“องค์กรที่ดีที่สุดในกลุ่มมุ่งเน้นไปที่กระบวนการหลักและใช้ประโยชน์จากโซลูชัน ePayables ในอัตราที่สูงมาก ซึ่งส่งผลให้ต้นทุนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ลดลง 80%” รายงาน AP Metrics ปี 2021 ของ Ardent Partners กล่าว
ในบล็อกที่แล้วของเราเราได้พูดคุยกันว่าเทคโนโลยี eProcurement เป็นส่วนสำคัญของการจัดการซัพพลายเชนที่มีประสิทธิภาพอย่างไร วันนี้เราจะมุ่งเน้นไปที่ขั้นตอนถัดไปในกระบวนการ P2P ซึ่งก็คือการประมวลผลใบแจ้งหนี้
การประมวลผลใบแจ้งหนี้
การสำรวจในอุตสาหกรรมแสดงให้เห็นว่าผู้นำด้านการเงินและการดำเนินงานรู้ว่ามีประสิทธิภาพที่สำคัญที่จะได้รับจากการแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัล เพื่อแสดงการประหยัดต้นทุนด้านล่างที่เกี่ยวข้องกับระบบอัตโนมัติในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ ลองใช้เป็นตัวอย่างโรงแรมที่ให้บริการเต็มรูปแบบ 250 ห้องที่จัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้า 6,500 รายการต่อปี
สมมติว่าต้นทุนเฉลี่ยแบบอนุรักษ์นิยมที่ $12.50 ต่อใบแจ้งหนี้ ต้นทุนรวมสำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้สำหรับโรงแรมตัวอย่างของเราคือ $81,250 ต่อปี หากสถานที่ให้บริการนี้เป็นส่วนหนึ่งของบริษัทจัดการที่มีโรงแรมขนาดใกล้เคียงกัน 20 แห่ง ค่าใช้จ่ายที่ตามมาจะเป็น $1,625,000 ที่น่าจับตามอง ด้วยการใช้เครื่องมือที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันและปรับให้เข้ากับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ จำนวนนั้นจะลดลง 80% ขึ้นไป ใช้ตัวอย่างของเราด้านบนนั่นหมายถึง เงินฝากออมทรัพย์ $68,250 ต่ออสังหาริมทรัพย์ และ $1,365,000 สำหรับพอร์ตโฟลิโอของบริษัทจัดการ
เป็นไปได้อย่างไร? ด้วยการแปลงกระบวนการ P2P ทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล งานที่ต้องใช้เวลาและแรงงานจำนวนมากเป็นไปโดยอัตโนมัติ และการมองเห็นและการควบคุมที่ดีขึ้นยังช่วยขจัดการรั่วไหลจากการชำระเงินเกินในใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์ P2P ที่ดีที่สุดในระดับเดียวกันควบคู่ไปกับความเป็นผู้นำขององค์กรที่แข็งแกร่ง สามารถผลักดันอัตราการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยตรงไปที่ 80%+ ซึ่งหมายความว่าสี่ในห้าใบแจ้งหนี้ไม่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงโดยเจ้าหน้าที่ใดๆ จากพนักงาน เนื่องจากใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และบันทึกการรับทั้งหมดตรงกันภายในค่าเผื่อที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับปริมาณ ราคา และรายละเอียดระดับส่วนหัวอื่นๆ เมื่อเร็วๆ นี้ Northwood Hospitality ซึ่งมีโรงแรมและรีสอร์ทที่ให้บริการเต็มรูปแบบ 10 แห่ง ได้ช่วยประหยัดเวลาในสำนักงานหลังเลิกงานกว่า 2,000 ชั่วโมงด้วยการแปลงกระบวนการ P2P ให้เป็นดิจิทัล
นอกจากนี้ โดยการใช้ an โซลูชันการจัดการใบแจ้งหนี้ ที่ทำหน้าที่แปลงใบแจ้งหนี้ให้คุณเป็นดิจิทัล ไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพย์สินหรือทรัพยากรของบริษัทในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองและจัดการกับกระดาษปริมาณมากอีกต่อไป ในสภาพแวดล้อมแบบดิจิทัลและอัตโนมัตินี้ พนักงานจำเป็นต้องตรวจสอบข้อยกเว้นเท่านั้น ด้วยเครื่องมือต่างๆ เช่น รายงานข้อยกเว้นใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ ทีม AP สามารถระบุได้อย่างรวดเร็วว่าเหตุใดเอกสารจึงไม่ตรงกัน ไม่ว่าจะเป็นเพราะความคลาดเคลื่อนของราคา สินค้าที่ได้รับมาก/น้อย หรือการทดแทน ด้วยเครื่องมือเหล่านี้ทั้งหมด เวลาที่ใช้ในการประมวลผลใบแจ้งหนี้จะลดลงจากวันเป็นชั่วโมง และค่าใช้จ่ายในการดำเนินการใบแจ้งหนี้จะลดลงเหลือ $2/ใบแจ้งหนี้ ท้ายที่สุด ระบบอัตโนมัติในสำนักงานส่วนหลังช่วยลดต้นทุน ช่วยให้ทีมทำสิ่งต่างๆ ได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง และช่วยให้ทรัพยากรสามารถมุ่งเน้นไปที่ประสบการณ์ของแขกมากกว่างานเอกสารที่ไม่จำเป็นในการประมวลผล AP
ข้อมูลเชิงลึก: โรงแรมห้องพักเฉลี่ย 250 ห้องสามารถประหยัดต้นทุนสุทธิได้ $68,250 โดยใช้กระบวนการและเทคโนโลยีใบแจ้งหนี้อัตโนมัติที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน