Если вы занимаетесь бизнесом, вы управляете счетами. Управление счетами имеет решающее значение для ведения организованной финансовой книги, обеспечения поступления денег в ваш бизнес и подготовки к налоговому сезону.
Имея всего несколько клиентов, управление счетами относительно просто, но как только вы начнете расширять свой бизнес, это может быстро усложниться. Без надлежащих стратегий счета-фактуры могут потеряться, быть заполнены неправильно или оплачены слишком поздно…
Даже если вы будете делать все аккуратно вручную, время выполнения работ будет увеличиваться до тех пор, пока оно не станет неудовлетворительным для ваших деловых партнеров. Это может повлиять на общую репутацию вашего бизнеса. BirchStreet Systems знает об опасностях ручного управления счетами и может решить эту проблему. Ответ: автоматизация.
Что такое автоматизированная обработка счетов?
информация о счете-фактуре и оплате, а также сбор денег. Это позволяет предприятиям иметь больший контроль, а поскольку информация в автоматизированных системах хранится в облаке, это предотвращает потерю важных файлов в результате стихийных бедствий, таких как наводнения или пожары (или даже ошибки человека).
Автоматизация управления счетами поможет сократить время обработки, избежать ошибок, организовать систему хранения документов и улучшить отношения с деловыми партнерами. Это сэкономит вам время и рабочую силу.
Во-первых, мы поговорим о процессе отправки счетов людям, которые должны вам заплатить.
1. Как вы создаете счета?
Когда вы создаете счета, вы делаете это каждый раз вручную или у вас есть шаблон? Если вы еще не используете шаблон, рассмотрите возможность переключения, так как шаблоны быстрее и точнее, и вы не пропустите важную информацию.
Существует множество программ, которые могут помочь вам выбрать шаблон или даже создать свой собственный. Информация, необходимая для заполнения этих шаблонов, включает:
- номер счета
- Таблица для информации о клиенте (имя, адрес, контактная информация и т. д.)
- Подробная квитанция с указанием количества
- Любые замечания
Обязательно укажите условия утверждения при создании счета, включив условия. А также пошаговые инструкции для любых дальнейших действий, которые, возможно, потребуется выполнить.
2. Как вы отправляете счета?
Не все системы отправки счетов одинаковы. Если вы отправляете печатные счета-фактуры по почте, есть много возможностей для улучшения. Это самый медленный способ сделать это. Это также подвергает вас риску потери в почтовой системе.
Более быстрым способом будет электронная почта. Таким образом, имеется электронный след счета-фактуры, который можно легко сохранить в электронной системе хранения документов. Счет поступит в почтовый ящик получателя мгновенно. Не забудьте преобразовать счет в PDF для дополнительной безопасности.
Еще лучший способ отправить счет — через программное обеспечение для выставления счетов. Программное обеспечение для выставления счетов может помочь вам разработать счет, маркировать его и отправить в течение нескольких минут. Когда клиент увидит счет, отправленный через программное обеспечение для выставления счетов, он одновременно увидит ссылку, где он может оплатить. Это быстрее и удобнее для получателя счета и может привести к более быстрой оплате.
Теперь об обработке счетов, которые вы получаете.
3. На что похож ваш процесс расчета кредиторской задолженности?
Процесс кредиторской задолженности (AP) — это не просто оплата счетов. Тщательный и безопасный процесс AP требует многого, потому что это место, где можно потерять много денег.
Например, Гугл и Фейсбук потерял $23 млн и $100 млн соответственно кибер-мошеннику, который создал поддельную компанию, через которую он рассылал этим компаниям мошеннические счета. Хотя в конечном итоге он был восстановлен (редкость в большинстве случаев мошенничества со счетами), компании потеряли много денег, оплачивая счета «компании» без тщательной проверки их на законность.
Чтобы следить за своими финансами и избегать любых потенциальных мошенничеств, следуйте тщательному процессу AP.
Сначала сопоставьте счет-фактуру с заказом на покупку (PO). После совершения сделки покупателю выдается ЗП, в котором указывается, что заказано, сколько, кем, от кого и дата доставки. Он также имеет уникальный номер заказа, без которого не обходится. Прежде чем переходить к следующему шагу, вам необходимо устранить любые нарушения, такие как отсутствующие заказы на покупку или несоответствие номеров заказов на покупку.
После того, как заказ на покупку найден и сопоставлен со счетом, отправьте его менеджеру или старшему сотруднику на утверждение. Надеюсь, у них будет хорошее представление о том, с кем компания регулярно ведет дела, и они смогут отметить все подозрительное, что могло ускользнуть. Затем обновите систему ERP (планирование ресурсов предприятия), чтобы отразить получение и предстоящую оплату счета.
Наконец, и только после того, как предыдущие шаги будут выполнены, произведите платеж.
4. Как вы на самом деле платите своим поставщикам?
Вы завершили процесс AP до последнего шага. Теперь пришло время фактически произвести платеж вашему поставщику. Как вы это делаете? Вы все еще выписываете чеки?
Если да, возможно, вы не знаете, сколько времени, денег и безопасности стоит вам эта форма оплаты. Чеки, даже если они напечатаны, а не написаны от руки, занимают больше времени, чем другие виды платежей. Не только написание и заполнение конвертов, но и поездки на почту, чтобы отправить их, и поездки в банк, чтобы получить их, стоят вам времени.
Более того, чеки обходятся дороже, чем альтернативные способы оплаты. В то время как чеки стоят около $1,22 за штуку, средний платеж ACH (Automated Clearing House) стоит всего $0,29. Если вы совершаете большие объемы платежей, этот разрыв в затратах может со временем серьезно отразиться на ваших финансах.
Березовая улица Pay — это программное обеспечение для выставления счетов, которое может помочь вам избежать денег, дополнительного времени и рисков, связанных с выписыванием чеков. Это не только облегчит вашу жизнь, но и позволит вам получать денежные вознаграждения за такие простые вещи, как оплата вашим поставщикам.
Он работает, переключая виртуальные карты на чеки, и по мере использования этих карт вы можете получать денежные вознаграждения. BirchStreet Pay поможет вам быстро совершать безопасные и выгодные платежи.
5. Как вы оформляете счета?
Организованная система хранения документов имеет решающее значение для любого действующего бизнеса. Начните с понимания разницы между различными типами счетов-фактур. К ним относятся счет-фактура предложения, промежуточный счет-фактура, повторяющийся счет-фактура, просроченный счет-фактура и окончательный счет-фактура.
Возможно, рассмотрите возможность цветового кодирования их соответствующими типами. Самый простой способ сделать это — взять несколько цветных наклеек в местном магазине канцелярских товаров и отмечать счета по мере их создания и получения.
Если вы храните физические файлы, выделите для этой цели картотечный шкаф, ящик или корзину. Однако, как упоминалось ранее, это может привести к наводнению, пожару или человеческой ошибке. Лучший способ подать свои счета-фактуры — переместить их в облако с помощью автоматической подачи счетов-фактур.
В прошлом компаниям часто приходилось нанимать штатного бухгалтера для создания, классификации, оплаты и регистрации счетов. Это много рабочей силы для довольно повторяющейся задачи. В наши дни есть программное обеспечение, которое может делать то же самое, что и платный бухгалтер. Это программное обеспечение может делать все: от создания шаблонов счетов до правильного заполнения ваших счетов и своевременной оплаты.
Программное обеспечение для выставления счетов может хранить ваши документы в организованном, интуитивно понятном и тщательном виде, так что даже аудит не доставит вам стресса. Все будет безопасно храниться, систематизироваться и извлекаться из облака.
6. Оцифровываете ли вы свои счета?
Чтобы использовать программное обеспечение для выставления счетов, вам необходимо оцифровать свои счета, чтобы их можно было хранить в облаке. Если у вас есть шкаф, полный бумажных счетов-фактур, вам, к сожалению, придется выполнить первоначальную задачу сканирования и загрузки их в облако. Как только вы это сделаете, вы сможете начать работать исключительно с цифровыми счетами, что в конечном итоге сделает вашу жизнь намного проще.
Как только вы загрузите все физические документы в облако или даже раньше, вы сможете начать перенос своих текущих счетов из физических в цифровые. Используйте электронную почту или, что еще лучше, программное обеспечение для выставления счетов, такое как BirchStreet Pay, для выставления счетов и оплаты выставленных вам счетов. Больше никакого сканирования, никакой обрезки бумаги, просто удобное управление счетами с помощью облачных технологий.
Переход вашего бизнеса на программное обеспечение для онлайн-выставления счетов имеет огромные и многочисленные преимущества.
Все хранится в облаке. Это означает, что вам не нужно беспокоиться о потере физических или цифровых копий в результате сбоя компьютера или потери флэш-накопителя. Программное обеспечение для выставления счетов также позволяет настраивать документы в соответствии с индивидуальностью вашего бренда.
Более того, программное обеспечение для выставления счетов позволяет вести операции на многих языках и в разных валютах, что упрощает ведение международного бизнеса. Программное обеспечение для выставления счетов также может похвастаться более быстрым обслуживанием, экономией чернил и бумаги и доступом в любом месте и в любое время.
Если вы все еще выполняете управление счетами вручную, считайте это отправной точкой для перехода в онлайн для более простого, безопасного и точного выставления счетов.