Статистика показывает, что только 29.1% счетов-фактур оплачиваются вовремя в постпандемических Соединенных Штатах, и без того полный мир счетов-фактур стал еще более запутанным.
Однако, как бы запутанно это ни было, счета-фактуры являются фундаментальной частью процесса «от закупки до оплаты» (P2P). В первую очередь руководители, а затем соответствующие сотрудники должны знать, как выявлять и исправлять проблемы с управлением счетами для упрощения процесса P2P.
Почему управление счетами?
У вас, как у топ-менеджера гостиничного бизнеса, много забот. Вам нужно управлять целыми компаниями; заключать контракты, закупать расходные материалы, управлять брендом, развивать культуру на рабочем месте, удивлять клиентов и повышать или поддерживать рейтинги. Почему внезапная суета вокруг управления счетами, что-то, что существует всегда и наверняка уже имеет процесс?
Во-первых, электронные счета-фактуры. Электронное выставление счетов растет огромными темпами, с рост прогнозируется на уровне 80% к 2027 году. Если вы еще не используете электронные методы в процессе управления счетами, это необходимо изменить, и это нужно изменить быстро. Электронное выставление счетов быстрее, дешевле и менее подвержено ошибкам. Мы подробно расскажем о том, как и почему это следует реализовать позже в этой статье.
Во-вторых, вездесущий призрак: налоги. Организованное и тщательное управление вашими счетами не только облегчит уплату налогов, но и поможет предотвратить вашу проверку. И если вас когда-нибудь будут проверять, хорошо продуманная система сделает этот процесс намного менее болезненным, поскольку вы легко найдете важные документы.
В-третьих, избегайте проблем, связанных с несвоевременной оплатой счетов. Это может включать в себя остановку услуг, борьбу с сборами (и их неизбежными сборами), удар по вашему кредитному рейтингу или, возможно, даже судебные иски против вас. Даже если просроченные платежи кажутся нормой в охваченном пандемией мире, последствия никуда не делись.
Выпуск 1: Ужас
Счета-фактуры — это физические проявления продаж между двумя сторонами. Они перечисляют продукты или услуги, предоставляемые продавцом, и цены, взимаемые с покупателя. Они помогают с размещением, обработкой, доставкой и окончательной оплатой в бизнес-транзакции. Но помимо всего этого, мы не можем игнорировать то, что полученный счет на самом деле сводится к счету.
Если вы когда-либо копались в куче почты, вы знакомы с происходящим процессом сортировки: нежелательная почта, важная информация или напоминания, личная почта и вещи, которые вы хотели бы сохранить, и счета. Слишком часто счета откладываются в сторону, чтобы «разобраться с ними позже».
Вы не можете иметь такой менталитет в успешной компании. Счета-фактуры имеют жизненно важное значение для здоровья вашего бизнеса и должны быть организованы и рассмотрены в кратчайшие сроки. Не позволяйте «страху счетов» проникнуть на ваше рабочее место.
Проблема 2: Плохая категоризация счетов
К сожалению или к счастью, в зависимости от того, как на это посмотреть, существует несколько типов счетов-фактур. Некоторые требуют немедленной оплаты, а некоторые нет, но все требуют внимательного отношения. Вот некоторые основные типы счетов, которые вы можете получить:
- Счет-фактура предложения. Это дает вам представление о том, во сколько в итоге вам обойдется проект или продукт.
- Промежуточный счет. Их часто отправляют во время длительных проектов в качестве напоминания о текущих расходах.
- Повторяющийся счет. Они часто используются для постоянных или повторных клиентов.
- Просроченный счет-фактура. Это то, что подразумевает название, хотя также могут быть дополнительные расходы, которые возникли в результате несвоевременной оплаты.
- Окончательный счет. Это отправляется в конце проекта, возможно, после счета-фактуры предложения и любого количества промежуточных счетов-фактур.
Ваша система управления счетами должна иметь возможность классифицировать их отдельно друг от друга. Читая, вы заметили, что некоторые требуют немедленной оплаты, а некоторые нет. Счета, которые вы получаете, должны как минимум классифицировать по этому показателю.
Есть несколько способов их организации. У вас может быть файл для каждого типа счета-фактуры и подразделений в ваших отдельных проектах, хотя может быть проще хранить счета-фактуры по проектам и хранить счета в том порядке, в котором вы их получили, а те, которые требуют немедленной оплаты, помечены и обработаны своевременно.
Также полезно держать счет-фактуру предложения под рукой, когда вы получаете промежуточные и окончательные счета-фактуры, чтобы вы могли отслеживать, насколько точно фактические затраты отражают прогнозируемые и согласованные, чтобы вы могли задавать вопросы и поднимать проблемы, когда это уместно.
Если вы работаете с бумагой, создайте специальную корзину, папку или файл с четко обозначенными отдельными категориями. Хотя даже самые организованные бумажные системы могут показаться загроможденными.
Мы рекомендуем использовать электронную систему хранения документов. Вы можете сканировать и загружать печатные документы, когда вы их получаете, и легко перемещать электронные файлы в такое место, как Google docs, бесплатную систему, к которой могут получить доступ несколько сотрудников, получив разрешение в электронном виде.
Когда вы создаете таблицу в документах Google, она автоматически загружается на Google Диск, поэтому вам не нужно беспокоиться о сбое вашего офисного компьютера и потере всех ваших электронных файлов (или о наводнении, пожаре или других потерях, выводящих из строя вашу бумажную систему). ).
Проблема 3: Слабая (или отсутствующая) система учета
По мнению ученого из Университет Монтаны, «Система главной бухгалтерской книги является сердцем системы бухгалтерского учета». Как «…запись баланса каждого из счетов в бизнесе», он является неотъемлемой частью повседневной работы, а также имеет основополагающее значение, когда дело доходит до налогового сезона. Храните доходы, расходы и всю другую финансовую информацию в своей бухгалтерской книге.
По вышеупомянутым причинам также рекомендуется иметь эту книгу онлайн.
Проблема 4: Нет назначенного времени или лица
Чтобы быть в курсе ваших счетов, вы должны назначить человека, ответственного за них. Если у вас нет одного человека, занимающегося исключительно этим, как во многих компаниях, убедитесь, что это понятно тому, кто несет ответственность и когда они должны работать над документами.
Запланируйте определенные дни, когда позаботятся об оплате счетов и организации счетов. Строго придерживайтесь графика. Если обязанности откладываются один раз, кто знает, сколько еще раз это может случиться и какие сроки вы за это время можете пропустить. Назначенное лицо также должно вести учет статуса полученных и оплаченных счетов.
Проблема 5: вы все еще выписываете чеки
На дворе 2022 год. Посмотрим правде в глаза: дни выписывания чеков позади. Даже если вы перешли от рукописного к печатному, эволюция оплаты для вас не закончилась. Первая причина: чеки дорогие. Оплата чеком стоит в среднем примерно в три раза дороже, чем оплата через ACH. ACH также безопаснее а также Быстрее.
Чеки уязвимы для мошенничества, в отличие от платежей ACH. Кроме того, время выполнения до пяти рабочих дней замедляет бизнес в быстро меняющемся мире. Если вы все еще используете чеки, это ваш знак перейти на более безопасный, быстрый и экономичный вариант.
Отличный способ обработки платежей через Березовая улица Pay, инструмент, доступный в Березовая улица. BirchStreet Pay поможет вам переключиться с чеков на виртуальные карты. Вы не только экономите деньги, избавляясь от затрат, связанных с чеками, но и можете получать кэшбэк с помощью вознаграждений BirchStreet Pay.
Этот инструмент прост в настройке и удобен в использовании — простой интерфейс позволяет совершать платежи одним нажатием кнопки. Он также имеет функции безопасности высокого уровня и отличное, легкодоступное обслуживание клиентов. Пусть дни чека умрут.
Проблема 6: вы получаете счета по почте
Просто по возможности избегайте счетов, полученных по почте. Получение счетов по электронной почте не только экономит ваше время на сортировку почты и сканирование документов в вашу электронную систему, но также экономит бумагу и место для хранения в офисе.
Просто попросите всех, с кем вы ведете бизнес, отправлять свои счета по электронной почте. Это несложно, так как это экономит ресурсы на обоих концах транзакции.
Проблема 7: вы не используете преимущества технологии OCR
Пока мы модернизируемся, давайте поговорим о программном обеспечении для оптического распознавания символов (OCR). Это программное обеспечение распознает текстовые символы в цифровом документе.
Таким образом, информация из счета-фактуры может быть автоматически введена в систему учета, что устраняет необходимость того, чтобы кто-то тратил время на то, чтобы делать то же самое вручную. Это экономит в среднем около пяти минут на каждый счет, а в сумме это может занять целый день, в зависимости от того, сколько счетов обычно обрабатывает ваша компания.
В занятом и восстанавливающемся мире некоторые вещи не могут позволить себе остаться незамеченными. Управление счетами является одним из них. Чтобы ваш бизнес процветал, убедитесь, что вы решаете распространенные проблемы в рамках управления счетами.
- Организовать, организовать, организовать.
- Назначьте, выделите время и внедрите программное обеспечение.
Когда вы активно заботитесь о своей компании, она будет лучше настроена, чтобы заботиться о вас.