ホスピタリティ ビジネスにとって、買掛金の適切な管理ほど重要なことはほとんどありません。結局のところ、ホテルや企業は多数のサプライヤーと協力して、自社の顧客に質の高い体験を提供しています.
必要なホスピタリティ費用を適切に監視することは、正のキャッシュ フローとベンダーとの良好な関係を維持するための鍵です。しかし、買掛金を手動で追跡するのは時間がかかり、非効率性に満ちています。今日のペースの速いビジネス環境では、買掛金の自動化は、すべてをスムーズに実行するための鍵です。
自動化の概念は、制御を放棄しているように感じるかもしれませんが、その逆です。買掛金自動化を使用すると、いくつかの価値あるメリットがもたらされるため、ホスピタリティ ビジネスの財務管理が強化されます。
1. ヒューマンエラーをなくす
あらゆるタイプの自動化システムの最も明白な利点の 1 つは、人為的エラーのリスクを軽減することです。高度な訓練を受けた経験豊富なチームであっても、手作業による処理ではしばしばミスが発生します。
Microsoft Excel スプレッドシートのようなツールは、チームの効率を高め、エラーを起こしにくくするのに既に役立っていると思うかもしれません。しかし、これらの技術リソースを使用しても、人的エラーは依然として非常に一般的です。
実際、英国の 1,000 人の会社員を対象とした調査では、 98パーセント Microsoft Excel でエラーが発生し、会社が損失を被ったことがありました。他の研究では、 88パーセント そのようなスプレッドシートの中に「重大なエラー」が含まれていました。
好むと好まざるとにかかわらず、間違ったデータ入力によって買掛金が台無しになるのは簡単です。単純なタイプミスをコピー アンド ペーストすると、どこで問題が発生したかを見つけることがほぼ不可能になります。
買掛金の自動化により、請求書がデジタル化されます。手動のデータ入力に頼る必要はありません。これにより、システムに入力された情報が正確になり、受け取った請求書が正確に反映されます。詳細な請求書データは、請求書の詳細に基づいて分析レポートを作成するのにも役立ち、将来のベンダー注文に関する意思決定を通知するのに役立ちます。
2.透明性の向上
買掛金自動化が人的エラーの排除に役立つ主な理由の 1 つは、プロセス全体の透明性が向上することです。すべてがデジタルで管理されるため、支払いや請求書のデータを確認する必要があるすべての人がデータに簡単にアクセスできます。財務チームのメンバーは、データの入力に時間を費やすのではなく、データの確認にエネルギーを集中できます。
より多くのスタッフが請求書と支払いのデータを確認できるようになると、情報を検証し、修正が必要な潜在的なエラーや異常を特定する能力が向上します。
買掛金自動化により、プロセスのすべてのステップを明確に把握できます。支払い状況を完全に把握できます。いつ送金されたか、いくら送金されたかを再確認できます。お金がどこに行くのかを確認し、潜在的にコスト削減の機会を特定できます。自動化されたシステムは、支払いが完了したとき、またはデジタル署名を記入する必要があるときに、アラートと検証を送信できます。
買掛金の自動化により、サプライヤーの透明性も向上します。請求書のステータスを表示するオプションを提供するだけで、サプライヤーは請求書が処理され、支払いが進行中であることを確信できます。このレベルの透明性により、信頼が高まり、サプライヤーが支払い状況の更新のためにチームを追跡する必要がなくなります。
3. 生産性の向上
買掛金の自動化により、チーム全体の効率と生産性が劇的に向上します。財務チームが手動のデータ入力に時間を費やす必要がない場合、より高いレベルのタスクに集中できます。時間がかかり、反復的でエラーが発生しやすいジョブは、買掛金ソフトウェアによって瞬時に処理されます。
これにより、発注書の提出を支援する必要があるビジネス内の他のチームの生産性も向上します。自動化により、財務の経験が少ない人のためにこれらのプロセスが簡素化されるため、財務部門は他の人を基本的に指導するのに多くの時間を費やす必要がありません.
バックオフィス チームの生産性が向上することで、収益に直接貢献するより多くの作業を行うことができるようになります。コストの節約にもつながります。自動化によってサプライヤーの請求書が期限内に確実に支払われるという単純な事実でさえ、大幅なコスト削減につながる可能性があります。
Institute of Finance & Management の次のデータ ポイントを検討してください。 2021年ワールドクラスのAPパフォーマンス レポート: 年間 20,000 件未満の支払いを手動で処理する企業の中で、すべての注文書の請求書を期限内に支払う企業はわずか 24% です。注文書ベースではない支払いの場合、この数字はあまり良くなく、期日どおりに支払う人はわずか 26% です。
多くのベンダーやサプライヤーは、請求書が期限内に支払われない場合、遅延料金やその他の料金を請求します。この調査によると、手動で処理された支払いの請求書あたりのコストは $15.97 でしたが、買掛金の自動化を使用した企業はその金額を $12.98 に削減しました。請求書あたり $2.99 の節約は、ビジネス プロセスの請求書 10,000 件ごとに約 $30,000 の節約になります。
4. 例外をより適切に管理する
異常な支払い状況は、買掛金勘定で常に発生するわけではありませんが、金銭的損失の潜在的な原因になるほど頻繁に発生します。たとえば、例外の一般的な例の 1 つは、最初の請求書が期限内に支払われなかったためにサプライヤが 2 番目の請求書を送信した場合の二重支払いです。両方の請求書がサプライヤーに支払われるのは非常に簡単です。
その他の例外には、製品またはサービスが提供される前に支払いが行われる予定の時期尚早の支払いが含まれます。最後に、請求書の情報が発注書またはその他の補足文書と一致しない場合、請求書の例外が発生する場合があります。これには、注文されたアイテムの数の不一致、または以前に見積もられた価格の不一致が含まれる可能性があります。
これらの例外には、ほとんどの請求書の通常の処理を超えた追加の注意が必要です。ただし、支払う必要のある請求書が非常に多いため、買掛金を手動で実行すると、このような問題が簡単に見過ごされてしまう可能性があります。一部の逸脱は、以前に決定された「許容範囲」内に収まる可能性がありますが、大きな例外を見逃してしまうと、損失の主な原因になる可能性があります。
買掛金勘定の自動化により、チームは、領収書やその他のドキュメントを比較するカスタマイズされた照合ルールを使用して、これらの例外やその他の例外を特定できるようになります。これにより、以前に確立された許容範囲外の例外を迅速かつ正確にフラグ付けできます。チームは不一致を迅速に評価し、ビジネスが過払いにならないように修正することができます。
5. 抑制と均衡
小切手と残高は、買掛金の詐欺やその他の損失を防ぐために不可欠です。買掛金自動化ソリューションを使用すると、支払いのセキュリティを強化し、財務上の損失を防ぐことがはるかに簡単になります。
これは、基本的なことから始まります。実際に支払う義務があることを確認することです。買掛金勘定の自動化により、支払いが送信される前に、支払い要求をより詳細に制御できます (適切な承認が確実に与えられるようにすることを含む)。職務の分離により、部門全体が責任を負い、支払いを承認する義務が 1 人の担当者だけに及ぶことはありません。
買掛金アクションを複数の人が表示する必要がある場合 (デジタル署名を取得することを含む)、不正が発生するリスクが大幅に軽減されます。これにより、支払いが事後に問題になった場合の調査プロセスを合理化する、各支払いのデジタル「証跡」も作成されます。
リアルタイムのレポートを使用すると、悪意のない他の問題をよりよく把握できます。このシステムにより、承認プロセスのさまざまな段階の責任者を特定できるため、支払い処理の遅延を発見するのに役立ちます。
これらの問題に対処することで、より多くの請求書が期限内に支払われるようになります。期日までに支払いができるようにプロセスを改善することもできます。これにより、早期支払いの割引を交渉できる可能性があります。これは、従業員が紙の束をふるいにかけて支払い活動を確認および確認するよりもはるかに効率的です。
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買掛金の自動化により、ホスピタリティ ビジネスの財務を管理する方法が劇的に改善されます。購入の可視性を高め、領収書をデジタル化することで、お金を失う原因となるエラーやその他のリスクを排除できます。
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