โดยมีสถิติแสดงว่าเท่านั้น 29.1% ของใบแจ้งหนี้ จะได้รับเงินตรงเวลาในสหรัฐอเมริกาหลังเกิดโรคระบาด โลกของใบแจ้งหนี้ที่มีแต่จะยุ่งเหยิง
อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าจะยุ่งเหยิงแค่ไหน ใบแจ้งหนี้ก็เป็นส่วนพื้นฐานของกระบวนการจัดซื้อเพื่อชำระเงิน (P2P) ผู้บริหารก่อน และพนักงานที่เกี่ยวข้องที่ติดตามทันที จำเป็นต้องรู้วิธีระบุและแก้ไขปัญหาการจัดการใบแจ้งหนี้สำหรับกระบวนการ P2P ที่มีความคล่องตัว
ทำไมต้องจัดการใบแจ้งหนี้?
ในฐานะผู้บริหารการต้อนรับของ C-Suite คุณมีอะไรมากมายในจานของคุณ คุณมีทั้งบริษัทที่จะดำเนินการ สัญญาที่จะเจรจา จัดหาอุปกรณ์ แบรนด์ที่ต้องจัดการ วัฒนธรรมในที่ทำงานเพื่อส่งเสริม ลูกค้าต้องว้าว และเรตติ้งเพื่อเพิ่มหรือรักษาให้สูง เหตุใดจึงต้องวุ่นวายอย่างกะทันหันเกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้ ซึ่งเป็นสิ่งที่มีมาอย่างยาวนานและมีกระบวนการอยู่แล้ว
อันดับแรก การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังเติบโตอย่างรวดเร็วด้วย การเติบโตที่คาดการณ์ไว้ที่ 80% ภายในปี 2027 หากคุณยังไม่ได้ใช้วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ในกระบวนการจัดการใบแจ้งหนี้ จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงและจำเป็นต้องเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์เร็วกว่า ถูกกว่า และเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่า เราจะพูดถึงรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการและเหตุผลที่ควรดำเนินการในบทความต่อไป
ประการที่สอง อสุรกายอยู่ทั่วไปทุกหนทุกแห่ง: ภาษี การจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณอย่างเป็นระบบและทั่วถึงไม่เพียงทำให้การจ่ายภาษีง่ายขึ้น แต่ยังช่วยป้องกันไม่ให้คุณถูกตรวจสอบอีกด้วย และหากคุณเคยถูกตรวจสอบ ระบบที่รอบคอบจะทำให้กระบวนการนี้เจ็บปวดน้อยลงเมื่อคุณค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างง่ายดาย
ประการที่สาม หลีกเลี่ยงปัญหาที่มาพร้อมกับการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ล่าช้า ซึ่งอาจรวมถึงการหยุดให้บริการ การแข่งขันกับการเรียกเก็บเงิน (และค่าธรรมเนียมที่ใกล้เข้ามา) การเพิ่มคะแนนเครดิตของคุณ หรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมายกับคุณ แม้ว่าการชำระเงินล่าช้าจะดูเหมือนเป็นบรรทัดฐานในโลกที่มีการระบาดใหญ่ แต่ผลที่ตามมาก็ยังไม่หายไป
ฉบับที่ 1: The Dread
ใบแจ้งหนี้เป็นการแสดงยอดขายระหว่างสองฝ่าย พวกเขาลงรายการสินค้าหรือบริการโดยผู้ขายและราคาที่เรียกเก็บจากผู้ซื้อ ช่วยในเรื่องการจัดวาง การประมวลผล การส่งมอบ และการชำระเงินขั้นสุดท้ายในธุรกรรมทางธุรกิจ แต่นอกเหนือจากนั้น เราไม่สามารถเพิกเฉยได้ว่าใบแจ้งหนี้ที่ได้รับจริงๆ มาจากใบเรียกเก็บเงินอะไร
หากคุณเคยค้นดูกองจดหมาย คุณจะคุ้นเคยกับกระบวนการจัดเรียงที่เกิดขึ้น: เมลขยะ ข้อมูลสำคัญหรือตัวเตือนความจำ จดหมายส่วนตัวและสิ่งที่คุณต้องการเก็บไว้ และใบเรียกเก็บเงิน บ่อยครั้งที่ใบเรียกเก็บเงินถูกตั้งค่าไว้ที่ด้านข้างเพื่อ "จัดการในภายหลัง"
คุณไม่สามารถมีความคิดแบบนี้ในบริษัทที่ประสบความสำเร็จได้ ใบแจ้งหนี้มีความสำคัญต่อสุขภาพของธุรกิจของคุณ และต้องได้รับการจัดระเบียบและจัดการโดยทันที อย่าให้ “บิลกลัว” แทรกซึมเข้าไปในที่ทำงานของคุณ
ปัญหา 2: การจัดหมวดหมู่ใบแจ้งหนี้ไม่ดี
น่าเสียดายหรือโชคดีที่มีใบแจ้งหนี้หลายประเภทขึ้นอยู่กับว่าคุณดูอย่างไร บางคนต้องการการชำระเงินทันทีและบางคนไม่ต้องการ แต่ทั้งหมดเรียกร้องความสนใจอย่างระมัดระวัง ต่อไปนี้คือประเภทพื้นฐานของใบแจ้งหนี้ที่คุณอาจพบว่าตัวเองได้รับ:
- ใบแจ้งหนี้ข้อเสนอ สิ่งนี้จะให้คำแนะนำแก่คุณว่าโครงการหรือผลิตภัณฑ์จะต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าใดในท้ายที่สุด
- ใบแจ้งหนี้ชั่วคราว สิ่งเหล่านี้มักจะถูกส่งในระหว่างโครงการที่ยาวนานเพื่อเป็นการเตือนค่าใช้จ่ายในปัจจุบัน
- ใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ มักใช้สำหรับลูกค้าประจำหรือลูกค้าประจำ
- ใบแจ้งหนี้ที่เลยกำหนดชำระ นี่คือความหมายของชื่อ แม้ว่าอาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นจากการไม่ชำระเงินตรงเวลา
- ใบแจ้งหนี้สุดท้าย ซึ่งจะถูกส่งไปเมื่อสิ้นสุดโครงการ บางทีอาจจะเป็นหลังใบแจ้งหนี้ข้อเสนอและใบแจ้งหนี้ระหว่างกาลกี่ใบก็ตาม
ระบบการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณควรมีวิธีจัดหมวดหมู่เหล่านี้แยกจากกัน ขณะอ่าน คุณจะสังเกตเห็นว่าบางส่วนต้องชำระเงินทันทีและบางส่วนไม่ทำ ใบแจ้งหนี้ที่คุณได้รับควร อย่างน้อย จำแนกตามเมตริกนี้
มีหลายวิธีในการจัดระเบียบเหล่านี้ คุณสามารถมีไฟล์สำหรับใบแจ้งหนี้แต่ละประเภทและส่วนย่อยภายในโปรเจ็กต์ที่แยกจากกัน แม้ว่าการยื่นตามโปรเจ็กต์จะง่ายกว่าและเก็บใบแจ้งหนี้ตามลำดับที่คุณได้รับ โดยที่ต้องมีการตั้งค่าสถานะการชำระเงินทันทีและได้รับการดูแลอย่างทันท่วงที
นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์ในการเก็บใบแจ้งหนี้ของข้อเสนอไว้ใกล้มือเมื่อคุณได้รับใบแจ้งหนี้ระหว่างกาลและขั้นสุดท้าย เพื่อให้คุณสามารถติดตามว่าต้นทุนจริงสะท้อนถึงค่าใช้จ่ายที่คาดการณ์และตกลงกันได้อย่างใกล้ชิดเพียงใด คุณจึงสามารถถามคำถามและแจ้งปัญหาได้ตามความเหมาะสม
หากคุณใช้กระดาษ ให้จัดตะกร้า โฟลเดอร์ หรือไฟล์เฉพาะโดยแยกหมวดหมู่ไว้อย่างชัดเจน แม้ว่าระบบกระดาษที่มีการจัดระเบียบมากที่สุดอาจเริ่มรก
เราแนะนำให้ใช้ระบบการจัดเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์ คุณสามารถสแกนและอัปโหลดเอกสารฉบับพิมพ์เมื่อได้รับ และย้ายไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ไปยังที่ต่างๆ เช่น Google docs ซึ่งเป็นระบบฟรีที่พนักงานหลายคนสามารถเข้าถึงได้เมื่อได้รับอนุญาตทางอิเล็กทรอนิกส์
เมื่อคุณสร้างตารางใน Google เอกสาร ตารางจะถูกอัปโหลดไปยัง Google ไดรฟ์โดยอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าคอมพิวเตอร์ในสำนักงานของคุณจะพังและสูญเสียไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด (หรือน้ำท่วม ไฟไหม้ หรือความสูญเสียอื่นๆ ที่ทำให้ระบบกระดาษของคุณเสียหาย ).
ปัญหาที่ 3: ระบบบัญชีแยกประเภทที่ขาดความดแจ่มใส (หรือขาดหายไป)
ตามที่นักวิชาการคนหนึ่งที่ มหาวิทยาลัยมอนทานา, “ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไปคือหัวใจของระบบบัญชี” ในฐานะที่เป็น “… บันทึกยอดดุลของแต่ละบัญชีภายในธุรกิจ” มันจึงมีความสำคัญต่อการทำงานแบบวันต่อวันและเป็นพื้นฐานสำหรับฤดูกาลภาษี เก็บรายได้ ค่าใช้จ่าย และข้อมูลทางการเงินอื่นๆ ทั้งหมดไว้ในบัญชีแยกประเภทของคุณ
เป็นความคิดที่ดีที่จะมีบัญชีแยกประเภทออนไลน์ด้วยเหตุผลดังกล่าว
ฉบับที่ 4: ไม่มีเวลานัดหมายหรือบุคคล
เพื่อให้อยู่เหนือใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณควรแต่งตั้งบุคคลที่จะรับผิดชอบสำหรับพวกเขา หากคุณไม่มีบุคคลเพียงคนเดียวที่ทุ่มเทให้กับเรื่องนี้ อย่างที่หลายๆ บริษัทไม่มี ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่รับผิดชอบอย่างชัดเจนและเมื่อใดที่พวกเขาควรจะทำงานเกี่ยวกับเอกสาร
กำหนดวันเฉพาะสำหรับการเรียกเก็บเงินและการจัดระเบียบใบแจ้งหนี้ ยึดตามกำหนดการอย่างใกล้ชิด หากหน้าที่ถูกผลักออกไปครั้งเดียวใครจะรู้ว่ามันอาจเกิดขึ้นอีกกี่ครั้งและคุณอาจพลาดกำหนดเวลาใดในระหว่างนี้ ผู้ได้รับการแต่งตั้งควรเก็บบันทึกสถานะของตั๋วเงินที่ได้รับและชำระแล้ว
ปัญหา 5: คุณยังคงเขียนเช็คอยู่
มันคือปี 2022 มาเผชิญหน้ากัน: วันที่เขียนเช็คอยู่ข้างหลังเรา แม้ว่าคุณจะอัปเกรดจากการเขียนด้วยลายมือเป็นการพิมพ์แล้ว วิวัฒนาการของการชำระเงินยังไม่สิ้นสุดสำหรับคุณ เหตุผลแรก: เช็คมีราคาแพง มีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ยประมาณสามเท่าในการชำระเงินด้วยเช็คเช่นเดียวกับการจ่ายผ่าน ACH ACH ก็เช่นกัน ปลอดภัยกว่า และ เร็วขึ้น.
เช็คมีความเสี่ยงต่อการฉ้อโกงในลักษณะที่การชำระเงิน ACH ไม่ใช่ นอกจากนี้ เวลาตอบสนองสูงสุดห้าวันทำการทำให้ธุรกิจในโลกที่เร่งรีบช้าลง หากคุณยังคงใช้เช็คอยู่ นี่เป็นสัญญาณของคุณที่จะเปลี่ยนไปใช้ตัวเลือกที่ปลอดภัยกว่า เร็วกว่า และคุ้มค่ากว่า
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการการชำระเงินคือผ่าน BirchStreet Pay, เครื่องมือที่มีจำหน่ายจาก BirchStreet. BirchStreet Pay ช่วยให้คุณเปลี่ยนการชำระเงินจากเช็คเป็นบัตรเสมือน คุณไม่เพียงประหยัดเงินโดยการทิ้งค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับเช็คเท่านั้น แต่คุณยังสามารถรับเงินคืนด้วยรางวัลของ BirchStreet Pay
เครื่องมือนี้ติดตั้งง่ายและใช้งานง่าย - อินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายช่วยให้คุณชำระเงินด้วยการกดปุ่มเพียงปุ่มเดียว นอกจากนี้ยังมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยระดับสูงและการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยมและเข้าถึงได้ง่าย ปล่อยให้วันของเช็คตาย
ปัญหา 6: คุณได้รับใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์
เพียงหลีกเลี่ยงใบแจ้งหนี้ที่ได้รับทางไปรษณีย์ทุกครั้งที่ทำได้ การรับใบแจ้งหนี้ทางอีเมลไม่เพียงช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการจัดเรียงจดหมายจริงและสแกนเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ของคุณ แต่ยังช่วยประหยัดกระดาษและพื้นที่จัดเก็บในสำนักงานอีกด้วย
เพียงแค่ขอให้ใครก็ตามที่คุณทำธุรกิจด้วยส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมล มันไม่ได้ขายยากเพราะช่วยประหยัดทรัพยากรทั้งสองด้านของธุรกรรม
ปัญหา 7: คุณไม่ได้ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยี OCR
ในขณะที่เรากำลังอยู่ในช่วงปรับปรุงให้ทันสมัย มาพูดถึงซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) กัน ซอฟต์แวร์นี้รู้จักอักขระข้อความภายในเอกสารดิจิทัล
วิธีนี้ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้สามารถเข้าสู่ระบบบัญชีได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีคนใช้เวลาทำสิ่งเดียวกันด้วยตนเอง วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาโดยเฉลี่ยประมาณห้านาทีต่อใบแจ้งหนี้ และสามารถเพิ่มชั่วโมงการทำงานได้ทั้งวัน ขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่บริษัทของคุณมักจะดำเนินการ
ในโลกที่วุ่นวายและกำลังฟื้นตัว บางสิ่งไม่สามารถตกลงมาระหว่างรอยร้าวได้ การจัดการใบแจ้งหนี้เป็นหนึ่งในนั้น เพื่อให้ธุรกิจของคุณเจริญรุ่งเรือง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณกำลังแก้ไขปัญหาทั่วไปในการจัดการใบแจ้งหนี้
- จัดระเบียบจัดระเบียบจัดระเบียบ
- กำหนด จัดสรรเวลา และใช้ซอฟต์แวร์
เมื่อคุณมองหาบริษัทของคุณในเชิงรุก คุณควรพร้อมที่จะดูแลคุณ