"Le aziende migliori della categoria si concentrano sui processi principali e sfruttano le soluzioni ePayables a un tasso molto elevato, il che si traduce in costi di elaborazione delle fatture inferiori di 80%", afferma il rapporto 2021 AP Metrics di Ardent Partners.
Nel nostro blog precedente, abbiamo discusso di come la tecnologia degli appalti elettronici sia l'elemento costitutivo essenziale di un'efficace gestione della supply chain. Oggi ci concentreremo sulla fase successiva del processo P2P, l'elaborazione delle fatture.
Elaborazione fattura
I sondaggi di settore mostrano che i leader finanziari e operativi sanno che si possono ottenere notevoli efficienze dalla digitalizzazione delle fatture. Per illustrare i risparmi sui costi relativi all'automazione dell'elaborazione delle fatture, utilizziamo come esempio un hotel a servizio completo da 250 camere che gestisce 6.500 fatture in entrata all'anno.
Supponendo un costo medio conservativo di $12,50 per fattura, il costo totale per l'elaborazione delle fatture per il nostro hotel di esempio è $81.250 all'anno. Se questa proprietà fa parte di una società di gestione con 20 hotel di dimensioni simili, i costi risultanti arrivano a $1.625.000 da far venire l'acquolina in bocca. Adottando gli strumenti Best-in-Class e allineandosi alle best practice per l'elaborazione delle fatture, tale numero può essere ridotto di 80% o più. Usando il nostro esempio sopra, ciò significa $68.250 di risparmio per proprietà e $1.365.000 nel portafoglio della società di gestione.
Com'è possibile? Digitalizzando l'intero processo P2P, molte attività che richiedono molto tempo e manodopera vengono automatizzate e una migliore visibilità e controllo elimina anche le perdite dovute al pagamento in eccesso delle fatture. Il miglior software P2P della categoria, insieme a una forte leadership aziendale, può portare i tassi di elaborazione delle fatture direttamente a 80%+. Ciò significa che quattro fatture su cinque non richiedono alcun intervento manuale da parte di un membro del personale perché l'ordine di acquisto, la fattura e il record di ricezione corrispondono tutti entro tolleranze preimpostate su quantità, prezzo e altri dettagli a livello di intestazione. Di recente, Northwood Hospitality, il cui portafoglio comprende 10 hotel e resort a servizio completo, ha risparmiato oltre 2.000 ore di back office digitalizzando il processo P2P.
Inoltre, impiegando un soluzione per la gestione delle fatture che fa il lavoro di digitalizzazione delle fatture per te, non c'è più bisogno di proprietà o risorse aziendali per inserire manualmente le informazioni e gestire grandi quantità di carta. In questo ambiente digitalizzato e automatizzato, il personale deve solo esaminare le eccezioni. Con strumenti come un rapporto automatizzato sull'eccezione delle fatture, i team AP possono identificare rapidamente il motivo per cui i documenti non corrispondono, sia a causa di una discrepanza di prezzo, di articoli ricevuti in eccesso o in difetto o di sostituzioni. Con tutti questi strumenti in atto, il tempo dedicato all'elaborazione delle fatture può essere ridotto da giorni a ore e i costi di elaborazione delle fatture possono essere ridotti in modo conservativo a $2/fattura. In definitiva, l'automazione nel back-office riduce i costi, consente ai team di fare di più con meno e consente alle risorse di concentrarsi sull'esperienza dell'ospite piuttosto che sull'inutile burocrazia dell'elaborazione degli AP.
Intuizione: Un hotel medio di 250 camere può realizzare un risparmio netto sui costi di $68.250 adottando i processi e la tecnologia di automazione delle fatture Best-in-Class.