Бюджетирование, иногда болезненное, является одним из наиболее важных аспектов финансового управления в корпоративном мире. Имея бюджет закупок, ваша организация может использовать схему, указывающую, что вы можете себе позволить, а что нет, для разработки более точной и эффективной стратегии закупок.
В прошлые годы роль закупок не ассоциировалась с процессом составления бюджета. Теперь, когда деловой мир продолжает меняться, специалисты по закупкам все больше вовлекаются в разработку бюджета.
Но закупки сосредоточены не только на закупках. Задействованы различные функции, включая логистику, маркетинг, ИТ, стратегический поиск поставщиков, а также задачи по доставке и приемке. Без подробного плана бюджетирования закупок эти функции становятся несогласованными, и финансы вашей компании могут резко ухудшиться, что делает еще более важным обеспечение сбалансированности бюджета от закупок до оплаты.
Вот некоторые ключевые элементы, которые следует учитывать при планировании и управлении стратегией составления бюджета на закупки.
Определите товары и услуги, которые вам нужны
В каждом процессе закупок ваша организация должна приобретать то, что необходимо для ведения бизнеса. Чтобы инициировать стратегию составления бюджета «от закупки до оплаты», составьте список всех товаров и услуг, которые необходимы вашей компании для успешной работы.
Например, если вы проводите корпоративные мероприятия, убедитесь, что у вас есть печатные программы, бейджи и другие материалы. Таким же образом вам нужно будет создать список всех ожидаемых участников.
Как только вы определили какие, вам нужно будет подготовить как-сколько программ печатать? Должны ли они быть определенных размеров? Должны ли они прибыть к определенной дате? Сколько они будут стоить? И так далее…
Оцените варианты вашего поставщика
Затем вы должны найти потенциальных поставщиков.
Хотя у вас уже может быть надежный список поставщиков, всегда полезно переоценить свои возможности, чтобы убедиться, что вы получаете лучшую цену за товары самого высокого качества.
Возможно, это ваш первый шанс найти новых поставщиков. Если это так, вам нужно помнить о таких вещах, как цена, обслуживание клиентов, репутация и время выполнения заказа. Хотя это может потребовать значительного времени на исследования, стоит найти поставщика самого высокого качества, который соответствует вашей стратегии бюджетирования закупок.
Полезный список для подражания 10 критериев оценки поставщиков Картера, который оценивает поставщиков по шкале от 1 до 5 в соответствии с каждой выделенной областью. Затем вы сможете лучше определить потребности своей организации, понять, как ваши поставщики могут удовлетворить их, и выбрать правильный вариант для вашего бизнеса.
Используйте технологии для лучшего принятия решений
При оптимизации стратегии бюджетирования закупок крайне важно убедиться, что все находятся на одной волне. Учитывая столь многое, что необходимо учитывать, правильное планирование и подача заявки как от отдела закупок, так и от финансового отдела имеют решающее значение для обеспечения достижения вашей компанией необходимых целей.
К счастью, использование технологий может гарантировать, что каждый будет в курсе любых корректировок бюджета. Лучше всего начать с поиска платформы, которая предлагает комплексные инструменты чтобы оцифровать процесс закупок и повысить прозрачность контроля бюджета. Это позволяет вашей команде отслеживать ключевые данные о расходах и будьте в курсе любых изменений в бюджете.
Это не только гарантирует, что дорогостоящие заказы не будут выполнены без одобрения руководства, но и добавит уровень защиты процессу покупки. Таким образом, какими бы сложными ни были ваши планы составления бюджета, ваши отделы закупок и финансов могут сохранять спокойствие.
Придерживайтесь вашего бюджета
Установление бюджета закупок может быть сложным и трудоемким. По мере роста вашего бизнеса возрастает и роль планирования бюджета. При наличии большего количества сотрудников и отделов потребность в более высоких затратах неизбежна — таким образом, становится все более важным создать бюджет в режиме реального времени для необходимых операционных расходов во всей вашей организации.
При разработке системы бюджетирования «Закупки сегодня» рассмотрите товары и услуги, в которых нуждается ваша компания, найдите время для проверки вариантов поставщиков и используйте любые технологические решения, обеспечивающие передовой опыт и оптимизирующие процесс бюджетирования.