ビジネスをしている場合、請求書を管理しています。請求書の管理は、組織化された財務台帳を維持し、ビジネスに資金を投入し続け、納税シーズンに備えるために不可欠です。
クライアントが少ないため、請求書の管理は比較的簡単ですが、ビジネスを拡大し始めると、すぐに複雑になる可能性があります.適切な戦略がなければ、請求書が紛失したり、間違って提出されたり、支払いが遅すぎたりする可能性があります…
すべてを手作業で丁寧に行ったとしても、取引先が満足できないほど納期が長くなります。これは、ビジネスの全体的な評判に影響を与える可能性があります。 BirchStreetシステム 請求書を手動で管理することの危険性を認識しており、問題を解決することができます。答えは自動化です。
自動請求書処理とは
請求書の情報と支払い、および金銭の回収。企業はより詳細に制御でき、自動化されたシステムの情報はクラウドに保存されるため、洪水や火災などの自然災害 (または人為的ミス) による重要なファイルの損失を防ぎます。
請求書管理を自動化すると、ターンアラウンド タイムの短縮、間違いの回避、ファイリング システムの整理、ビジネス パートナーとの関係の改善に役立ちます。時間と労力を節約できます。
最初に、支払いが必要な人に請求書を送信するプロセスについて説明します。
1. 請求書はどのように作成しますか?
請求書を作成するとき、毎回手書きですか、それともテンプレートを持っていますか?テンプレートをまだ使用していない場合は、テンプレートを切り替えることを検討してください。テンプレートはより迅速で正確であり、重要な情報を見逃すことはありません。
テンプレートを選択したり、独自のテンプレートを作成したりするのに役立つソフトウェアがたくさんあります。これらのテンプレートに入力する必要がある情報は次のとおりです。
- 請求書番号
- クライアント情報 (名前、住所、連絡先情報など) の表
- 数量を含む領収書明細
- 備考
請求書を作成する際には、必ず条件を含めて承認条件を指定してください。また、実行する必要がある可能性のある追加のアクションについて、段階的な手順をレイアウトします。
2. 請求書はどのように送られますか?
すべての請求書送信システムが同じように作られているわけではありません。ハードコピーの請求書を郵送する場合は、改善の余地がたくさんあります。これが最も遅い方法です。また、郵便システムでの損失のリスクにもさらされます。
もっと手っ取り早い方法は、メールです。このようにして、電子ファイリング システムに簡単に保存できる請求書の電子証跡があります。請求書は受信者の受信トレイに即座に届きます。セキュリティを強化するために、必ず請求書を PDF に変換してください。
請求書を送信するさらに優れた方法は、請求書作成ソフトウェアを使用することです。請求書作成ソフトウェアを使用すると、請求書のデザイン、ブランディング、送信を数分で行うことができます。顧客が請求書作成ソフトウェアを介して送信された請求書を見ると、同時に支払い先へのリンクが表示されます。これは、請求書の受取人にとってより迅速かつ便利であり、より迅速に支払われる可能性があります。
次に、受け取った請求書を処理します。
3. 買掛金プロセスはどのようなものですか?
買掛金 (AP) プロセスは、単に請求書を支払うだけではありません。多くのお金を失う可能性がある場所であるため、完全かつ安全な AP プロセスには多くの作業が必要です。
例えば、 グーグルとフェイスブック $23 百万と $1 億を、サイバー詐欺師が偽の会社を作成し、それを通じて会社に不正な請求書を送っていたため、それぞれ失った.最終的には回収されましたが (請求書詐欺のほとんどのケースではまれなケースです)、企業は正当性を十分に確認せずに「会社」の請求書を支払ったことで、多額の損失を被りました。
あなたの財政を追跡し、潜在的な詐欺を避けるために、完全なAPプロセスに従ってください.
まず、請求書と注文書 (PO) を照合します。取引が成立した後、発注書が購入者に発行され、注文内容、数量、誰から、誰から、および配達日が指定されます。また、固有の PO 番号があり、これがないと完全ではありません。次のステップに進む前に、PO の欠落や PO 番号の不一致などの異常を解決する必要があります。
PO が特定され、請求書と照合されたら、マネージャーまたは上級スタッフに送信して承認を受けます。うまくいけば、彼らは会社が定期的に取引を行っている相手についての良い考えを持ち、すり抜けた可能性のある疑わしいものにフラグを立てることができます.次に、ERP (エンタープライズ リソース プランニング) システムを更新して、請求書の受領と差し迫った支払いを反映させます。
最後に、前の手順が完了した後にのみ、支払いを発行します。
4. 実際にサプライヤーにどのように支払っていますか?
最後のステップまで AP プロセスを完了しました。ここで、実際に仕入先に支払いを発行します。これについてどう思いますか？まだ小切手を書いていますか？
もしそうなら、おそらくあなたは、この支払い方法があなたに負担をかけている時間、お金、およびセキュリティに気づいていません.小切手は、手書きではなく印刷されたものであっても、他の種類の支払いよりも時間がかかります。手紙を書いたり封筒に詰めたりするだけでなく、郵便局に行って送り、銀行に行って取りに行くのに時間がかかります。
さらに、小切手は他の支払い方法よりも高価です。小切手は 1 ポップあたり約 $1.22 の費用がかかりますが、平均的な ACH (Automated Clearing House) の支払いはわずか $0.29 です。大量の支払いを行っている場合、このコストのギャップは時間の経過とともに実際に財務に影響を与える可能性があります.
BirchStreet Pay は、小切手を書くことに伴うお金、余分な時間、およびリスクを回避するのに役立つ請求ソフトウェアの 1 つです。それはあなたの生活を楽にするだけでなく、サプライヤーへの支払いと同じくらい簡単なことで現金報酬を得ることができます.
小切手の仮想カードを切り替えることで機能し、これらのカードを使用すると、キャッシュバックの報酬を獲得できます。 BirchStreet Pay は、安全で価値のある支払いを迅速に行うのに役立ちます。
5. 請求書はどのように提出していますか?
整理されたファイリング システムは、あらゆる事業にとって不可欠です。さまざまな種類の請求書の違いを知ることから始めます。これらには、提案請求書、中間請求書、定期請求書、延滞請求書、および最終請求書が含まれます。
おそらく、これらをそれぞれのタイプごとに色分けすることを検討してください。これを行う簡単な方法は、地元の事務用品店で色付きの粘着タブを手に取り、作成および受領時に請求書に印を付けることです。
物理的なファイルを保管している場合は、ファイル キャビネット、引き出し、またはバスケットをこの目的専用にします。ただし、前述のように、これにより、洪水、火災、または人的ミスの影響を受けやすくなる可能性があります.請求書を提出する最善の方法は、自動請求書ファイリングを使用して請求書をクラウドに移動することです。
以前は、企業は多くの場合、フルタイムの簿記担当者を雇って、請求書の作成、分類、支払い、およびファイリングを行う必要がありました。これはかなり反復的なタスクのための多くの人的資源です。最近では、有料の簿記係と同じことができるソフトウェアがあります。このソフトウェアは、請求書テンプレートの生成から、請求書の正確な提出、期限内の支払いまで、すべてを実行できます。
請求書ソフトウェアは、文書を整理された、直感的で完全な方法でファイルできるため、監査さえもストレスを感じることはありません。すべてが安全に保管、整理され、クラウドから取得できます。
6. 請求書をデジタル化していますか?
請求書作成ソフトウェアを使用するには、請求書をデジタル化してクラウドに保存できるようにする必要があります。キャビネットが紙の請求書でいっぱいになっている場合、残念ながら、それらをスキャンしてクラウドにアップロードするという最初のタスクを実行する必要があります。それが完了したら、デジタル請求書のみの取引を開始できるため、最終的には生活がずっと楽になります.
すべての物理的な書類をクラウドにアップロードした後、またはその前に、現在の請求書を物理的なものからデジタルに移行することができます。電子メールを使用するか、BirchStreet Pay などの請求ソフトウェアを使用して請求書を発行し、発行されたものに支払います。スキャンや紙の切り取りはもう必要ありません。クラウド テクノロジーを介した手間のかからない請求書管理だけです。
ビジネスをオンライン請求ソフトウェアに移行すると、非常に多くのメリットがあります。
すべてがクラウドに保存されます。つまり、コンピューターのクラッシュやサム ドライブの紛失によって、物理的なコピーやデジタル コピーを失うことを心配する必要はありません。請求書作成ソフトウェアを使用すると、ドキュメントをカスタマイズしてブランドのアイデンティティをさらに高めることもできます。
さらに、請求書作成ソフトウェアを使用すると、多くの言語と通貨で取引できるため、国際的なビジネスを簡単に行うことができます。また、請求書発行ソフトウェアは、より迅速なサービスを提供し、インクと紙のコストを節約し、いつでもどこでもアクセスできます。
請求書の管理をまだ手動で行っている場合は、これをオンラインに移行して、より簡単、安全、正確な請求書作成を行うためのキックスタートと考えてください。