แม้ว่าบางครั้งจะเจ็บปวด แต่การจัดทำงบประมาณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของการจัดการทางการเงินในโลกธุรกิจ ด้วยงบประมาณการจัดซื้อ องค์กรของคุณสามารถใช้โครงร่าง—ระบุสิ่งที่คุณสามารถจ่ายได้และไม่สามารถจ่ายได้—เพื่อพัฒนากลยุทธ์การจัดซื้อที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
ในหลายปีที่ผ่านมา บทบาทของการจัดซื้อไม่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจัดทำงบประมาณ ในขณะที่โลกธุรกิจยังคงเปลี่ยนแปลง ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อเริ่มมีส่วนร่วมกับการพัฒนางบประมาณมากขึ้น
แต่การจัดซื้อมุ่งเน้นที่มากกว่าการจัดซื้อ มีฟังก์ชันต่างๆ มากมาย เช่น โลจิสติกส์ การตลาด ไอที การจัดหาเชิงกลยุทธ์ และงานจัดส่งและรับ หากไม่มีโครงร่างงบประมาณการจัดซื้อโดยละเอียด ฟังก์ชันเหล่านี้จะไม่สอดคล้องกัน และการเงินของบริษัทของคุณอาจเข้าสู่ภาวะถดถอยอย่างรวดเร็ว ทำให้ทุกอย่างมีความสำคัญมากขึ้นในการทำให้มั่นใจว่างบประมาณในการจัดหาเพื่อจ่ายของคุณมีความสมดุล
ต่อไปนี้คือองค์ประกอบสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อวางแผนและจัดการกลยุทธ์การจัดงบประมาณการจัดซื้อของคุณ
กำหนดสินค้าและบริการที่คุณต้องการ
ในทุกขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง องค์กรของคุณต้องซื้อสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินธุรกิจ ในการเริ่มต้นกลยุทธ์การจัดงบประมาณการจัดหาเพื่อชำระเงิน ให้จัดทำรายการสินค้าและบริการทั้งหมดที่บริษัทของคุณต้องการเพื่อการดำเนินงานให้สำเร็จ
ตัวอย่างเช่น หากคุณจัดกิจกรรมขององค์กร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้จัดหาโปรแกรมที่พิมพ์ ป้ายชื่อ และอุปกรณ์อื่นๆ ในทำนองเดียวกัน คุณจะต้องสร้างรายชื่อผู้เข้าร่วมที่คาดหวังทั้งหมด
เมื่อคุณได้กำหนด .แล้ว อะไรคุณจะต้องเตรียม อย่างไร-พิมพ์ได้กี่โปรแกรม จำเป็นต้องมีมิติข้อมูลเฉพาะหรือไม่? พวกเขาควรมาถึงภายในวันที่กำหนดหรือไม่? ราคาเท่าไหร่? และอื่นๆ…
ประเมินตัวเลือกผู้ขายของคุณ
ต่อไป คุณควรหาแหล่งผู้ขายที่มีศักยภาพ
แม้ว่าคุณอาจมีรายชื่อซัพพลายเออร์ที่น่าเชื่อถืออยู่แล้ว แต่การประเมินทางเลือกของคุณใหม่จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับราคาที่ดีที่สุดสำหรับสินค้าคุณภาพสูง
บางทีนี่อาจเป็นโอกาสแรกของคุณในการจัดหาผู้ขายรายใหม่ หากเป็นเช่นนั้น คุณจะต้องคำนึงถึงสิ่งต่างๆ เช่น ราคา การบริการลูกค้า ชื่อเสียง และเวลาตอบสนอง แม้ว่าการดำเนินการนี้อาจต้องใช้เวลาในการวิจัยมาก แต่ก็คุ้มค่าที่จะหาผู้ขายที่มีคุณภาพสูงสุดที่สอดคล้องกับกลยุทธ์การจัดงบประมาณการจัดซื้อของคุณ
รายการที่เป็นประโยชน์ในการติดตามคือ การประเมินซัพพลายเออร์ 10 ข้อของคาร์เตอร์ซึ่งให้คะแนนผู้ขายในระดับ 1 ถึง 5 ตามแต่ละพื้นที่ที่ระบุไว้ จากนั้น คุณจะสามารถกำหนดความต้องการขององค์กรของคุณได้ดียิ่งขึ้น ทำความเข้าใจว่าผู้ขายจะตอบสนองได้อย่างไร และเลือกสิ่งที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ
ใช้เทคโนโลยีเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น
เมื่อเพิ่มประสิทธิภาพกลยุทธ์การจัดงบประมาณการจัดซื้อ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน ด้วยสิ่งที่ต้องพิจารณามากมาย การวางแผนและการประยุกต์ใช้อย่างเหมาะสมจากทั้งฝ่ายจัดซื้อและฝ่ายการเงินจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณจะบรรลุเป้าหมายที่จำเป็น
โชคดีที่การใช้เทคโนโลยีสามารถรับประกันได้ว่าทุกคนจะได้รับแจ้งและอัปเดตด้วยการปรับงบประมาณ จุดเริ่มต้นที่ดีที่สุดคือการหาแพลตฟอร์มที่ให้บริการ เครื่องมือครบครัน เพื่อทำให้กระบวนการจัดซื้อของคุณเป็นแบบดิจิทัล และเพิ่มการมองเห็นในการควบคุมงบประมาณของคุณ ซึ่งจะทำให้ทีมของคุณ ติดตามข้อมูลการใช้จ่ายที่สำคัญ และอยู่เหนือการเปลี่ยนแปลงด้านงบประมาณ
สิ่งนี้ไม่เพียงแต่จะรับประกันว่าคำสั่งซื้อที่มีราคาแพงจะไม่ดำเนินการให้เสร็จสิ้นโดยไม่ได้รับอนุมัติจากฝ่ายบริหาร แต่ยังเพิ่มระดับการป้องกันให้กับกระบวนการซื้ออีกด้วย ดังนั้น ไม่ว่าแผนการจัดทำงบประมาณของคุณจะซับซ้อนเพียงใด แผนกจัดซื้อและการเงินของคุณสามารถอุ่นใจได้
ยึดมั่นในงบประมาณของคุณ
การกำหนดงบประมาณการจัดซื้ออาจเป็นเรื่องที่ท้าทายและใช้เวลานาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น บทบาทของการวางแผนงบประมาณก็เช่นกัน เมื่อมีพนักงานและแผนกต่างๆ รวมกันมากขึ้น ความต้องการค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นย่อมหลีกเลี่ยงไม่ได้ ดังนั้นจึงมีความสำคัญมากขึ้นในการสร้างงบประมาณแบบเรียลไทม์สำหรับต้นทุนการดำเนินงานที่จำเป็นทั่วทั้งองค์กรของคุณ
ในขณะที่คุณพัฒนาระบบการจัดงบประมาณในปัจจุบัน ให้พิจารณาสินค้าและบริการที่บริษัทของคุณต้องการ ใช้เวลาในการตรวจสอบตัวเลือกผู้ขายของคุณ และใช้โซลูชันทางเทคโนโลยีใดๆ ที่รับประกันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและปรับปรุงกระบวนการจัดทำงบประมาณ