それだけを示す統計で 29.1% の請求書 パンデミック後の米国で期日通りに支払いが行われているため、すでに混乱している請求書の世界はさらに乱雑になっています。
ただし、どんなに面倒でも、請求書は調達から支払い (P2P) プロセスの基本的な部分です。最初に幹部、そしてすぐ後に続く関連する従業員は、合理化された P2P プロセスのために請求書管理の問題を特定して修正する方法を知る必要があります。
請求書管理を行う理由
C-Suite ホスピタリティ エグゼクティブとして、あなたには多くの仕事があります。運営する会社全体があります。交渉すべき契約、調達した備品、管理すべきブランド、育成すべき職場文化、顧客を驚かせ、評価を上げて高く維持することです。請求書管理について突然大騒ぎになったのはなぜですか?
まずは電子請求。電子インボイスは驚異的な速度で成長しています。 80%で予測される成長 請求書管理プロセスでまだ電子的な方法を使用していない場合は、それを変更する必要があり、迅速に変更する必要があります。電子インボイスは、より速く、より安く、間違いが起こりにくいものです。これを実装する方法と理由については、この記事の後半で詳しく説明します。
第二に、遍在する亡霊、税金です。請求書を体系的かつ徹底的に管理することで、納税が容易になるだけでなく、監査を受けるのを防ぐことができます。また、監査を受けたことがある場合でも、よく考えられたシステムにより、重要なドキュメントを簡単に見つけることができるため、プロセスの負担が大幅に軽減されます。
第 3 に、請求書の支払いの遅延に伴う問題を回避します。これには、サービスの停止、コレクション (およびその差し迫った料金) との試合、クレジット スコアへのキック、または場合によっては法的措置が取られることさえ含まれる可能性があります。パンデミックで混乱した世界では支払いの遅れが当たり前のように見えても、その結果は消えていません。
問題1：ドレッド
請求書は、2 者間の売上の物理的な明示です。それらは、売り手が提供する製品またはサービスと、買い手に請求される価格を箇条書きにします。彼らは、商取引における配置、処理、配達、および最終的な支払いを支援します。しかし、それはさておき、受け取った請求書が実際に請求書に帰着することを無視することはできません.
郵便物の山を調べたことがある人なら、迷惑メール、重要な情報やリマインダー、個人的なメールや保管したいもの、請求書などの仕分けプロセスをよく知っているでしょう。請求書は、「後で処理する」ために脇に置かれることが多すぎます。
成功している会社では、このような考え方を持つことはできません。請求書はビジネスの健全性に不可欠であり、整理して迅速に処理する必要があります。 「手形恐怖症」が職場に侵入するのを許してはなりません。
問題 2: 請求書の分類が不十分
残念ながら、あるいは幸いなことに、請求書には見方によっていくつかの種類があります。すぐに支払う必要があるものとそうでないものがありますが、すべて注意が必要です。受け取る可能性のある基本的な請求書の種類を次に示します。
- 提案請求書。これにより、プロジェクトまたは製品が最終的にどれだけの費用を負担するかの提案が得られます。
- 中間請求書。これらは、現在の料金を思い出させるために、長いプロジェクト中に送信されることがよくあります。
- 定期的な請求書。これらは、常連またはリピーターのお客様によく使用されます。
- 期日を過ぎた請求書。これはその名前が意味するものですが、期限内に支払わなかった結果として発生した追加料金もある可能性があります.
- 最終請求書。これは、プロジェクトの最後に、おそらく提案請求書と多くの中間請求書の後に送信されます。
請求書管理システムには、これらを個別に分類する方法が必要です。読んでいるうちに、すぐに支払う必要があるものとそうでないものがあることに気付くでしょう。受け取る請求書は、 少なくとも この指標によって分類されます。
これらを整理するにはいくつかの方法があります。別々のプロジェクト内の請求書とサブディビジョンのタイプごとにファイルを作成することもできますが、プロジェクトごとにファイルし、請求書を受け取った順に保管し、即時支払いが必要な請求書にフラグを付けてタイムリーに処理する方が簡単な場合があります。
また、中間請求書と最終請求書を受け取ったときに提案請求書を手元に置いておくと、実際のコストが予測および合意されたものをどれだけ正確に反映しているかを追跡できるため、必要に応じて質問したり問題を提起したりできます。
紙で操作する場合は、専用のバスケット、フォルダー、またはファイルを作成し、個別のカテゴリを明確にマークします。ただし、最も整理された紙のシステムでさえ、散らかっているように感じ始める場合があります。
電子申告システムの利用をお勧めします。ハード コピー ドキュメントを受け取ったらスキャンしてアップロードし、電子ファイルを Google ドキュメントなどの場所に簡単に移動できます。これは、電子的に許可された場合に複数の従業員がアクセスできる無料のシステムです。
Google ドキュメントで表を作成すると、自動的に Google ドライブにアップロードされるため、オフィスのコンピューターがクラッシュしてすべての電子ファイルが失われること (または、紙のシステムが洪水、火災、その他の損失によって失われること) を心配する必要はありません。 ）。
問題 3: 精彩を欠いた (または不足している) 台帳システム
当時の学者によると モンタナ大学、「総勘定元帳システムは会計システムの心臓部です。」 「…企業内の各口座の残高の記録」として、税務シーズンになると、日常業務に不可欠であるだけでなく、基本的なものになります。収入、支出、およびその他すべての財務情報を元帳にまとめます。
前述の理由から、この元帳をオンラインにすることもお勧めします。
問題 4: 時間や人が指定されていない
請求書を常に把握するには、請求書の責任者を任命する必要があります。多くの企業がそうであるように、専任の担当者が 1 人もいない場合は、誰が責任を負い、いつ文書に取り組むべきかを明確にしてください。
請求書の支払いと請求書の整理が行われる特定の日をスケジュールします。スケジュールを厳守してください。義務が一度延期された場合、それがさらに何回発生する可能性があり、その間にどのような種類の締め切りを逃す可能性があるかは誰にもわかりません.任命された人は、受け取った請求書と支払われた請求書のステータスの記録も保持する必要があります。
問題 5: まだ小切手を書いている
2022 年です。正直に言いましょう。小切手の時代は終わりました。手書きから印刷物にアップグレードしたとしても、支払いの進化は終わりではありません。最初の理由: 小切手は高価です。小切手で支払う場合、ACH で支払う場合の平均で約 3 倍の費用がかかります。 ACHも より安全 と もっと早く.
小切手は、ACH 支払いとは異なり、詐欺に対して脆弱です。また、最大 5 営業日かかるターンアラウンド タイムは、ペースの速い世界でのビジネスを遅らせます。小切手をまだ使用している場合は、より安全で、高速で、費用対効果の高いオプションに切り替えるサインです。
支払いを処理する優れた方法は、 BirchStreet Payから入手できるツール バーチストリート. BirchStreet Pay は、支払いを小切手から仮想カードに切り替えるのに役立ちます。小切手にかかる費用をなくすことでお金を節約できるだけでなく、BirchStreet Pay の報酬でキャッシュバックを獲得できます。
このツールはセットアップも使用も簡単です。シンプルなインターフェースにより、ボタンを押すだけで支払いを行うことができます。また、高度なセキュリティ機能と、アクセスしやすい優れたカスタマー サービスも備えています。小切手の日々を死なせましょう。
問題 6: 郵送で請求書を受け取っている
郵送による請求書の送付はできるだけ避けてください。請求書を電子メールで受信すると、物理的な郵便物を仕分けして電子システムにドキュメントをスキャンする時間を節約できるだけでなく、紙やオフィスの保管スペースも節約できます。
あなたがビジネスを行っている人は誰でも、請求書を電子メールで送信するように依頼してください.これにより、トランザクションの両端でリソースが節約されるため、難しい販売ではありません。
問題 7: OCR テクノロジを活用していない
モダナイゼーションの流れの中で、光学式文字認識 (OCR) ソフトウェアについて話しましょう。このソフトウェアは、デジタル ドキュメント内のテキスト文字を認識します。
このようにして、請求書の情報を会計システムに自動的に入力できるため、誰かが同じことを手動で行う必要がなくなります。これにより、請求書ごとに平均で約 5 分節約でき、会社が通常処理する請求書の数にもよりますが、合計すると 1 日分の時間を節約できます。
忙しくて回復しつつある世界では、特定のものを隙間に入れるわけにはいきません。請求書管理もその一つです。ビジネスの繁栄を維持するには、請求書管理の一般的な問題に対処していることを確認してください。
- 整理、整理、整理。
- 時間を指定して確保し、ソフトウェアを実装します。
あなたが積極的にあなたの会社を探しているとき、それはあなたの世話をするためのより良い準備ができているでしょう.