หากคุณกำลังทำธุรกิจ คุณกำลังจัดการใบแจ้งหนี้ การจัดการใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อการรักษาบัญชีแยกประเภททางการเงิน การรักษาเงินที่เข้ามาในธุรกิจของคุณ และการเตรียมพร้อมสำหรับฤดูกาลภาษี
เมื่อมีลูกค้าเพียงไม่กี่ราย การจัดการใบแจ้งหนี้จึงค่อนข้างง่าย แต่เมื่อคุณเริ่มขยายธุรกิจของคุณ การจัดการใบแจ้งหนี้จะกลายเป็นเรื่องยุ่งยากอย่างรวดเร็ว หากไม่มีกลยุทธ์ที่เหมาะสม ใบแจ้งหนี้อาจสูญหาย ถูกยื่นอย่างไม่ถูกต้อง หรือชำระช้าเกินไป ...
แม้ว่าคุณจะทำทุกอย่างด้วยมืออย่างพิถีพิถัน แต่เวลาตอบสนองจะยาวขึ้นจนกว่าจะไม่เป็นที่พอใจสำหรับคู่ค้าทางธุรกิจของคุณ ซึ่งอาจส่งผลต่อชื่อเสียงโดยรวมของธุรกิจของคุณ ระบบถนนเบิร์ช รู้เกี่ยวกับอันตรายของการจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองและสามารถแก้ไขปัญหาได้ คำตอบ: ระบบอัตโนมัติ
การประมวลผลใบแจ้งหนี้อัตโนมัติคืออะไร?
ข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินและการเก็บเงิน ช่วยให้ธุรกิจสามารถควบคุมได้มากขึ้น และเนื่องจากข้อมูลในระบบอัตโนมัติถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์ จึงป้องกันการสูญเสียไฟล์สำคัญจากภัยธรรมชาติ เช่น น้ำท่วมหรือไฟไหม้ (หรือแม้แต่ความผิดพลาดของมนุษย์)
การจัดการใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติจะช่วยให้คุณปรับปรุงเวลาตอบสนอง หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด จัดระเบียบระบบการยื่นของคุณ และปรับปรุงความสัมพันธ์กับคู่ค้าทางธุรกิจ จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและกำลังคน
อันดับแรก เราจะพูดถึงกระบวนการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ที่ต้องจ่ายให้คุณ
1. คุณสร้างใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?
เมื่อคุณสร้างใบแจ้งหนี้ คุณทำด้วยมือทุกครั้ง หรือมีแม่แบบหรือไม่? หากคุณยังไม่ได้ใช้เทมเพลต ให้พิจารณาเปลี่ยนเนื่องจากเทมเพลตนั้นรวดเร็ว แม่นยำยิ่งขึ้น และให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดข้อมูลสำคัญใดๆ
มีซอฟต์แวร์มากมายที่สามารถช่วยคุณเลือกเทมเพลตหรือสร้างเทมเพลตของคุณเองได้ ข้อมูลที่คุณจะต้องกรอกเทมเพลตเหล่านี้ประกอบด้วย:
- เลขใบสั่งของ
- ตารางข้อมูลลูกค้า (ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ ฯลฯ...)
- ใบเสร็จรับเงินแยกรายการรวมทั้งปริมาณ
- ข้อสังเกตใด ๆ
อย่าลืมระบุเงื่อนไขการอนุมัติเมื่อสร้างใบแจ้งหนี้โดยรวมข้อกำหนดและเงื่อนไข นอกจากนี้ เค้าโครงคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการดำเนินการเพิ่มเติมที่อาจจำเป็นต้องดำเนินการ
2. คุณส่งใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างไร?
ระบบส่งใบแจ้งหนี้ไม่ได้ถูกสร้างขึ้นมาเท่ากันทั้งหมด หากคุณกำลังส่งใบแจ้งหนี้ฉบับพิมพ์ทางไปรษณีย์ ยังมีพื้นที่ให้ต้องปรับปรุงอีกมาก นี่เป็นวิธีที่ช้าที่สุดที่จะทำ นอกจากนี้ยังเปิดโอกาสให้คุณเสี่ยงต่อการสูญหายในระบบไปรษณีย์
วิธีที่เร็วกว่าคือทางอีเมล วิธีนี้จะมีร่องรอยทางอิเล็กทรอนิกส์ของใบแจ้งหนี้ที่สามารถบันทึกในระบบการยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย ใบแจ้งหนี้จะมาถึงกล่องจดหมายของผู้รับทันที ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้แปลงใบแจ้งหนี้เป็น PDF เพื่อเพิ่มความปลอดภัย
วิธีที่ดียิ่งขึ้นในการส่งใบแจ้งหนี้คือการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้สามารถช่วยคุณออกแบบใบแจ้งหนี้ สร้างแบรนด์ และส่งถึงที่ในไม่กี่นาที เมื่อลูกค้าเห็นใบแจ้งหนี้ที่ส่งผ่านซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ พวกเขาจะเห็นลิงก์ไปยังที่ที่พวกเขาสามารถชำระเงินพร้อมกันได้ วิธีนี้สะดวกและรวดเร็วกว่าสำหรับผู้รับใบแจ้งหนี้ และอาจส่งผลให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น
ตอนนี้สำหรับการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับ
3. กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ของคุณเป็นอย่างไร?
กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ (AP) ไม่ใช่แค่การจ่ายใบแจ้งหนี้ มีหลายสิ่งที่เข้าสู่กระบวนการ AP อย่างละเอียดและปลอดภัย เนื่องจากเป็นสถานที่ที่เสี่ยงต่อการสูญเสียเงินเป็นจำนวนมาก
ตัวอย่างเช่น, Google และ Facebook สูญเสีย $23 ล้านและ $100 ล้านตามลำดับให้กับนักต้มตุ๋นทางไซเบอร์ที่สร้างบริษัทปลอมซึ่งเขาส่งใบแจ้งหนี้หลอกลวงไปยังบริษัทต่างๆ แม้ว่าในที่สุดมันก็กู้คืนมาได้ (ซึ่งหาได้ยากในคดีฉ้อโกงใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่) แต่บริษัทต่างๆ ก็สูญเสียเงินจำนวนมากโดยการจ่ายใบแจ้งหนี้ของ "บริษัท" โดยไม่ต้องตรวจสอบความถูกต้องตามกฎหมายอย่างละเอียดถี่ถ้วน
เพื่อติดตามการเงินของคุณและหลีกเลี่ยงการหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้น ให้ทำตามขั้นตอน AP อย่างละเอียด
ขั้นแรก จับคู่ใบแจ้งหนี้กับใบสั่งซื้อ (PO) จะมีการออก PO ให้กับผู้ซื้อหลังจากทำข้อตกลง โดยระบุสิ่งที่ได้รับคำสั่ง เท่าใด โดยใคร จากใคร และวันที่ส่งมอบ นอกจากนี้ยังมีหมายเลข PO ที่ไม่ซ้ำกันโดยที่ยังไม่สมบูรณ์ คุณจะต้องแก้ไขความผิดปกติใดๆ เช่น หมายเลข PO ที่ขาดหายไปหรือหมายเลข PO ที่ไม่ตรงกันก่อนที่จะดำเนินการในขั้นตอนต่อไป
หลังจากพบ PO และจับคู่กับใบแจ้งหนี้แล้ว ให้ส่งไปยังผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่อาวุโสเพื่อขออนุมัติ หวังว่าพวกเขาจะมีความคิดที่ดีว่าใครที่บริษัททำธุรกิจด้วยเป็นประจำ และสามารถตั้งค่าสถานะสิ่งน่าสงสัยที่อาจผ่านไปได้ ถัดไป อัปเดตระบบ ERP (การวางแผนทรัพยากรองค์กร) เพื่อแสดงการรับและการชำระเงินที่ใกล้จะเกิดขึ้นของใบแจ้งหนี้
สุดท้าย และหลังจากเสร็จสิ้นขั้นตอนก่อนหน้าแล้วเท่านั้น ให้ออกการชำระเงิน
4. คุณจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ของคุณอย่างไร?
คุณได้เสร็จสิ้นกระบวนการ AP จนถึงขั้นตอนสุดท้าย ตอนนี้ได้เวลาออกการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์ของคุณแล้ว คุณจะทำอย่างไรเกี่ยวกับเรื่องนี้? คุณยังคงเขียนเช็คอยู่หรือไม่?
หากคุณเป็นอยู่ คุณอาจไม่รู้เวลา เงิน และความปลอดภัยจากรูปแบบการชำระเงินนี้ที่ทำให้คุณเสียค่าใช้จ่าย เช็คแม้ว่าจะพิมพ์แทนการเขียนด้วยลายมือก็ตาม แต่ก็ใช้เวลานานกว่าการชำระเงินประเภทอื่น ไม่ใช่แค่การเขียนและการบรรจุซองจดหมายเท่านั้น แต่การเดินทางไปไปรษณีย์เพื่อส่งพวกเขาและการเดินทางไปธนาคารเพื่อรับมันทำให้เสียเวลา
ยิ่งไปกว่านั้น เช็คมีราคาแพงกว่าวิธีการชำระเงินแบบอื่น ในขณะที่เช็คมีค่าใช้จ่ายประมาณ $1.22 ต่อป๊อป การชำระเงิน ACH โดยเฉลี่ย (สำนักหักบัญชีอัตโนมัติ) มีค่าใช้จ่ายเพียง $0.29 เท่านั้น หากคุณกำลังชำระเงินในปริมาณมาก ช่องว่างด้านต้นทุนนี้อาจทำให้การเงินของคุณลดลงเมื่อเวลาผ่านไป
BirchStreet Pay เป็นซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ตัวหนึ่งที่สามารถช่วยคุณหลีกเลี่ยงเงิน เวลาพิเศษ และความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเขียนเช็ค มันไม่เพียงแต่ทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณได้รับรางวัลเงินสดสำหรับบางสิ่งที่ง่ายพอๆ กับการจ่ายเงินให้กับซัพพลายเออร์ของคุณ
มันทำงานโดยการเปลี่ยนการ์ดเสมือนสำหรับเช็ค และเมื่อการ์ดเหล่านี้ถูกใช้ คุณก็สามารถรับรางวัลเงินคืนได้ BirchStreet Pay สามารถช่วยให้คุณชำระเงินได้อย่างปลอดภัยและคุ้มค่าอย่างรวดเร็ว
5. คุณยื่นใบแจ้งหนี้อย่างไร?
ระบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ เริ่มต้นด้วยการรู้ความแตกต่างระหว่างใบแจ้งหนี้ประเภทต่างๆ ซึ่งรวมถึงใบแจ้งหนี้ข้อเสนอ ใบแจ้งหนี้ระหว่างกาล ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ ใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ และใบแจ้งหนี้สุดท้าย
อาจพิจารณาการเข้ารหัสสีเหล่านี้ตามประเภทที่เกี่ยวข้อง วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือการหยิบแถบเหนียวสีบางอันที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานในพื้นที่ และทำเครื่องหมายในใบแจ้งหนี้เมื่อมีการผลิตและรับ
หากคุณกำลังเก็บไฟล์ที่มีอยู่จริง ให้อุทิศตู้เก็บเอกสาร ลิ้นชัก หรือตะกร้าเพื่อจุดประสงค์นี้ อย่างไรก็ตาม ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การทำเช่นนี้อาจทำให้คุณเสี่ยงต่ออุทกภัย ไฟไหม้ หรือความผิดพลาดของมนุษย์ วิธีที่ดีที่สุดในการยื่นใบแจ้งหนี้คือการย้ายไปยังระบบคลาวด์โดยใช้การยื่นใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ
ในอดีต บริษัทต่างๆ มักจะต้องจ้างผู้ทำบัญชีเต็มเวลาเพื่อสร้าง จัดประเภท ชำระเงิน และยื่นใบแจ้งหนี้ นี่เป็นกำลังคนจำนวนมากสำหรับงานที่ค่อนข้างซ้ำซากจำเจ ทุกวันนี้ มีซอฟต์แวร์ที่สามารถทำสิ่งเดียวกับผู้ทำบัญชีแบบเสียเงินได้ ซอฟต์แวร์นี้สามารถทำทุกอย่างได้ตั้งแต่การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการยื่นใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้อง ไปจนถึงการชำระเงินตรงเวลา
ซอฟต์แวร์ใบแจ้งหนี้สามารถจัดเก็บเอกสารของคุณในรูปแบบที่เป็นระเบียบ ใช้งานง่าย และละเอียดถี่ถ้วน เพื่อให้แม้แต่การตรวจสอบก็ไม่ทำให้คุณเครียด ทุกอย่างจะถูกจัดเก็บ จัดระเบียบ และเรียกค้นจากคลาวด์ได้อย่างปลอดภัย
6. คุณกำลังแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลหรือไม่
ในการใช้ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องแปลงใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัลเพื่อให้สามารถจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ได้ หากคุณมีใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษเต็มตู้ คุณจะต้องดำเนินการสแกนและอัปโหลดไปยังระบบคลาวด์ในขั้นเริ่มต้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นจัดการเฉพาะในใบแจ้งหนี้ดิจิทัล ซึ่งจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากในที่สุด
ครั้งหนึ่งหรือก่อนหน้านั้น คุณมีเอกสารจริงทั้งหมดที่อัปโหลดไปยังระบบคลาวด์ คุณสามารถเริ่มย้ายใบแจ้งหนี้ปัจจุบันจากเอกสารจริงเป็นดิจิทัลได้ ใช้อีเมลหรือซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้เช่น BirchStreet Pay เพื่อออกใบแจ้งหนี้และชำระเงินที่ออกให้คุณ ไม่ต้องสแกนอีกต่อไป ไม่ต้องตัดกระดาษอีกต่อไป เพียงจัดการใบแจ้งหนี้ที่ไม่ยุ่งยากผ่านเทคโนโลยีคลาวด์
การย้ายธุรกิจของคุณไปยังซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์มีประโยชน์มากมายมหาศาล
ทุกอย่างถูกเก็บไว้ในคลาวด์ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่ต้องกังวลว่าจะสูญเสียสำเนาจริงหรือทำสำเนาดิจิทัลหายในกรณีที่คอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือธัมบ์ไดรฟ์หาย ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้คุณปรับแต่งเอกสารเพื่อเพิ่มเอกลักษณ์แบรนด์ของคุณ
ยิ่งไปกว่านั้น ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ยังช่วยให้คุณจัดการได้หลายภาษาและหลายสกุลเงิน ดังนั้นการทำธุรกิจระหว่างประเทศจึงเป็นเรื่องง่าย ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ยังมีบริการที่เร็วขึ้น ประหยัดค่าหมึกและกระดาษ และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลา
หากคุณยังคงดำเนินการจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง ให้พิจารณาว่านี่เป็นการเริ่มต้นใช้งานออนไลน์เพื่อประสบการณ์การออกใบแจ้งหนี้ที่ง่าย ปลอดภัย และแม่นยำยิ่งขึ้น