Highgate Hotels è una delle principali società di investimenti immobiliari e di gestione dell'ospitalità, vantando un portafoglio impressionante con oltre $20 miliardi di asset in gestione.
Le sfide
Come molte organizzazioni nel settore dell'ospitalità, le sfide dell'Highgate Hotel erano incentrate su un processo di pagamento frammentato, ad alta intensità di lavoro e inefficiente.
La pandemia ha aggravato questi problemi causando interruzioni nella catena di approvvigionamento e mancanza di lavoratori. Highgate ha visto l'opportunità di accelerare il passaggio ai processi digitali e di utilizzare l'automazione per gestire meglio le spese e gli acquisti. Questo cambiamento di strategia mirava anche a dare loro un vantaggio nella competizione per le loro varie proprietà.
Lista dei desideri
• Digitalizzare il processo di approvvigionamento per aumentare la visibilità e migliorare il controllo della spesa
• Migliorare l'efficienza e allontanarsi dagli sforzi manuali
• Spostare i fornitori verso l'accettazione di carte virtuali, diminuendo la dipendenza dagli assegni e massimizzando il cash back
• Proteggersi da costose frodi negli appalti e garantire la conformità
• Trasformare la contabilità fornitori da un costo a un generatore di entrate
• Mitigare le interruzioni derivanti dal turnover del personale o da eventi imprevisti
• Semplificare le integrazioni con altri sistemi per una maggiore coesione operativa
La soluzione
Per semplificare le attività complicate di un vasto portafoglio immobiliare, Highgate aveva bisogno della soluzione giusta. Dopo un'attenta considerazione, hanno scelto BirchStreet Pay come il modo migliore per procedere con l'automazione del processo di pagamento (P2P).
Con un costo medio del settore compreso tra $5 e $8 per assegno, i conti fornitori e i team di acquisto sono centri di costo, che allontanano le persone dalle attività a valore aggiunto. Il processo P2P automatizzato di BirchStreet combina la contabilità fornitori e quella acquisti in un unico processo efficiente e completamente trasparente, senza modificare i metodi esistenti o le riconciliazioni bancarie.
L'interfaccia intuitiva e la tempistica di implementazione rapida consentono alle nuove proprietà partner di Highgate di adottare facilmente la piattaforma e aumentare la propria efficienza. A differenza dei concorrenti, BirchStreet non addebita costi ai fornitori per aderire alla rete, creando maggiori opportunità per gli acquirenti di risparmiare denaro e ricevere sconti.
Risultati
L'impegno di Highgate nell'adozione degli strumenti migliori del suo portafoglio ha portato alla scelta di BirchStreet Pay, con conseguenti guadagni sostanziali in termini di efficienza, miglioramenti dei processi e la creazione di un nuovo flusso di entrate attraverso sconti ai fornitori.
L'intero ciclo di vita, dall'approvvigionamento agli ordini di acquisto, fatture, pagamenti, controlli e reporting, è ora perfettamente ottimizzato all'interno di una soluzione unificata. Più di 80% delle fatture sono touchless, riducendo drasticamente il rischio di errori di immissione dei dati, pagamenti in eccesso o in difetto, calcoli imprecisi di tasse/trasporto e fatture perse o mancanti.
Oltre alla riduzione dei costi della manodopera e all'ottimizzazione delle spese, Highgate ha ottenuto notevoli risparmi sui costi scegliendo strategicamente i fornitori per i prodotti giusti e sfruttando sconti e riduzioni agevolati da Hilton Supply Management. L'approccio olistico di BirchStreet ha creato una base collaborativa e una struttura ottimizzata, aggiungendo valore attraverso carte virtuali, premi in contanti e costi di transazione ridotti. Gli sconti spesso si rivelano così consistenti da coprire, o addirittura superare, il costo dell'intera suite BirchStreet end-to-end.