ビジネスを成功させるためには、キャッシュ フローと支出、つまり金銭による支払いに注意を払う必要があります。そしてCOVID後の不況で インフレ率の高騰、誰もが費用を最小限に抑え、利益を最大化する（または少なくとも損失を最小限に抑える）ために最善を尽くしています.
ビジネスは 運用方法の変更、新しいテクノロジーの採用から既存のビジネスモデルの完全な再編成まで。資本は保護する必要があります。ギャップを埋める必要があります。プロセスを強化する必要があります。
認めるか否かにかかわらず、多くの企業はこれまでになく小銭を数えることを余儀なくされています。コーヒーマシンが交換されていない、または医療保険の償還が縮小していることに気付いたかもしれません。おそらく、あなたは会社のためにこれらのお金を節約する決定を下さなければならない人です.お金に関するこのすべての懸念に対して、敵対的な環境でビジネスを成功させるために集中して改善できる領域が 1 つあります。それは買掛金プロセスです。
買掛金: プロセス
買掛金勘定 (AP) は、企業がそのベンダー、サプライヤー、および債権者に対して負っているお金です。これらは、通常は 1 回の支払いサイクルで解決される短期債務です。 AP は、これらの短期債務の解決を担当する部門または従業員を指す場合もあります。
買掛金プロセスにはいくつかのステップがあり、それぞれがビジネスのライフサイクルに不可欠です。まず、商品のリクエストがあります。あなたがホテルチェーンで働いているとしましょう。プロセスの最初のステップは、ハウスキーピング部門が、使い古したり破損したアイテムを交換するために新しいタオルのバッチを要求することです。
これが承認されると、次のステップである購買が開始されます。購買部門は、複数のリネンサプライヤーに見積もりを依頼し、最良の価格で最高の品質を決定します.サプライヤーが選択された後、発注書 (PO) が作成されます。
次に、例を続けると、ホテルはタオルとサプライヤーの請求書を受け取ります。受領した商品は、受領レポートの登録によって計上されます。
その後、買掛金は「負債」として計上されます。これは、あなたの会社がまだ負っているお金につながります。買掛金を記録する従業員は、発注書と受領報告書を使用してこれを行います。
最後に、あなたの会社はリネン業者に支払いを行い、買掛金を決済します。支払いにはさまざまな方法がありますが、次のような信頼できるツールを使用して即座に電子的に支払うのが最善の方法です。 BirchStreet Pay これにより、貴重なお金と時間を節約でき、キャッシュバック リベートを提供できます。 BirchStreet Pay は、よりスマートな支払い方法です。
買掛金: 問題
何を扱っているかがわかったので、AP プロセスが会社の財務の問題に関与する可能性がある方法は比較的明白です。記録管理が不十分であると、ベンダーへの支払いが遅れたり遅れたりする可能性があります。これにより、ベンダーとの関係が損なわれる可能性があり、ビジネスを継続するために必要な商品を入手するのに問題が生じる可能性さえあります.
ベンダーへの支払いに紙の小切手を使用すると、遅延や余分な費用が発生しやすくなり、会社が詐欺に遭う可能性があります。
これらの問題には比較的簡単な修正方法があります。ソフトウェアを使用して買掛金を追跡し、ACH 支払いを使用するか、 仮想カード ベンダーに支払います。しかし、今日取り組む問題は、さらにいくつかの手順を踏むものです。つまり、二重支払いを回避することです。
重複は痛い：2回言う必要がありますか？
今日の厳しい市場でますます一般的になっている慎重なコスト削減と少額の節約のすべてにおいて、重複は二重に苦痛です.ここでは、AP プロセスにおけるベンダーへの二重支払いについて言及しています。
商品やサービスに対して企業に数百ドルまたは数千ドルを支払っているときに、壊れた $65 コーヒー メーカーを交換しないことに何の意味がありますか 二回?あなたが得られるのは、疲れていて、不機嫌な従業員と、節約された純ドルがゼロであることだけです。
これはばかげているように聞こえるかもしれません。私の会社がベンダーに 2 回支払うのはなぜですか?それが起こる前に、私たちは確かにそれを捕まえるでしょう。それは起こります。そしてしばしば。業績の良い企業の場合、重複 (またはその他の形式の誤った支払い) が補われます。 0.8% の支払い.それは小さな割合のように思えるかもしれませんが、数十万ドルの支払いについて話している場合、新しいコーヒー メーカーで失われた $65 はバケツの 1 滴にもなりません。
どの企業も、重複した支払いをなくす戦略が必要です。ここでは、重複した支払いを回避し、会社を数千ドルまたは苦労して稼いだドルを節約するための 6 つのステップについて説明します。
ヒント #1: VMF を統合する
ベンダー マスター ファイル (VMF) は、会社がビジネスを行っているすべてのベンダーを追跡する場所です。理論的にはすべての企業が VMF を持っているべきですが、それが良いというわけではありません。
多くの企業は、自分たちが物事を把握していると考えて、ファイルにベンダーを追加しますが、実際には、特大のフランケンシュタイン風のファイルに情報ジャンクを追加しているだけです。
あなたの VMF が過去 1 年ほど「メンテナンス」を受けていない場合 (そして、多くの場合それよりも長い時間がかかることがわかっています)、今がその時です。取引先の各ベンダーが計上されていることを確認してください。ただし、計上されるのは 1 回のみです。
「Terrific Towels Inc.」など、同じベンダーの重複に注意してください。と「素晴らしいタオル」。一部の善意のある従業員は、今月タオルベンダーへの支払いを行っていないことに気づき、別の支払いを送信する可能性があります.このように、$1,500 を 2 回支払いました。
ヒント #2: VMF エントリを標準化する
重複するベンダーを排除しても、VMF のメンテナンスは終わりではありません。多くの場合、VMF (多くの場合スプレッドシート) は標準化された方法で記入されていません。これは多くの混乱を招く可能性があり、それを言う必要がありますか?二重支払い。
ベンダー名の前に「the」を使用するかどうかを決定します。何かが完了したことを示すために Y、X、またはチェック マークを使用するかどうかを決定します。決めます いつ その過程で何かが「完了」とみなされ、VMF に記入する人がそれらのタイムライン基準に準拠していることが確認されます。
ヒント #3: 各ベンダーから W-9 があることを確認してください
取引先の各ベンダーから W-9 を入手することが不可欠です。見落とされないように、これを VMF フォームの一部にすることを検討してください。
W-9 には、取引先の企業および個人の名前、企業との関係、住所、社会保障番号または従業員 ID 番号のいずれかである納税者番号 (TIN)、および署名が必要です。このようにして、誰と取引しているかを知り、必要なときにその情報を手に入れることができます。
各 W-9 は VMF 上に 1 回だけ存在する必要があります。エントリに VMF へのリンクがない場合は、エントリが重複している可能性があります。
ヒント #4: 税務情報の収集と確認
W-9 を取得したら、IRS の Web サイトにある TIN 照合ツールを使用して納税者識別番号を確認します。これにより、支払いや会社とのやり取りの際に間違いを犯すことはありません。さらに、ビジネスの税金を申告するときに必要なすべての (正しい) 情報が既にあります。
TIN が IRS の Web サイトと一致していることを示すために、VMF の別のセクションを用意することを検討してください。これは、ファイル内の重複を減らすのにも役立ちます。
ヒント #5: 間違いや詐欺を減らすために職務を分離する
AP プロセス全体の処理を 1 人の従業員に頼らないでください。間違いは人間です。支払いは簡単に見落とされたり、複製されたり、認めたくありませんが、不正行為に使用される可能性があります。 AP プロセスの各ステップには、少なくとも 2 人の担当者が必要です。 1 人の人物がベンダー関係を設定したり、1 人の人物が VMF を担当したりしてはなりません。
この「バディ」または「チーム システム」は、前述のようにプロセスが標準化されている限り、間違いや混乱を減らすのに役立ちます。さらに、各ステップに 2 組の目があれば、不正な従業員があなたの会社をだましてお金をだまし取ろうとする誘惑を減らすのに大いに役立ちます。
ヒント #6: 警戒を怠らない
ズボンを縫う手順のように、これらの 1 回限りの手順を考慮しないでください。 VMF を統合し、そのエントリを標準化し、パターンを購入し、衣類を裁断し、縫製し、その後永遠に完了するように、一度に業務を分離することはできません。
VMF は、少なくとも 1 年に 1 回、全体を調べ、再統合し、標準化のためにチェックする必要があります。あなたの会社は、職務が分離されたままであること、および AP プロセスの重要なステップで「専門化」して他の従業員の目を離す従業員が一人もいないことを確認する必要があります。
これらの 6 つのヒントを使用すると、会社は重複した支払いを減らし、お金を手に入れるのが難しい時期にお金を節約することができます。