ธุรกิจที่ประสบความสำเร็จใดๆ จำเป็นต้องจับตาดูกระแสเงินสดและการเบิกจ่าย การจ่ายเงินเป็นเงินสด เพื่อที่จะคงอยู่ต่อไปได้ และด้วยภาวะถดถอยหลังโควิด และอัตราเงินเฟ้อที่พุ่งสูงขึ้นทุกคนพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อลดค่าใช้จ่ายและเพิ่มผลกำไรสูงสุด (หรืออย่างน้อยที่สุด ลดการสูญเสีย)
ธุรกิจคือ เปลี่ยนวิธีการทำงานตั้งแต่การเปิดรับเทคโนโลยีใหม่ๆ ไปจนถึงการปรับโครงสร้างโมเดลธุรกิจที่มีอยู่ใหม่ทั้งหมด ทุนต้องได้รับการคุ้มครอง ต้องปิดช่องว่าง กระบวนการต้องรัดกุม
ไม่ว่าพวกเขาจะยอมรับหรือไม่ก็ตาม ธุรกิจจำนวนมากกำลังถูกบังคับให้นับเงินและเหรียญเล็กน้อยอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน บางทีคุณอาจสังเกตเห็นว่าเครื่องชงกาแฟไม่ได้ถูกเปลี่ยนหรือเงินชดเชยค่ารักษาพยาบาลลดลง บางทีคุณอาจเป็นคนเดียวที่บังคับให้ตัดสินใจประหยัดเงินสำหรับบริษัท ด้วยความกังวลเกี่ยวกับเงิน มีด้านหนึ่งที่สามารถมุ่งเน้นและปรับปรุงเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณเจริญเติบโตในสภาพแวดล้อมที่ไม่เป็นมิตร: กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้
บัญชีเจ้าหนี้: กระบวนการ
บัญชีที่สามารถจ่ายได้ (AP) คือเงินที่ธุรกิจเป็นหนี้ผู้ขาย ซัพพลายเออร์ และเจ้าหนี้ เหล่านี้เป็นหนี้ระยะสั้นที่มักจะได้รับการแก้ไขในรอบการชำระเงินเดียว AP ยังสามารถอ้างถึงแผนกหรือพนักงานที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาหนี้ระยะสั้นเหล่านี้
กระบวนการบัญชีเจ้าหนี้มีหลายขั้นตอน ซึ่งแต่ละขั้นตอนมีความสำคัญต่อวงจรชีวิตของธุรกิจ ขั้นแรกมีการขอสินค้า สมมติว่าคุณทำงานให้กับเครือโรงแรม ขั้นตอนแรกของกระบวนการอาจเป็นฝ่ายดูแลทำความสะอาดขอผ้าเช็ดตัวชุดใหม่เพื่อเปลี่ยนสิ่งของที่ชำรุดหรือชำรุด
เมื่อได้รับการอนุมัติ ขั้นตอนต่อไปคือการจัดซื้อ แผนกจัดซื้อจะขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ผ้าปูที่นอนหลายรายและกำหนดคุณภาพดีที่สุดในราคาที่ดีที่สุด หลังจากเลือกซัพพลายเออร์แล้ว ใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกร่างขึ้น
ต่อไป เพื่อเป็นการดำเนินการต่อตัวอย่างของเรา โรงแรมจะได้รับผ้าเช็ดตัวและใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ สินค้าที่ได้รับจะถูกบันทึกด้วยการสร้างรายงานการรับ
หลังจากนั้นบัญชีเจ้าหนี้จะถูกบันทึกเป็น “หนี้สิน” นี้ชอล์คถึงเงินที่บริษัทของคุณยังคงเป็นหนี้อยู่ พนักงานที่บันทึกบัญชีเจ้าหนี้จะใช้ใบสั่งซื้อและรับรายงานในการทำเช่นนั้น
สุดท้าย บริษัทของคุณจะชำระเงินให้กับผู้ให้บริการผ้าปูที่นอนและชำระบัญชีเจ้าหนี้ การชำระเงินสามารถทำได้หลายวิธี แต่วิธีที่ดีที่สุดคือชำระเงินทันทีและทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านเครื่องมือที่เชื่อถือได้เช่น BirchStreet Pay ซึ่งจะช่วยให้คุณประหยัดเงินและเวลาที่มีคุณค่าในการให้เงินคืน BirchStreet Pay เป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการชำระเงิน
บัญชีเจ้าหนี้: ปัญหา
เมื่อคุณทราบแล้วว่าคุณกำลังรับมือกับอะไร วิธีการที่กระบวนการ AP อาจเกี่ยวข้องกับปัญหาด้านการเงินของบริษัทนั้นค่อนข้างชัดเจน การเก็บบันทึกที่ไม่ดีอาจทำให้ผู้ขายพลาดหรือจ่ายเงินล่าช้า สิ่งนี้อาจทำให้สถานะของคุณกับผู้ขายเสียหายและอาจนำไปสู่ปัญหาในการรับสินค้าที่จำเป็นเพื่อให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไป
การใช้เช็คกระดาษเพื่อจ่ายให้กับผู้ขายของคุณอาจนำไปสู่ความล่าช้า ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และเปิดบริษัทของคุณให้ถูกฉ้อโกงได้อย่างง่ายดาย
ปัญหาเหล่านี้มีวิธีแก้ไขที่ค่อนข้างง่าย: ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามบัญชีเจ้าหนี้ของคุณและใช้การชำระเงิน ACH หรือ การ์ดเสมือน เพื่อจ่ายเงินให้กับผู้ขาย แต่ปัญหาที่เราจะแก้ไขในวันนี้คือบางสิ่งที่ต้องดำเนินการอีกสองสามขั้นตอน: หลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อน
เจ็บซ้ำ: ต้องการเราพูดสองครั้ง?
ในการลดต้นทุนและการประหยัดค่าเล็กน้อยซึ่งเป็นเรื่องปกติมากขึ้นในตลาดที่ยากลำบากในปัจจุบัน การทำสำเนาซ้ำนั้นเจ็บปวดเป็นสองเท่า ในที่นี้ เราหมายถึงการชำระเงินซ้ำกับผู้ขายในกระบวนการ AP
การไม่เปลี่ยนเครื่องชงกาแฟ $65 ที่เสียจะมีประโยชน์อะไรเมื่อคุณจ่ายเงินให้บริษัทหลายร้อยหรือหลายพันดอลลาร์สำหรับสินค้าหรือบริการของพวกเขา สองครั้ง? สิ่งที่คุณได้รับคือความเหนื่อยล้า พนักงานที่คลั่งไคล้และเงินสุทธิเป็นศูนย์
นี่อาจฟังดูงี่เง่าสำหรับคุณ ทำไมบริษัทของฉันถึงต้องจ่ายเงินให้ผู้ขายสองครั้ง? เราจะจับมันได้อย่างแน่นอนก่อนที่มันจะเกิดขึ้น มันเกิดขึ้น และบ่อยครั้ง สำหรับบริษัทที่มีผลการปฏิบัติงานสูงสุด การทำซ้ำ (หรือรูปแบบการชำระเงินที่ผิดพลาดอื่นๆ) 0.8% ของการเบิกจ่าย. นั่นอาจดูเหมือนเป็นเปอร์เซ็นต์เล็กน้อย แต่เมื่อคุณกำลังพูดถึงการเบิกจ่ายหลายแสนดอลลาร์ $65 ที่สูญเสียไปสำหรับเครื่องชงกาแฟใหม่นั้นไม่ได้ลดลงแม้แต่น้อยในถัง
ทุกบริษัทต้องการแผนเกมเพื่อขจัดการชำระเงินซ้ำซ้อน เราจะพูดถึง 6 ขั้นตอนในการหลีกเลี่ยงการชำระเงินซ้ำซ้อนและช่วยบริษัทของคุณประหยัดเงินได้หลายพันหรือดอลลาร์ที่หามาอย่างยากลำบาก
เคล็ดลับ #1: รวม VMF . ของคุณ
ไฟล์หลักของผู้ขาย (VMF) คือที่ที่คุณติดตามผู้ขายทั้งหมดที่บริษัทของคุณทำธุรกิจด้วย แม้ว่าบริษัททั้งหมดควรมี VMF ในทางทฤษฎี แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะสวยงาม
หลายบริษัทจะเพิ่มผู้ขายลงในไฟล์ขณะที่พวกเขาดำเนินการ โดยคิดว่าพวกเขาอยู่เหนือสิ่งอื่นใด เมื่อในความเป็นจริง พวกเขาเพียงแค่เพิ่มขยะที่มีข้อมูลมากขึ้นลงในไฟล์ขนาดใหญ่ที่มีลักษณะเป็นแฟรงเกนสไตน์
หาก VMF ของคุณไม่มี "การบำรุงรักษา" ในปีที่ผ่านมาหรือประมาณนั้น (และเรารู้ว่ามักจะนานกว่านั้นมาก) ตอนนี้ก็ถึงเวลาแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ขายแต่ละรายที่คุณทำธุรกิจนั้นได้รับการพิจารณา แต่มีการคิดบัญชีเพียงครั้งเดียวเท่านั้น
มองหาผู้ขายรายเดียวกันที่ซ้ำกัน เช่น “Terrific Wristwatch Inc.” และ “ผ้าขนหนูผืนใหญ่” พนักงานที่มีเจตนาดีบางคนอาจเห็นว่าเราไม่ได้ชำระเงินให้กับผู้ขายผ้าเช็ดตัวในเดือนนี้ และส่งการชำระเงินอีกครั้ง โดยที่ในความเป็นจริง ได้ชำระเงินไปแล้วแต่คิดบัญชีภายใต้ชื่ออื่น และเช่นเดียวกัน คุณจ่าย $1,500 สองครั้งแล้ว
เคล็ดลับ #2: สร้างมาตรฐานรายการ VMF
การกำจัดผู้ขายที่ซ้ำกันไม่ใช่จุดสิ้นสุดของการบำรุงรักษา VMF ของคุณ บ่อยครั้งที่ VMF (มักจะเป็นสเปรดชีต) ไม่ได้กรอกในรูปแบบมาตรฐาน สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ความสับสนมากมายและจำเป็นต้องพูดหรือไม่ การชำระเงินซ้ำซ้อน
พิจารณาว่าคุณจะใช้ “the” นำหน้าชื่อผู้ขายหรือไม่ กำหนดว่าคุณจะใช้ Y's, X's หรือเครื่องหมายถูกเพื่อระบุว่ามีบางอย่างที่ทำเสร็จแล้ว ตัดสินใจ เมื่อไร ในกระบวนการนั้น บางสิ่งจะถือว่า "สมบูรณ์" และผู้ที่กรอก VMF นั้นปฏิบัติตามมาตรฐานไทม์ไลน์เหล่านั้น
เคล็ดลับ #3: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี W-9 จากผู้ขายแต่ละราย
มีความจำเป็นที่คุณจะต้องมี W-9 จากผู้ขายแต่ละรายที่คุณทำธุรกิจด้วย พิจารณาให้ส่วนนี้เป็นส่วนหนึ่งของแบบฟอร์ม VMF ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่ถูกมองข้าม
W-9s ต้องการชื่อธุรกิจและบุคคลที่คุณกำลังติดต่อด้วย ความสัมพันธ์กับธุรกิจ ที่อยู่ หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (TIN) ซึ่งเป็นหมายเลขประกันสังคมหรือหมายเลขประจำตัวพนักงาน และลายเซ็น ด้วยวิธีนี้ คุณจะรู้ว่าคุณกำลังติดต่อกับใครและมีข้อมูลของพวกเขาเมื่อคุณต้องการ
W-9 แต่ละตัวควรอยู่ใน VMF เพียงครั้งเดียว หากรายการไม่มีลิงก์ไปยัง VMF อาจเป็นสัญญาณว่ารายการนั้นซ้ำกัน
เคล็ดลับ #4: รวบรวมและตรวจสอบข้อมูลภาษี
เมื่อคุณมี W-9 แล้ว ให้ตรวจสอบหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีด้วยเครื่องมือจับคู่ TIN บนเว็บไซต์ของ IRS วิธีนี้คุณจะไม่ทำผิดพลาดเมื่อชำระเงินหรือติดต่อกับบริษัทโดยทั่วไป นอกจากนี้ คุณจะมีข้อมูล (ที่ถูกต้อง) ทั้งหมดที่คุณต้องการเมื่อถึงเวลายื่นภาษีสำหรับธุรกิจของคุณ
พิจารณาให้มีส่วนอื่นใน VMF ของคุณเพื่อระบุว่า TIN ถูกจับคู่กับเว็บไซต์ IRS แล้ว นอกจากนี้ยังสามารถช่วยลดรายการที่ซ้ำกันในไฟล์ของคุณ
เคล็ดลับ #5: แยกหน้าที่เพื่อลดข้อผิดพลาดและการฉ้อโกง
อย่าพึ่งพาพนักงานคนเดียวในการจัดการกับกระบวนการ AP ทั้งหมดของคุณ ความผิดพลาดคือมนุษย์ การชำระเงินอาจถูกมองข้าม ทำซ้ำได้ง่าย หรือแม้ว่าเราไม่ชอบที่จะยอมรับการชำระเงินนั้น แต่นำไปใช้ในกิจกรรมที่เป็นการฉ้อโกง ทุกขั้นตอนของกระบวนการ AP ควรมีอย่างน้อยสองคนที่ทำงานอยู่ในนั้น ไม่มีใครควรสร้างความสัมพันธ์กับผู้ขาย และไม่มีใครควรรับผิดชอบ VMF
“บัดดี้” หรือ “ระบบทีม” นี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดและความสับสนได้ตราบเท่าที่กระบวนการนี้เป็นมาตรฐานตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ยิ่งไปกว่านั้น ดวงตาสองข้างในแต่ละขั้นตอนยังช่วยลดการล่อลวงของพนักงานที่ไม่ซื่อสัตย์ให้พยายามหลอกล่อบริษัทของคุณจนหมดเงิน
เคล็ดลับ #6: ระวังตัวไว้
อย่าพิจารณาขั้นตอนที่ทำเสร็จแล้วเหล่านี้ เช่น คำแนะนำในการเย็บกางเกง คุณไม่สามารถรวม VMF ของคุณ สร้างมาตรฐานรายการ และแยกหน้าที่ในครั้งเดียวเหมือนที่คุณซื้อลวดลาย ตัด และเย็บเสื้อผ้าของคุณแล้วทำให้เสร็จตลอดไป
VMF ของคุณจะต้องได้รับการตรวจสอบ รวบรวมใหม่ และตรวจสอบมาตรฐานภายในอย่างน้อยปีละครั้ง บริษัทของคุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าที่ต่างๆ ถูกแยกออกจากกัน และไม่มีพนักงานคนใดที่ตกอยู่ใน "ความเชี่ยวชาญ" ในขั้นตอนสำคัญของกระบวนการ AP และละเลยสายตาของอีกฝ่าย
การใช้เคล็ดลับ 6 ข้อนี้ บริษัทของคุณจะสามารถลดการชำระเงินซ้ำซ้อนและประหยัดเงินได้ในเวลาที่เงินมักจะหาได้ยาก