Qualsiasi attività di successo deve tenere d'occhio il flusso di cassa e gli esborsi, il pagamento in denaro, per rimanere a galla. E con una recessione post-COVID e l'aumento dei tassi di inflazione, tutti stanno facendo del loro meglio per ridurre al minimo le spese e massimizzare i profitti (o almeno minimizzare le perdite).
Le imprese lo sono cambiando il modo in cui operano, dall'adozione di nuove tecnologie alla riorganizzazione completa dei modelli di business esistenti. Il capitale ha bisogno di essere protetto. Le lacune devono essere coperte. I processi devono essere rafforzati.
Che gli piaccia ammetterlo o meno, molte aziende sono costrette a contare i propri nichelini e centesimi come mai prima d'ora. Forse hai notato che la macchina del caffè non è stata sostituita o che i rimborsi dell'assicurazione medica si sono ridotti. Forse sei tu quello costretto a prendere queste decisioni di risparmio di denaro per l'azienda. Con tutta questa preoccupazione per il denaro, c'è un'area su cui puoi concentrarti e migliorarla per aiutare la tua azienda a prosperare in un ambiente ostile: il processo di contabilità fornitori.
Contabilità fornitori: il processo
È possibile pagare per questi account (AP) è il denaro dovuto da un'azienda ai suoi fornitori, fornitori e creditori. Si tratta di debiti a breve termine che di solito vengono risolti in un unico ciclo di pagamento. AP può anche fare riferimento al dipartimento o ai dipendenti responsabili della risoluzione di questi debiti a breve termine.
Il processo di contabilità fornitori prevede diversi passaggi, ciascuno vitale per il ciclo di vita di un'azienda. In primo luogo, c'è una richiesta di merci. Supponi di lavorare per una catena di hotel. Il primo passo del processo potrebbe essere il reparto di pulizie che richiede un nuovo lotto di asciugamani per sostituire gli articoli usurati o danneggiati.
Quando questo viene approvato, inizia il passaggio successivo, l'acquisto. L'ufficio acquisti richiederà preventivi a diversi fornitori di biancheria e determinerà la migliore qualità al miglior prezzo. Dopo aver selezionato un fornitore, viene redatto un ordine di acquisto (PO).
Successivamente, per continuare il nostro esempio, l'hotel riceverà gli asciugamani e la fattura del fornitore. Le merci ricevute vengono quindi contabilizzate con la creazione di un report di ricezione.
Successivamente, i debiti saranno registrati come "passività". Questo è dovuto al denaro che è ancora dovuto dalla tua azienda. Il dipendente che registra i conti da pagare utilizzerà l'ordine di acquisto e il rapporto di ricezione per farlo.
Infine, la tua azienda effettuerà il pagamento al fornitore di biancheria e salderà i conti da pagare. Il pagamento può essere effettuato in molti modi, ma il modo migliore è pagare istantaneamente ed elettronicamente tramite uno strumento affidabile come BirchStreet Pay che ti farà risparmiare tempo e denaro prezioso fornendo uno sconto di rimborso. BirchStreet Pay è il modo più intelligente per pagare.
Contabilità fornitori: i problemi
Ora che sai con cosa hai a che fare, i modi in cui il processo AP potrebbe essere coinvolto in problemi con le finanze dell'azienda sono relativamente ovvi. Una scarsa tenuta dei registri potrebbe portare a pagamenti mancati o in ritardo ai fornitori. Ciò potrebbe danneggiare la tua posizione con il venditore e potrebbe persino portare a problemi nell'ottenere le merci necessarie per mantenere in funzione la tua attività.
L'uso di assegni cartacei per pagare i fornitori può facilmente portare a ritardi, spese aggiuntive e aprire la tua azienda alle frodi.
Questi problemi hanno soluzioni relativamente semplici: utilizzare il software per tenere traccia dei conti da pagare e utilizzare i pagamenti ACH o carte virtuali per pagare i fornitori. Ma il problema che affronteremo oggi è qualcosa che richiede qualche passaggio in più: evitare i pagamenti duplicati.
I duplicati fanno male: dobbiamo dirlo due volte?
In tutta l'attenta riduzione dei costi e il risparmio di dieci centesimi che sta diventando sempre più comune nel difficile mercato di oggi, i duplicati sono doppiamente dolorosi. Qui, ci riferiamo a pagamenti duplicati ai fornitori nel processo AP.
A che serve non sostituire una caffettiera $65 rotta quando si pagano alle aziende centinaia o migliaia di dollari per i loro beni o servizi due volte? Tutto ciò che ottieni sono dipendenti stanchi e irritabili e zero dollari netti risparmiati.
Questo può sembrare sciocco per te. Perché la mia azienda dovrebbe pagare un venditore due volte? Lo prenderemmo sicuramente prima che accadesse. Succede. E spesso. Per le aziende con le migliori performance, duplicati (o altre forme di pagamenti errati) compensano 0,8% di erogazioni. Può sembrare una piccola percentuale, ma quando si parla di centinaia di migliaia di dollari di esborsi, quel $65 perso per una nuova caffettiera non è nemmeno una goccia nel mare.
Ogni azienda ha bisogno di un piano di gioco per eliminare i pagamenti duplicati. Qui discuteremo 6 passaggi per evitare pagamenti duplicati e risparmiare migliaia di dollari o sudati guadagni per la tua azienda.
Suggerimento #1: consolida il tuo VMF
Il tuo file anagrafico fornitore (VMF) è il luogo in cui tieni traccia di tutti i fornitori con cui la tua azienda intrattiene rapporti commerciali. Sebbene tutte le aziende dovrebbero teoricamente avere un VMF, ciò non significa che sia carino.
Molte aziende aggiungeranno fornitori al file mentre procedono, pensando di essere al top, quando in realtà stanno solo aggiungendo più spazzatura informativa a un file di grandi dimensioni, in stile Frankenstein.
Se il tuo VMF non ha avuto alcuna "manutenzione" nell'ultimo anno o giù di lì (e sappiamo che spesso è un tempo molto più lungo di quello), ora è il momento. Assicurati che ogni fornitore con cui fai affari sia contabilizzato, ma solo una volta.
Cerca i duplicati degli stessi fornitori, come "Terrific Asciugamani Inc." e "Asciugamani fantastici". Qualche impiegato ben intenzionato potrebbe vedere che questo mese non abbiamo effettuato il pagamento al venditore di asciugamani e inviare un altro pagamento, quando in realtà è già stato pagato ma contabilizzato sotto un altro nome. E proprio così, hai pagato $1.500 due volte.
Suggerimento #2: standardizzare le voci VMF
L'eliminazione dei fornitori duplicati non è la fine della manutenzione di VMF. Spesso, il VMF (spesso un foglio di calcolo) non viene compilato in modo standardizzato. Questo può portare a molta confusione e dobbiamo dirlo? pagamenti duplicati.
Determina se utilizzerai "the" prima dei nomi dei fornitori. Determina se utilizzerai Y, X o segni di spunta per indicare che qualcosa è stato completato. Decidere quando nel processo qualcosa conta come “completo” e che coloro che compilano il VMF rispettino tali standard temporali.
Suggerimento #3: assicurati di avere un W-9 da ciascun fornitore
È fondamentale disporre di un W-9 di ciascun fornitore con cui si fa affari. Considera di renderlo parte del tuo modulo VMF per assicurarti che non venga trascurato.
I W-9 richiedono il nome dell'azienda e della persona con cui hai a che fare, il loro rapporto con l'azienda, il suo indirizzo, il codice fiscale (TIN) che è un numero di previdenza sociale o un numero di identificazione del dipendente e una firma. In questo modo saprai con chi hai a che fare e avrai le sue informazioni quando ne avrai bisogno.
Ciascun W-9 dovrebbe trovarsi sul VMF solo una volta. Se a una voce manca un collegamento a un VMF, potrebbe essere un indizio che la voce è un duplicato.
Suggerimento #4: raccogliere e verificare le informazioni fiscali
Una volta che hai i W-9, verifica i numeri di identificazione del contribuente con lo strumento di corrispondenza TIN sul sito Web dell'IRS. In questo modo non commetterai errori quando effettui pagamenti o tratti con l'azienda in generale. Inoltre, avrai già tutte le informazioni (corrette) di cui avrai bisogno quando sarà il momento di presentare le tasse per la tua attività.
Considera di avere un'altra sezione del tuo VMF per indicare che il TIN è stato abbinato al sito web dell'IRS. Questo può anche aiutare a ridurre i duplicati nei tuoi file.
Suggerimento #5: compiti separati per ridurre errori e frodi
Non fare affidamento su un solo dipendente per gestire l'intero processo AP. Gli errori sono umani. I pagamenti possono essere facilmente ignorati, duplicati o, anche se odiamo ammetterlo, utilizzati in attività fraudolente. Ogni fase del processo AP dovrebbe avere almeno due persone che ci lavorano. Nessuna persona dovrebbe instaurare una relazione con il fornitore e nessuna persona dovrebbe essere responsabile del VMF.
Questo "sistema di amici" o "team" aiuterà a ridurre gli errori e la confusione fintanto che il processo è standardizzato, come discusso sopra. Inoltre, due serie di occhi su ogni passaggio contribuiscono notevolmente a ridurre la tentazione di un dipendente disonesto di provare a truffare la tua azienda senza soldi.
Suggerimento #6: resta vigile
Non considerare questi passaggi unici, come le istruzioni per cucire un paio di pantaloni. Non puoi consolidare il tuo VMF, standardizzare le sue voci e separare i compiti una volta come se compri un modello, tagli e cuci i tuoi vestiti e poi lo fai per sempre.
Il tuo VMF dovrà essere esaminato, riconsolidato e controllato per la standardizzazione almeno una volta all'anno. La tua azienda dovrà assicurarsi che i compiti rimangano separati e che nessun dipendente sia caduto nella "specializzazione" in una fase importante del processo AP e nel lasciare gli occhi aperti.
Utilizzando questi 6 suggerimenti, la tua azienda sarà in grado di ridurre i pagamenti duplicati e risparmiare denaro in un momento in cui il denaro è spesso difficile da trovare.