Любой успешный бизнес должен внимательно следить за своими денежными потоками и выплатами, платежами из денег, чтобы оставаться на плаву. И с рецессией после COVID и стремительный рост инфляции, все стараются минимизировать расходы и максимизировать прибыль (или, по крайней мере, минимизировать убытки).
Предприятия изменение способа их работы, от внедрения новых технологий до полной реорганизации существующих бизнес-моделей. Капитал нуждается в защите. Пробелы нужно закрывать. Процессы нужно подтянуть.
Нравится им это признавать или нет, но многие предприятия вынуждены считать свои пятаки и десять центов, как никогда раньше. Возможно, вы заметили, что кофемашина не была заменена или выплаты по медицинскому страхованию сократились. Возможно, именно вы вынуждены принимать решения по экономии денег для компании. При всем этом беспокойстве о деньгах есть одна область, на которой можно сосредоточиться и улучшить, чтобы помочь вашему бизнесу процветать во враждебной среде: процесс кредиторской задолженности.
Кредиторская задолженность: процесс
Кредиторская задолженность (AP) — это деньги, которые бизнес должен своим продавцам, поставщикам и кредиторам. Это краткосрочные долги, которые обычно решаются за один платежный цикл. AP также может относиться к отделу или сотрудникам, ответственным за урегулирование этих краткосрочных долгов.
Процесс расчета кредиторской задолженности состоит из нескольких этапов, каждый из которых жизненно важен для жизненного цикла бизнеса. Во-первых, есть запрос на товары. Допустим, вы работаете в сети отелей. Первым шагом процесса может быть запрос отделом уборки новой партии полотенец для замены изношенных или поврежденных предметов.
Когда это одобрено, начинается следующий шаг, покупка. Отдел закупок запросит расценки у нескольких поставщиков постельного белья и определит наилучшее качество по лучшей цене. После выбора поставщика составляется заказ на закупку (ЗП).
Затем, продолжая наш пример, отель получит полотенца и счет поставщика. Полученные товары затем учитываются с созданием отчета о приемке.
После этого кредиторская задолженность будет отражена как «обязательство». Это относится к деньгам, которые все еще должны вашей компании. Сотрудник, регистрирующий кредиторскую задолженность, будет использовать для этого заказ на покупку и отчет о получении.
Наконец, ваша компания произведет платеж поставщику постельного белья и погасит кредиторскую задолженность. Оплата может быть произведена разными способами, но лучший способ — это мгновенно и в электронном виде с помощью надежного инструмента, такого как Березовая улица Pay который сэкономит вам ценные деньги и время, предоставляя скидку наличными. BirchStreet Pay — это более разумный способ оплаты.
Кредиторская задолженность: проблемы
Теперь, когда вы знаете, с чем имеете дело, способы, которыми процесс AP может быть вовлечен в проблемы с финансами компании, относительно очевидны. Плохое ведение учета может привести к пропущенным или просроченным платежам поставщикам. Это может повредить вашей репутации у поставщика и даже привести к проблемам с получением товаров, необходимых для поддержания вашего бизнеса.
Использование бумажных чеков для оплаты вашим поставщикам может легко привести к задержкам, дополнительным расходам и открыть вашу компанию для мошенничества.
Эти проблемы имеют относительно простые решения: используйте программное обеспечение для отслеживания вашей кредиторской задолженности и используйте платежи ACH или виртуальные карты платить продавцам. Но проблема, которую мы будем решать сегодня, требует еще нескольких шагов: избежание двойных платежей.
Дубликаты причиняют боль: нужно ли повторять это дважды?
Во всем тщательном сокращении расходов и экономии денег, которые становятся все более и более распространенными на сегодняшнем жестком рынке, дублирование вдвойне болезненно. Здесь мы имеем в виду дублирование платежей поставщикам в процессе AP.
Какой смысл не заменять сломанную кофеварку $65, когда вы платите компаниям сотни или тысячи долларов за их товары или услуги? дважды? Все, что вы получаете, это уставшие, капризные сотрудники и ноль чистых сэкономленных долларов.
Это может показаться вам глупым. Почему моя компания платит поставщику дважды? Мы бы точно поймали это до того, как это произошло. Это случается. И часто. Для наиболее эффективных компаний дубликаты (или другие формы ошибочных платежей) составляют 0,8% выплат. Это может показаться небольшим процентом, но когда речь идет о сотнях тысяч долларов выплат, потеря $65 на новую кофеварку — это даже не капля в море.
Каждой компании нужен план действий по устранению дублирующих платежей. Здесь мы обсудим 6 шагов, чтобы избежать двойных платежей и сэкономить вашей компании тысячи или с трудом заработанные доллары.
Совет #1: консолидируйте свой VMF
Ваш основной файл поставщиков (VMF) — это место, где вы отслеживаете всех поставщиков, с которыми ваша компания ведет дела. Хотя теоретически все компании должны иметь VMF, это не значит, что это красиво.
Многие компании будут добавлять поставщиков в файл по мере их продвижения, думая, что они в курсе дел, тогда как на самом деле они просто добавляют больше информационного мусора в файл слишком большого размера, похожий на Франкенштейна.
Если ваш VMF не подвергался «техническому обслуживанию» в прошлом году или около того (а мы знаем, что это часто намного дольше), сейчас самое время. Убедитесь, что каждый поставщик, с которым вы ведете бизнес, учитывается, но только один раз.
Ищите дубликаты одних и тех же поставщиков, например «Terrific Towels Inc.». и «Потрясающие полотенца». Какой-нибудь благонамеренный сотрудник может увидеть, что мы не произвели платеж продавцу полотенец в этом месяце, и отправить еще один платеж, хотя на самом деле он уже оплачен, но учтен под другим именем. И вот так вы дважды заплатили $1500.
Совет #2: стандартизируйте записи VMF
Устранение повторяющихся поставщиков — это не конец вашего обслуживания VMF. Часто VMF (часто в виде электронной таблицы) не заполняется стандартизированным образом. Это может привести к путанице, и нужно ли говорить об этом? дублирующие платежи.
Определите, будете ли вы использовать «the» перед именами поставщиков. Определите, будете ли вы использовать Y, X или галочки, чтобы указать, что что-то было завершено. Решать когда в процессе что-то считается «завершенным», и те, кто заполняет VMF, соблюдают эти стандарты временной шкалы.
Совет #3: Убедитесь, что у вас есть W-9 от каждого поставщика
Крайне важно, чтобы у вас была форма W-9 от каждого поставщика, с которым вы ведете бизнес. Подумайте о том, чтобы сделать это частью вашей формы VMF, чтобы убедиться, что это не упущено из виду.
В формах W-9 требуется указать название компании и физического лица, с которыми вы имеете дело, их отношение к компании, ее адрес, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который является либо номером социального страхования, либо идентификационным номером сотрудника, и подпись. Таким образом, вы будете знать, с кем имеете дело, и получать их информацию, когда она вам понадобится.
Каждый W-9 должен быть на VMF только один раз. Если в записи отсутствует ссылка на VMF, это может указывать на то, что запись является дубликатом.
Совет #4: собирайте и проверяйте налоговую информацию
Получив форму W-9, подтвердите идентификационные номера налогоплательщика с помощью инструмента сопоставления ИНН на веб-сайте IRS. Таким образом, вы не допустите ошибок при оплате или общении с компанией в целом. Кроме того, у вас уже будет вся (правильная) информация, которая вам понадобится, когда придет время подавать налоги для вашего бизнеса.
Подумайте о том, чтобы иметь еще один раздел вашего VMF для указания того, что TIN был сопоставлен с веб-сайтом IRS. Это также может помочь уменьшить количество дубликатов в ваших файлах.
Совет #5: Разделите обязанности, чтобы уменьшить количество ошибок и мошенничества
Не полагайтесь на одного сотрудника, который справится со всем процессом AP. Ошибки человеческие. Платежи могут быть легко пропущены, продублированы или, хотя мы ненавидим это признавать, использованы в мошеннических действиях. Над каждым этапом процесса AP должны работать как минимум два человека. Никто не должен устанавливать отношения с поставщиками, и никто не должен отвечать за VMF.
Этот «приятель» или «командная система» поможет уменьшить количество ошибок и путаницы, если процесс стандартизирован, как обсуждалось выше. Более того, два взгляда на каждый шаг существенно снижают искушение нечестного сотрудника попытаться выманить деньги у вашей компании.
Совет #6: будьте бдительны
Не рассматривайте эти одноразовые шаги, как инструкции по пошиву пары брюк. Вы не можете объединить свой VMF, стандартизировать его записи и разделить обязанности один раз, как если бы вы купили выкройку, раскроили и сшили свою одежду, а затем сделали бы это навсегда.
Ваш VMF необходимо будет просматривать, реконсолидировать и проверять на предмет стандартизации не реже одного раза в год. Ваша компания должна будет убедиться, что обязанности остаются разделенными, и что ни один сотрудник не стал «специализироваться» на важном этапе процесса AP и не упустил из виду других.
Используя эти 6 советов, ваша компания сможет сократить количество двойных платежей и сэкономить деньги в то время, когда деньги часто трудно найти.