Компания Northwood Hospitality, основанная в 2010 году, контролирует и управляет растущим портфелем первоклассных гостиничных активов, от отелей с избранным сервисом до независимых отелей, определяющих стиль жизни, - все они приобретены Northwood Investors.
Испытания
До перехода на BirchStreet Pay команда Northwood Hospitality в значительной степени полагалась на бумажные чеки на сумму 95% в своих платежах. В этом процессе часто участвовал квалифицированный персонал по работе с кредиторской задолженностью, который вручную выполнял такие задачи, как печать чеков и штамповка конвертов.
Столкнувшись с этими общими проблемами, они хотели оптимизировать весь рабочий процесс закупок, свести к минимуму ручные ошибки и наладить эффективную связь между различными отделами и поставщиками.
Список желаний
- Повысьте общую эффективность и освободите персонал от трудоемких ручных задач.
- Поставщики перехода на прием виртуальных карт, уменьшая зависимость от дорогих бумажных чеков
- Защита от мошенничества и переплаты
- Превратите кредиторскую задолженность из центра затрат в источник дохода, используя кэшбэк и скидки.
- Повысьте прозрачность и соответствие требованиям, а также улучшите контроль расходов.
Решение
Будучи преисполнены решимости получить больший контроль над своими расходами на закупки, команда Northwood осознала, что автоматизация процесса закупок может дать отелям возможность обеспечивать соблюдение лимитов расходов, отслеживать расходы в режиме реального времени и использовать аналитику расходов для возможностей экономии средств.
В поисках идеального решения для своего обширного портфеля объектов недвижимости они провели тщательную оценку и выбрали BirchStreet Pay как предпочтительный выбор для автоматизации процесса «от закупок до оплаты» (P2P).
Решение BirchStreet Pay не только помогает Northwood Hospitality сократить расходы, связанные с ручным вводом данных, бумажными счетами, чеками и ошибками в платежах, но также способствует улучшению условий с продавцами и поставщиками, оптимизирует движение денежных средств и выявляет потенциальные возможности экономии.
Это платежное решение легко интегрируется с существующими системами компании, обеспечивая бесперебойный поток данных и видимость в режиме реального времени. Он соответствует правилам конфиденциальности данных, предлагая безопасную обработку платежей для снижения риска мошенничества и утечки данных. Кроме того, решение ведет подробный контрольный журнал, облегчая соблюдение как внутренних, так и внешних финансовых правил.
Полученные результаты
Компания Northwood успешно оптимизировала выставление счетов, сбор и хранение платежных реквизитов, одновременно создавая эффективные платежные файлы для продавцов и поставщиков. Они также:
- Переход от ручного чека 95% к цифровым платежам 60%
- Получил более $300K ежегодного кэшбэка от vCard
- Сэкономлено более 2000 часов бэк-офиса
Благодаря тому, что платежи централизованы на единой платформе, сотрудники отеля могут быстро создавать заказы на покупку, получать товары и сопоставлять счета в цифровом виде, что значительно снижает необходимость ручного ввода и сверки данных. Этот оптимизированный процесс позволяет сотрудникам уделять больше времени деятельности, добавляющей ценность, повышая общую производительность.
BirchStreet Pay выходит за рамки, предоставляя надежные возможности отчетности и аналитики, позволяя нашим клиентам Northwood получать представление о тенденциях платежей и оптимизировать свои финансовые операции. Решение обеспечивает лучшие в отрасли меры безопасности для защиты конфиденциальной платежной информации и повышения соответствия требованиям. Эти разнообразные преимущества в совокупности способствуют улучшению финансового управления, укреплению отношений с поставщиками и оптимизации операций.