過去数十年にわたり、特にホスピタリティ調達プロセスに関しては、自動化技術の絶え間ない進歩が見られました。製品の調達、入札、オークション、注文などの手順はすべて、自動化されたシステムに組み込まれています。これらの進歩により、比類のないレベルの一貫性、効率性、および利便性が生み出されましたが、特にこの自動化から取り残されがちな領域が 1 つあります。それは支払いです。
何年もの間、組織は紙の小切手や手動の購入追跡、請求書の照合、在庫管理などの従来の支払いプロセスに依存してきました。多くの人が、これらの昔ながらの支払い方法の方が寿命が長いため便利だと主張していますが、手動の支払いシステムはますます高価になり、安全性がはるかに低くなり、サイバー泥棒からの攻撃を受けやすくなっています.
自動化の新しい時代に入る一方で、さまざまな調達プロセスだけでなく、主に支払いにおいてもこのテクノロジーの使用を認めることが重要です。調達プロセス全体のことわざのラストマイルとして、支払いの1つの間違ったステップが調達システム全体の故障につながる可能性があります.
自動化された支払いにより、バックオフィスの頭痛の種が軽減されます
手動から自動化されたシステムに切り替えるプロセスは、ホスピタリティ業界の多くにとって困難なものでした。調達の管理、適切な製品の選択と購入、請求書の管理など、考慮すべき重要な領域がたくさんあります。企業がこれらの分野向けに高度に専門化された自動化システムの構築と実装に取り組んできたため、多くの企業が支払いの最終的な重要なステップを見落としています。
クリス・ヘリン支払い担当ゼネラル マネージャーBirchStreet Systems で、e-pay に関するこの現象を説明し、これを「ラスト マイル」と呼んでいます。最近のインタビュー. 「この優れた自動化をすべて構築したばかりで、最終的には従来の支払いプロセスに戻ります…これがラスト マイルです…そのラスト マイルが故障すると、不動産とバックオフィスに多くの頭痛の種が生じます」
しかし、Herrin 氏は続けて、これにより企業は自動化をさらに進める機会を得ることができると述べています。 「支払いはこのプロセスの最後のステップです。あなたは自動化の素晴らしい仕事をすべてやり遂げ、ベンダーとサプライヤーに支払い、彼らがお金を確実に受け取り、あなたの口座に確実に適用する必要がある最後のマイルに到達しました。」
と自動電子決済システム、バック オフィスは、より高速でシームレスな請求書処理サイクルの恩恵を受けることができます。サプライヤーやベンダーが期限内に支払いを受け取ることを心配する必要はもうありません。このシステムにより、支払いがいつ処理されるかを正確に知ることができ、取引プロセス全体を監視できるようになります。これにより、現金の流れを維持し、事前に計画することができます。
不正防止を強化し、エラーを起こしにくくする
手動請求システムの最大の欠点の 1 つは、詐欺やエラーのリスクが高まることです。
金融詐欺は、ホスピタリティ業界でますます蔓延しています。疑いを持たない被害者をおびき寄せて、銀行口座データ、社会保障番号、およびクレジット カード情報を引き渡す攻撃の数は増加しているため、組織、クライアント、およびサプライヤーのために安全な支払いシステムを取得することが重要です。
e-pay ソフトウェアのような自動システムを使用すると、機密性の高い財務データを暗号化するより高いレベルの支払いセキュリティを取得できるため、安全で安全な支払いオプションになります。さらに、ほとんどの電子決済システムは、疑わしいアクティビティ (潜在的な詐欺など) について警告を発するため、リスクの兆候が最も早い段階で攻撃から支払いを守ることができます。
同様に、手動の支払いプロセスは人為的ミスの余地を生み出し、修正に数千ドルと数時間の費用がかかる可能性があります。
電子決済システムは、データを手動で入力したり、大量のサプライヤーの請求書を手で支払ったり、支払いの詳細を含む物理的な文書を転送したりする必要をなくすことで、このリスクを最小限に抑えます。代わりに、支払いプロセス全体を最初から最後までデジタル化して、従業員の貴重な時間を解放するだけでなく、コストのかかる人為的ミスの可能性を減らすことができます。
シームレスな電子決済でサプライヤーとの関係を改善
調達のラスト マイルとして、支払いプロセスは想像以上に重要です。調達プロセスのすべては、支払い方法がどれだけうまく実行されるかにかかっています。 Herrin が以前に指摘したように、この最終プロセスで 1 つのミスが発生すると、調達システム全体に大きな障害が発生する可能性があります。
これは、企業の内部ワークフローの重要な側面であるだけでなく、サプライヤーとの強力な関係を維持する上でも重要です。
十分に油を注がれた電子決済システムは、サプライヤーとベンダーが時間通りに正しい方法で支払いを受けていることを知って安心できるようにする必要があります.しかし、手動の支払いシステムが不正な小切手、遅延または不正な支払い、またはその他の混乱を起こしやすい場合、サプライヤーは信頼できるビジネスパートナーとしてあなたを信頼できないと感じ、あなたのサービスを他の場所で探す可能性が高くなります.
e-pay を使用すると、サプライヤに支払いと取引の詳細を完全に可視化して、一貫して時間通りに支払われているという信頼を与えることができます。サプライヤがあなたを信頼できると感じたとき、戦略的な関係が形作られ、混乱が発生したり予期しない危機が発生したときに、そのような手ごわい絆がすべての違いを生み出すことができます.
BirchStreet の自動支払いシステムを調べる
BirchStreet Systems では、自動化の未来に向けた支払いなどの調達プロセスを前進させることに情熱を注いでいます。
を実装することで、BirchStreet Pay電子決済ソリューションを使用すると、取引プロセスを最初から最後まで簡素化および迅速化できるため、エラーやバックオフィスの頭痛の種を減らすことができます。 ACH、小切手、vCard など、複数の安全な支払いオプションから選択できるため、企業はスマート ペイ テクノロジーの力を利用して、さまざまな部門や場所での調達を簡素化できます。
さらに、このソリューションにより、支出とコンプライアンスのプロセスを完全に把握できるため、すべての取引の詳細が正確であり、サプライヤーへの支払いが迅速かつ安全に行われるようになります。