ลองนึกภาพสิ่งนี้: โรงแรมของคุณกำลังเตรียมพร้อมสำหรับงานแต่งงานในวันพรุ่งนี้ และเมื่อคุณสั่งซื้อสินค้าที่จำเป็นอย่างพิถีพิถัน คำว่า 'การระงับเครดิต' ที่น่าสะพรึงกลัวจะทำให้คุณสั่นสะท้าน เป็นสถานการณ์ที่คุ้นเคยกันดีสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ ไม่ว่าแผนกของพวกเขาจะขยันขันแข็งแค่ไหนก็ตาม
ผลที่ตามมานั้นรวดเร็วและมีผลกระทบ เจ้าสาวที่เรียกร้องมากจะตำหนิพนักงานของคุณ นำไปสู่การเลิกจ้างและไม่เต็มใจที่จะให้บริการที่เป็นเลิศ ความตึงเครียดเพิ่มสูงขึ้นเมื่อผู้จัดการฝ่ายจัดเลี้ยงและจัดเลี้ยงขัดแย้งกับการจัดซื้อ ส่งผลให้นักวางแผนจัดงานแต่งงานยอมอ่อนข้อซึ่งส่งผลต่อความสามารถในการทำกำไร ผลกระทบระลอกคลื่นยังคงดำเนินต่อไปด้วยการตรวจสอบอย่างละเอียดในทุกรายละเอียดของงาน ส่งผลให้ลูกค้าที่ไม่พึงพอใจใช้โซเชียลมีเดียเพื่อแจ้งความคับข้องใจ ความคิดเห็นเชิงลบเริ่มหลั่งไหลเข้ามา ส่งผลต่อการจองกิจกรรมในอนาคตและรายได้ที่ลดลง การคุกคามทางกฎหมายสำหรับการละเมิดสัญญายิ่งทำให้ปัญหาของโรงแรมเพิ่มมากขึ้น
ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดเล็กๆ น้อยๆ นี้ในหลายด้าน เช่น ดอลลาร์ ชื่อเสียง การจองในอนาคต การมีส่วนร่วมของพนักงาน และความพึงพอใจของแขก ล้วนได้รับผลกระทบทั้งสิ้น
แล้วจะหลีกเลี่ยงฝันร้ายนี้ได้อย่างไร? การฝึกอบรมพนักงานเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง ไม่ว่าจะมีวิธีแก้ไขอย่างไร หากผู้เล่นหลักไม่เข้าใจกระบวนการและบทบาทของพวกเขาในขั้นตอนการทำงาน ปัญหาก็จะยังคงมีอยู่ ทุกคนต้องได้รับการฝึกฝนมาอย่างดี
เข้าสู่ BirchStreet – ติดอาวุธด้วยเครื่องมือเพื่อปกป้องทรัพย์สินของคุณ:
- การออกใบแจ้งหนี้ EDI: ซัพพลายเออร์ระดับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการออกใบแจ้งหนี้ EDI (Sysco, US Foods ฯลฯ) รับประกันการบูรณาการเข้ากับ BirchStreet ได้อย่างราบรื่น การจับคู่ PO และกิจกรรมการรับจะเพิ่มความคล่องตัวในการประมวลผลการชำระเงิน และความคลาดเคลื่อนใดๆ จะกระตุ้นให้ทีม AP ทำการแก้ไข
- การบูรณาการฟินเทค: สำหรับลูกค้าในสหรัฐอเมริกา Fintech จะชำระเงินตามใบแจ้งหนี้เครื่องดื่มแอลกอฮอล์โดยอัตโนมัติ เพื่อให้มั่นใจว่าปฏิบัติตามกฎหมายท้องถิ่นและของรัฐ BirchStreet ผสานรวมได้อย่างราบรื่น รับประกันการชำระเงินตรงเวลาและข้อมูลสินค้าคงคลังที่แม่นยำ
- IMS – โซลูชั่นการจัดการใบแจ้งหนี้: เมื่อซัพพลายเออร์ขาดการออกใบแจ้งหนี้ EDI ที่อยู่อีเมลเฉพาะของ BirchStreet จะอำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูล ใบแจ้งหนี้ที่ตรงกับ PO จะกลายเป็น 'ไม่ต้องสัมผัส' ซึ่งเป็นการส่งเพื่อการชำระเงิน ความคลาดเคลื่อนใดๆ จะเข้าสู่คิว 'ใหม่' หรือ 'ข้อยกเว้น' เพื่อการแก้ไขและการส่งข้อมูลในภายหลัง
- การรายงาน: เครื่องมือการรายงานของ BirchStreet แจ้งเตือนทีม AP เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้สถานะ 'ใหม่' หรือ 'ข้อยกเว้น' ซึ่งอำนวยความสะดวกในการแก้ไขทันทีและติดตามคำสั่งซื้อล่าช้า
- BirchStreet ชำระเงิน: สำหรับบัญชีที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด BirchStreet Pay จะยกเลิกการระงับเครดิตโดยชำระเงินให้ซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการดำเนินการตรวจสอบของทีม AP เพื่อให้มั่นใจว่าการชำระเงินตรงเวลา
- GPOs (กลุ่มองค์กรจัดซื้อ): การทำงานร่วมกับ GPO รายใหญ่ในพื้นที่การบริการ BirchStreet ช่วยให้มั่นใจในการปฏิบัติตามข้อกำหนด เพิ่มส่วนลดสูงสุด และบูรณาการกับซัพพลายเออร์ได้อย่างราบรื่น
แม้ว่าจะไม่มีวิธีแก้ปัญหาใดที่เข้าใจผิดได้ แต่เครื่องมือข้างต้นช่วยปรับปรุงขั้นตอนการทำงานและลดสถานการณ์การถือครองเครดิตได้อย่างมาก BirchStreet ไม่เพียงแต่รับประกันการจัดการใบแจ้งหนี้ที่แม่นยำ แต่ยังเพิ่มเวลาอันมีค่าของพนักงานอีกด้วย ช่วยให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่เพิ่มมูลค่าซึ่งป้องกันปัญหาในอนาคตมากกว่าการป้อนข้อมูลธรรมดา เอื้อมมือออกไปและ พูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญ วันนี้!