У вас, как у менеджера курорта, много забот. Вам нужно, чтобы ваши комнаты были укомплектованы и содержались в чистоте, ваш бухгалтерский учет был в порядке, ваш процесс закупок был налажен, ваши сотрудники были хорошо обучены и счастливы, и, прежде всего, ваши клиенты получали удовольствие от жизни.
Это означает, что у вас есть мыло, постельное белье, напитки и еда, которые нужно заказывать и оплачивать, цифры, которые нужно хрустеть, и бюджеты, которые нужно соблюдать или корректировать, счета-фактуры, которые нужно производить и обрабатывать, тренинги, которые нужно проводить, зарплатные чеки, которые нужно писать, а также жалобы, вопросы и комментарии. склоняться к.
Со всем этим последнее, что вам нужно, — это куча счетов, чеков, денежных переводов и квитанций, ожидающих стресса и отнимающих ваше драгоценное время. К счастью, вам не нужно смиряться с этой реальностью. Сегодня есть способы автоматизировать обработку счетов и платежей таким образом, чтобы сэкономить ваше время, деньги, рабочую силу и нервы.
ТОпасности ручного выставления счетов и обработки платежей
Обработка счетов и платежей существует с тех пор, как появились счета и платежи. Чтобы вести успешный гостиничный бизнес, вам необходимо приобретать продукты и услуги, которые входят в ваш бизнес, и обрабатывать платежи, связанные с этими продуктами и услугами. Эффективный поток денег в ваш курорт и из него может создать или разрушить его.
На протяжении десятилетий предприятия выписывали и получали физические счета, а также выписывали и распространяли квитанции. Важно вести записи о своей финансовой деятельности, но физические документы могут быть утеряны, дезорганизованы или даже уничтожены в результате стихийного бедствия, такого как пожар или наводнение.
Более того, ручная обработка счетов и платежей подвержена человеческим ошибкам, таким как неправильные расчеты, неправильная категоризация или даже неразборчивый почерк. Выполнение этих задач вручную или даже вручную с помощью текстового процессора требует много времени и подвержено ошибкам.
Вам часто нужен назначенный сотрудник или даже целый отдел, занимающийся этими вопросами. И каждый привлеченный вами сотрудник нуждается в обучении, оплате, страховке и льготах, таких как отпуск и оплачиваемый отпуск.
Что входит в обработку счетов и платежей?
Обработка счетов — важный процесс. Вам необходимо своевременно обрабатывать и оплачивать счета, чтобы ваш курорт был укомплектован, ваши книги были в порядке, а ваши деловые отношения были крепкими.
Обработка счетов также является несколько сложным процессом. Первым шагом является получение или захват счета-фактуры. Счет может прийти в виде бумажного документа по почте, по факсу, электронной почте или в формате PDF, Word, Excel или Google.
Если вы обрабатываете счета вручную, кто-то (или несколько человек) должен просматривать каждый счет и вводить соответствующие данные, такие как идентификационный номер поставщика и общую стоимость, в любую систему учета, которую использует ваша компания. Это отнимает много времени и чревато ошибками. И чем больше информации нужно записать, тем больше шансов на ошибки.
Следующим шагом является направление счета-фактуры соответствующему сотруднику для утверждения. Например, счет за визит электрика может быть отправлен управляющему предприятием, а счет за внештатного инженера-программиста — техническому директору. При выполнении вручную маршрутизация требует большого количества отделов, внимания к деталям и времени.
Следующим шагом является авторизация и отправка на оплату. Утверждающий просматривает выставленную сумму и то, за какие услуги или товары выставляются счета, и отмечает любые несоответствия. Если есть очевидная ошибка, авторизирующий орган отправит счет обратно соответствующим заинтересованным сторонам для согласования.
Если ошибок нет, утверждающий отправит его в отдел выставления счетов для оплаты. Этот шаг может показаться простым, но если утверждающий находится вне офиса или требует слишком много времени для утверждения счета, могут возникнуть штрафы за просрочку платежа, а деловые отношения могут быть подорваны.
Следующим шагом является обработка платежа. Это может означать выписку чека, если вы находитесь в поезде ручной обработки, или это может означать нажатие кнопки в платежном приложении. В любом случае, это должно быть вовремя, чтобы избежать просроченных платежей и поддерживать прочные деловые отношения.
Наконец, вам нужно будет вести учет транзакции. Это может быть физическая записная книжка, документ Word или Google или электронная таблица Excel. Этот шаг важен для анализа бюджета, а также для целей налогообложения.
Преимущества автоматизированной обработки счетов и платежей
Как видите, обработка счета-фактуры включает в себя множество шагов. Это, к сожалению, приводит к большому количеству времени и большому количеству потенциальных ошибок. К счастью, есть компании которые предлагают программное обеспечение, которое может обрабатывать счета для вас.
С автоматизированная обработка счетов, вы можете оптимизировать полученные счета с помощью общего идентификатора электронной почты. Таким образом, вместо того, чтобы сортировать обычную почту и несколько адресов электронной почты сотрудников, все счета поступают в одно и то же место для упрощения организации и обработки.
Кроме того, благодаря автоматизированной обработке счетов вы можете обрабатывать более трех четвертей своих счетов бесконтактно. Это означает, что вы упускаете возможность ошибок ввода, риск переплаты или недоплаты, потерянных счетов-фактур и неточных налоговых платежей или расчетов.
Бесконтактные счета-фактуры означают отсутствие трудозатрат и времени на ввод данных, отсутствие маршрутизации и ожидания авторизации от утверждающих лиц, а также отсутствие времени ожидания между офисом утверждающего лица и отделом выставления счетов. Многие из ваших счетов могут пройти путь от получения до оплаты и отправки за короткое время или вообще без него.
С помощью автоматизированной обработки счетов вы можете сэкономить труд и деньги, заставив программное обеспечение выполнять работу вместо штатного сотрудника, которому требуется обучение, полная занятость и льготы.
Типы обработки платежей
Существует много типов обработки платежей, некоторые из них новее других, некоторые более удобны и экономичны, чем другие. Вы получили счет от другой компании в рамках процесса закупок между компаниями. Это может быть счет за доставку нового постельного белья или счет за стороннюю услугу по уборке.
Оно было получено, направлено соответствующему утверждающему и отправлено в отдел выставления счетов. В качестве альтернативы он был получен и автоматически перемещен через эти шаги с помощью программного обеспечения для выставления счетов. Теперь пришло время оплатить счет.
Первый способ оплаты, который может прийти на ум, — «старый надежный» — бумажные чеки. Люди выписывают чеки десятилетиями. Может быть, это то, как вы видели, как ваша мать платила по счетам в детстве. Он кажется стабильным и умным.
Однако эта форма оплаты может быть не такой «надежной», как вы думаете, хотя она и «старая». Бумажные чеки подвержены безудержному мошенничеству. Более того, их обработка занимает несколько дней, и стоимость одной транзакции выше, чем, скажем, платеж ACH.
Другим вариантом оплаты является платеж ACH (автоматическая расчетная палата). это электронный межбанковский платеж. Это позволяет вам пропустить чеки, наличные деньги, кредитные карты или проводку. Это быстрее и дешевле, чем использование чеков.
Лучший способ обработки платежа — через безопасные, быстрые и стимулирующие приложения, такие как Березовая улица Pay. Это решение позволяет вам осуществлять платежи всех ваших отделов через одно место. Это упрощает процесс закупок за счет централизации 100% ваших платежей, даже если они осуществляются из разных мест или отделов.
Он имеет расширенные функции безопасности, чтобы защитить ваши деньги от неправомерного использования и мошенничества. Вместо того, чтобы выписывать чеки, вы можете использовать их простой интерфейс для совершения платежей одним нажатием кнопки. Он также имеет полные возможности отчетности и аналитики, чтобы вы могли в режиме реального времени просматривать свои средства для учета и соблюдения требований.
Более того, BirchStreet Pay заплатит ты за пользование их услугами. С самого первого платежа, денег, которые вы уже потратили бы на поддержание своего бизнеса, вы можете начать получать вознаграждение в виде кэшбэка.
Нижняя линия …
Автоматизированная обработка счетов и платежей улучшит процессы вашего курорта. Вместо того, чтобы собирать счета из внешнего почтового ящика и почтовых ящиков различных сотрудников, автоматизированные инструменты обработки счетов будут направлять все ваши счета на один общий центральный адрес электронной почты. Вам не нужно будет сканировать и загружать бумажные счета-фактуры в вашу онлайн-систему подачи документов, потому что они уже будут онлайн!
При ручной обработке счетов каждый счет должен быть собран и направлен в соответствующий отдел для утверждения, прежде чем он будет отправлен в отдел выставления счетов. Благодаря автоматизированной обработке счетов более 80% ваших счетов могут быть обработаны бесконтактным способом. Это означает отсутствие задержек и времени ожидания между отделами. Мало того, программное обеспечение не будет делать ошибок, подобных тем, к которым склонны люди.
Когда приходит время оплачивать счет, автоматические системы снова выходят на первое место. Вы можете отказаться от бумажных чеков, наличных денег или кредитных карт, используя простые в использовании платежные приложения.
Вместо того, чтобы тратить драгоценные минуты на выполнение каждого из множества платежей, необходимых для поддержания работы вашего курорта, вы можете совершать эти платежи одним нажатием кнопки или настроить их на автоматическую оплату.
Автоматизированная обработка счетов и платежей сэкономит вам время, нервы, рабочую силу и деньги. Выбирая правильные продукты для решения этих задач, вы даже можете получать кэшбэк за оплату своих поставщиков.