ในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา เราได้เห็นความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีระบบอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างสำหรับการบริการต้อนรับ ขั้นตอนต่างๆ เช่น การจัดหา การประมูล การประมูล และการสั่งซื้อสินค้าได้ถูกนำมาใช้ในระบบอัตโนมัติทั้งหมด และในขณะที่ความก้าวหน้าเหล่านี้ได้สร้างความสม่ำเสมอ ประสิทธิภาพ และความสะดวกสบายในระดับที่ไม่มีใครเทียบได้ แต่ก็มีสิ่งหนึ่งที่มักถูกละเว้นจากระบบอัตโนมัตินี้ นั่นคือ การชำระเงิน
หลายปีที่ผ่านมา องค์กรต่างๆ พึ่งพากระบวนการชำระเงินแบบดั้งเดิม เช่น เช็คกระดาษและการติดตามการซื้อด้วยตนเอง การจับคู่ใบแจ้งหนี้ และการจัดการสินค้าคงคลัง ในขณะที่หลายคนโต้แย้งว่าวิธีการชำระเงินแบบดั้งเดิมเหล่านี้สะดวกกว่าเนื่องจากอายุการใช้งานที่ยาวนาน แต่ระบบการชำระเงินด้วยตนเองกลับมีราคาแพงขึ้น มีความปลอดภัยน้อยลง และเสี่ยงต่อการถูกโจมตีจากโจรทางไซเบอร์มากขึ้น
ในขณะที่เราเข้าสู่ยุคใหม่ของระบบอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องไม่เพียงแค่รับทราบการใช้เทคโนโลยีนี้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ เท่านั้น แต่ยังสำคัญในการชำระเงินด้วย ดังที่เป็นที่เลื่องลือในขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด ขั้นตอนการชำระเงินที่ผิดพลาดเพียงขั้นตอนเดียวอาจส่งผลให้ระบบการจัดซื้อจัดจ้างเสียหายทั้งหมด
การชำระเงินอัตโนมัติช่วยลดปัญหาเรื่องระบบภายในสำนักงาน
กระบวนการเปลี่ยนจากระบบแมนนวลเป็นระบบอัตโนมัติถือเป็นความท้าทายอย่างไม่ต้องสงสัยสำหรับหลาย ๆ คนในอุตสาหกรรมการบริการ มีเรื่องสำคัญมากมายที่ต้องพิจารณา เช่น การจัดการการจัดซื้อ การเลือกและการจัดซื้อผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสม และการจัดการใบแจ้งหนี้ เนื่องจากบริษัทต่าง ๆ ได้ทำงานเพื่อสร้างและใช้งานระบบอัตโนมัติที่มีความเชี่ยวชาญสูงสำหรับพื้นที่เหล่านี้ หลาย ๆ แห่งจึงมองข้ามขั้นตอนสำคัญขั้นสุดท้ายของการชำระเงิน
คริส เฮอร์รินผู้จัดการทั่วไปด้านการชำระเงินที่ BirchStreet Systems อธิบายปรากฏการณ์นี้เกี่ยวกับ e-pay โดยกำหนดให้เป็น "ไมล์สุดท้าย" ในบทสัมภาษณ์ล่าสุด. “คุณเพิ่งสร้างระบบอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดนี้ และในตอนท้ายสุด ถอยกลับไปใช้กระบวนการชำระเงินแบบเดิม…นั่นคือไมล์สุดท้าย…เมื่อไมล์สุดท้ายพังลง มันทำให้ปวดหัวมากสำหรับอสังหาริมทรัพย์และ back-office ”
แต่เฮอร์รินกล่าวต่อไปว่าสิ่งนี้ทำให้บริษัทต่าง ๆ มีโอกาสที่จะผลักดันระบบอัตโนมัติไปอีกขั้น “การชำระเงินเป็นขั้นตอนสุดท้ายในกระบวนการนี้ คุณได้ทำงานที่ยอดเยี่ยมทั้งหมดนี้ในระบบอัตโนมัติ และคุณมาถึงขั้นตอนสุดท้ายที่คุณต้องจ่ายเงินให้ผู้ขายและซัพพลายเออร์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาได้รับเงิน และให้แน่ใจว่าพวกเขาจะนำไปใช้กับบัญชีของคุณ”
ด้วยระบบ e-payment อัตโนมัติแบ็คออฟฟิศของคุณจะได้รับประโยชน์จากรอบการประมวลผลใบแจ้งหนี้ที่รวดเร็วและราบรื่นยิ่งขึ้น คุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับซัพพลายเออร์หรือผู้ขายที่ได้รับการชำระเงินตรงเวลาอีกต่อไป ระบบนี้ช่วยให้คุณทราบได้อย่างชัดเจนว่าการชำระเงินได้รับการประมวลผลเมื่อใด ช่วยให้คุณตรวจสอบขั้นตอนการทำธุรกรรมทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้กระแสเงินสดไหลเวียนและช่วยให้คุณวางแผนล่วงหน้าได้
ป้องกันการฉ้อโกงได้มากขึ้นและเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง
ข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งสำหรับระบบการเรียกเก็บเงินด้วยตนเองคือความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นของการฉ้อโกงและข้อผิดพลาด
การฉ้อฉลทางการเงินกำลังลุกลามมากขึ้นในอุตสาหกรรมการบริการ จำนวนการโจมตีที่หลอกล่อเหยื่อที่ไม่สงสัยให้ส่งข้อมูลบัญชีธนาคาร หมายเลขประกันสังคม และข้อมูลบัตรเครดิตมีมากขึ้นเป็นทวีคูณ ดังนั้น จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีระบบการชำระเงินที่ปลอดภัยสำหรับองค์กรของคุณ ลูกค้าของคุณ และซัพพลายเออร์ของคุณ
ด้วยระบบอัตโนมัติ เช่น ซอฟต์แวร์ e-pay คุณจะได้รับความปลอดภัยในการชำระเงินในระดับที่สูงขึ้น ซึ่งจะเข้ารหัสข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อน ทำให้เป็นตัวเลือกการชำระเงินที่ปลอดภัย นอกจากนี้ ระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ส่วนใหญ่จะแจ้งเตือนคุณเกี่ยวกับกิจกรรมที่น่าสงสัย เช่น การหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งทำให้คุณสามารถป้องกันการชำระเงินของคุณจากการโจมตีเมื่อสัญญาณของความเสี่ยงเกิดขึ้นเร็วที่สุด
ในทำนองเดียวกัน กระบวนการชำระเงินด้วยตนเองทำให้เกิดช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาดของมนุษย์ ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายหลายพันดอลลาร์ของบริษัท—และหลายชั่วโมง—ในการเยียวยา
ระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ช่วยลดความเสี่ยงนี้โดยขจัดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ชำระใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์จำนวนมากด้วยมือ หรือโอนเอกสารทางกายภาพที่เกี่ยวข้องกับรายละเอียดการชำระเงิน แต่คุณสามารถแปลงกระบวนการชำระเงินทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่เพียงแต่เพิ่มเวลาอันมีค่าของพนักงานเท่านั้น แต่ยังลดโอกาสเกิดความผิดพลาดจากมนุษย์ซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงอีกด้วย
การชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ราบรื่นสร้างความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น
ในขั้นตอนสุดท้ายในการจัดซื้อ กระบวนการชำระเงินของคุณมีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด ทุกอย่างในกระบวนการจัดซื้อจะขึ้นอยู่กับวิธีการชำระเงินของคุณว่าดำเนินการได้ดีเพียงใด เช่นเดียวกับที่ Herrin ชี้ให้เห็นก่อนหน้านี้ ความผิดพลาดเพียงขั้นตอนเดียวในกระบวนการขั้นสุดท้ายนี้อาจส่งผลให้ระบบการจัดซื้อทั้งหมดพังทลายอย่างใหญ่หลวง
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่เป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ภายในบริษัทของคุณเท่านั้น แต่ยังมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการรักษาความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นกับซัพพลายเออร์อีกด้วย
ระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ดีควรช่วยให้ซัพพลายเออร์และผู้ขายของคุณสามารถพักผ่อนได้อย่างสบายใจโดยรู้ว่าพวกเขาได้รับการชำระเงินตรงเวลาและในลักษณะที่ถูกต้อง แต่ถ้าระบบการชำระเงินด้วยตนเองของคุณมีแนวโน้มที่จะถูกตรวจสอบฉ้อฉล การชำระเงินล่าช้าหรือไม่ถูกต้อง หรือการหยุดชะงักอื่นๆ ซัพพลายเออร์จะไม่รู้สึกว่าพวกเขาสามารถไว้วางใจคุณในฐานะพันธมิตรทางธุรกิจที่เชื่อถือได้ และอาจมีแนวโน้มที่จะมองหาบริการของคุณจากที่อื่น
ด้วย e-pay คุณสามารถให้ซัพพลายเออร์ของคุณมองเห็นการชำระเงินและรายละเอียดการทำธุรกรรมได้อย่างเต็มที่ ทำให้พวกเขามั่นใจมากขึ้น พวกเขาได้รับเงินทั้งอย่างสม่ำเสมอและตรงเวลา เมื่อซัพพลายเออร์รู้สึกว่าพวกเขาสามารถไว้วางใจคุณได้ ความสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์กำลังเป็นรูปเป็นร่าง และสายสัมพันธ์ที่น่าเกรงขามเช่นนี้สามารถสร้างความแตกต่างได้ทั้งหมดเมื่อเกิดการหยุดชะงักหรือวิกฤตการณ์ที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น
สำรวจระบบการชำระเงินอัตโนมัติของ BirchStreet
ที่ BirchStreet Systems เรามีความกระตือรือร้นในการพัฒนากระบวนการจัดซื้อ เช่น การชำระเงินสำหรับอนาคตของระบบอัตโนมัติ
โดยดำเนินการตามBirchStreet Payโซลูชัน e-Payment ช่วยให้คุณลดความซับซ้อนและเร่งขั้นตอนการทำธุรกรรมตั้งแต่ต้นจนจบ ลดส่วนต่างสำหรับข้อผิดพลาดและปัญหาปวดหัวหลังสำนักงาน ด้วยตัวเลือกการชำระเงินที่ปลอดภัยหลายตัวเลือก เช่น ACH เช็ค และ vCard บริษัทของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากพลังของเทคโนโลยีสมาร์ทเพย์เพื่อทำให้การจัดซื้อจัดจ้างในแผนกและสถานที่ต่างๆ ง่ายขึ้น
นอกจากนี้ โซลูชันนี้ยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายและกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนด ซึ่งช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่ารายละเอียดธุรกรรมทั้งหมดถูกต้องและซัพพลายเออร์จะได้รับการชำระเงินอย่างรวดเร็วและปลอดภัย