครั้ง
นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเงินธุรกิจของคุณซึ่งอาจต้องเสียไปกับซัพพลายเออร์ปลอม ด้วยการจับคู่แบบ 3 ทางอัตโนมัติ แผนก AP ของคุณสามารถตรวจจับความคลาดเคลื่อนที่ได้ก่อนดำเนินการชำระเงิน หากไม่ทำเช่นนั้น บริษัทของคุณอาจเสี่ยงที่จะจ่ายเงินมากเกินไปหรือจ่ายน้อยไปให้กับซัพพลายเออร์ หรือจ่ายให้กับซัพพลายเออร์ที่ไม่ถูกต้องทั้งหมด
การใช้วิธีนี้ส่งผลโดยตรงต่อความมั่นคงของความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ของคุณด้วย พันธมิตรที่เชื่อถือได้จะเกิดขึ้นเมื่อซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ที่ปราศจากข้อผิดพลาดอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยให้บริษัทของคุณสามารถชำระเงินได้ทันทีและถูกต้อง
ยิ่งไปกว่านั้น การจับคู่ 3 ทางยังทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อมูลที่ดีเยี่ยมสำหรับการตรวจสอบภายในและภายนอก การมีข้อมูลที่ถูกต้องและดีกว่าจะช่วยให้บริษัทของคุณสามารถเตรียมการเงินสำหรับผู้ตรวจสอบที่กำลังมองหาความไม่สอดคล้องกันระหว่างใบแจ้งหนี้ ใบสั่งซื้อ หรือรายงานการรับ
ทำไมต้องจับคู่ 3-Way อัตโนมัติ?
หลายบริษัทเลือกที่จะดำเนินการจับคู่ 3 ทางด้วยตนเองเพื่อหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายสูงและตรวจจับความไม่สอดคล้องกันโดยตรง อย่างไรก็ตาม ในระยะยาว การทำเช่นนี้อาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่ามาก
เกือบ 75% ขององค์กร ไม่มีระบบการจัดซื้ออัตโนมัติเต็มรูปแบบ โดยพยายามหลีกเลี่ยงการจ่ายเงินมากเกินไป พวกเขาจะจบลงด้วยค่าใช้จ่ายในการดำเนินการที่มากขึ้น
นอกจากนี้ ความเชื่อที่ว่าการมีกระบวนการด้วยตนเองเพื่อจับกิจกรรมที่ผิดกฎหมายนั้นมีประสิทธิภาพพอๆ กับความสามารถของบุคคลในการดำเนินการดังกล่าวเท่านั้น โอกาสที่ความผิดพลาดของมนุษย์จะขัดขวางความสามารถนี้มีโอกาสมากกว่า
และข้อมูลนี้ไม่ได้อิงตามความคิดเห็นของเราเท่านั้น แต่เป็นข้อมูลที่พิสูจน์ได้
ตาม แนวโน้มอุตสาหกรรมและสถิติต้นทุนเฉลี่ยของการออกใบแจ้งหนี้แบบกระดาษอยู่ที่ใดก็ได้ตั้งแต่ $12 ถึง $40 แต่ละรายการ ข้อผิดพลาด เช่น การชำระเงินซ้ำซ้อนหรือไม่ถูกต้อง อาจมีค่าใช้จ่ายสูงถึง $54 ในการแก้ไข การออกใบแจ้งหนี้ AP แบบกระดาษอาจส่งผลให้มีต้นทุนการจัดเก็บเพิ่มขึ้น $4 และเนื่องจากธุรกิจเกือบ 40% จัดเก็บบันทึกมานานกว่าทศวรรษ ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจึงเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว
ตอนนี้ เรามาเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเหล่านั้นกับการประหยัดอันเป็นผลมาจากกระบวนการจับคู่ 3 ทางอัตโนมัติ
บริษัทที่มีกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้การจับคู่แบบ 3 ทางแบบอัตโนมัติทั้งหมดได้เห็นการประหยัด AP ได้ถึง 90% ต้นทุน AR (ลูกหนี้) ได้ลดลงครึ่งหนึ่ง โอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดลดลง 37% โดยเฉลี่ย ระบบอัตโนมัติลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการใบแจ้งหนี้ลงเกือบ 30% และธุรกิจขนาดใหญ่ที่ผลิตใบแจ้งหนี้มากกว่า 10,000 ใบต่อเดือน ประหยัดเงินได้ประมาณ $300,000 โดยการจับคู่ใบแจ้งหนี้ 3 ทางอัตโนมัติ
ข้อเท็จจริงพูดเพื่อตัวเอง การจับคู่ 3 ทางอัตโนมัติบางส่วนไม่เพียงพอ หากต้องการดูการปรับปรุงการดำเนินงานที่แท้จริง การลดข้อผิดพลาด หรือการประหยัดที่สำคัญ การทำให้ใบแจ้งหนี้ 3 ทางของคุณเป็นอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์และการจับคู่ AP เป็นวิธีที่จะไปสำหรับธุรกิจคาสิโนหรือเกมของคุณ
ปกป้องทรัพย์สินของคุณและเพิ่มความคล่องตัวในการดำเนินธุรกิจ
ในอุตสาหกรรมคาสิโนและเกม ทุกวินาทีมีค่าและเวลาเป็นเงินอย่างแท้จริง สถานการณ์ เช่น ใบแจ้งหนี้ที่ฉ้อโกงหรือการจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ธุรกิจของคุณกลับมา
เมื่อทำอย่างถูกต้อง วิธีการจับคู่ใบแจ้งหนี้ 3 ทางและการจับคู่ 3 ทางบัญชีเจ้าหนี้สามารถใช้เป็นระบบที่ผิดพลาดได้ น่าเสียดายที่มีบริษัทจำนวนมากที่ดำเนินการด้วยตนเอง ซึ่งเสียเวลาและเงิน—อาจมากกว่าที่พวกเขาคิด
การเลือกทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติสามารถประหยัดเวลา เงิน และความยุ่งยากให้กับบริษัทของคุณได้มาก ไม่มีเหตุผลที่ดีที่จะไม่ทำ ไม่เพียงแต่ได้รับการพิสูจน์โดยผู้เชี่ยวชาญว่าเป็นตัวเลือกที่มีประสิทธิภาพมากที่สุด แต่องค์กรระดับโลกหลายพันแห่งในอุตสาหกรรมคาสิโนและเกมได้สังเกตเห็นประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ลดลง และการดำเนินธุรกิจที่คล่องตัว