Negli ultimi decenni, abbiamo assistito a continui progressi nella tecnologia di automazione, in particolare per quanto riguarda il processo di approvvigionamento dell'ospitalità. Procedure come l'approvvigionamento, la gara d'appalto, la vendita all'asta e l'ordinazione di prodotti sono state tutte adottate in sistemi automatizzati. E mentre questi progressi hanno creato livelli ineguagliabili di coerenza, efficienza e convenienza, c'è un'area in particolare che spesso viene tralasciata da questa automazione: i pagamenti.
Per anni, le organizzazioni si sono affidate a processi di pagamento legacy come assegni cartacei e monitoraggio manuale degli acquisti, corrispondenza delle fatture e gestione dell'inventario. Mentre molti sostengono che questi metodi di pagamento della vecchia scuola siano più convenienti a causa della loro longevità, i sistemi di pagamento manuali sono diventati sempre più costosi, molto meno sicuri e più suscettibili agli attacchi dei ladri informatici.
Mentre entriamo in una nuova era di automazione, è fondamentale non solo riconoscere l'uso di questa tecnologia in vari processi di approvvigionamento, ma soprattutto nei pagamenti. Essendo il proverbiale ultimo miglio dell'intero processo di approvvigionamento, una fase di pagamento errata può provocare un guasto dell'intero sistema di approvvigionamento.
I pagamenti automatizzati riducono i problemi di back-office
Il processo di passaggio dai sistemi manuali a quelli automatizzati è stato indubbiamente impegnativo per molti nel settore dell'ospitalità. Ci sono molte aree chiave da considerare, come la gestione dell'approvvigionamento, la selezione e l'acquisto dei prodotti giusti e la gestione delle fatture. Poiché le aziende hanno lavorato per costruire e implementare un sistema automatizzato altamente specializzato per queste aree, molte hanno trascurato l'ultima fase cruciale del pagamento.
Cris Herrin,Direttore Generale dei Pagamentidi BirchStreet Systems, ha spiegato questo fenomeno riguardante l'e-pay, coniandolo come “l'ultimo miglio” in arecente intervista. "Hai appena creato tutta questa fantastica automazione e, alla fine, ricorri a un processo di pagamento legacy... Questo è l'ultimo miglio... Quando l'ultimo miglio si interrompe, causa molti grattacapi alle proprietà e al back-office .”
Ma Herrin prosegue affermando che ciò offre alle aziende l'opportunità di spingere ulteriormente l'automazione. “I pagamenti sono l'ultimo passaggio di questo processo. Hai svolto tutto questo ottimo lavoro nell'automazione e hai raggiunto l'ultimo miglio in cui devi pagare il tuo venditore e fornitore, assicurarti che ricevano i loro soldi e assicurarti che li applichino al tuo account.
Con unsistema di pagamento elettronico automatizzato, il tuo back office può trarre vantaggio da cicli di elaborazione delle fatture più veloci e fluidi. Non devi più preoccuparti che fornitori o fornitori ricevano i pagamenti in tempo. Questo sistema ti consente di sapere esattamente quando vengono elaborati i pagamenti, consentendoti di monitorare l'intero processo di transazione, il che ti aiuterà a mantenere il flusso di cassa e ti consentirà di pianificare in anticipo.
Maggiore prevenzione delle frodi e meno soggetti a errori
Uno dei maggiori svantaggi dei sistemi di fatturazione manuale è l'aumento del rischio di frodi ed errori.
La frode finanziaria sta diventando sempre più dilagante nel settore dell'ospitalità. Il numero di attacchi che inducono vittime ignare a consegnare dati di conti bancari, numeri di previdenza sociale e informazioni sulla carta di credito si sta moltiplicando, quindi è fondamentale ottenere un sistema di pagamento sicuro per la tua organizzazione, i tuoi clienti e i tuoi fornitori.
Con un sistema automatico come il software e-pay, puoi ottenere un livello più elevato di sicurezza dei pagamenti che crittografa i dati finanziari sensibili, rendendoli un'opzione di pagamento sicura e protetta. Inoltre, la maggior parte dei sistemi di pagamento elettronico ti avviserà di qualsiasi attività sospetta, come una potenziale truffa, consentendoti di proteggere i tuoi pagamenti dagli attacchi al primo segno di rischio.
Allo stesso modo, i processi di pagamento manuale creano spazio per l'errore umano, che può costare all'azienda migliaia di dollari (e ore) per rimediare.
Un sistema di pagamento elettronico riduce al minimo questo rischio eliminando la necessità di inserire manualmente i dati, pagare a mano un gran numero di fatture dei fornitori o trasferire documenti fisici che comportano dettagli di pagamento. Invece, puoi digitalizzare l'intero processo di pagamento dall'inizio alla fine, non solo liberando tempo prezioso per i dipendenti, ma riducendo le possibilità di costosi errori umani.
I pagamenti elettronici senza soluzione di continuità creano migliori relazioni con i fornitori
Essendo l'ultimo miglio nell'approvvigionamento, il tuo processo di pagamento è più cruciale di quanto tu possa pensare. Tutto nel processo di approvvigionamento pesa su quanto bene viene eseguito il tuo metodo di pagamento. Proprio come Herrin ha sottolineato in precedenza, un passo falso in questo processo finale può portare a un crollo colossale dell'intero sistema di approvvigionamento.
Non solo questo è un aspetto importante del flusso di lavoro interno della tua azienda, ma è anche fondamentale per mantenere solide relazioni con i fornitori.
Un sistema di pagamento elettronico ben oliato dovrebbe consentire ai tuoi fornitori e venditori di stare tranquilli sapendo che stanno ricevendo i pagamenti in tempo e nel modo giusto. Ma se il tuo sistema di pagamento manuale è soggetto a controlli fraudolenti, pagamenti in ritardo o errati o altre interruzioni, i fornitori non avranno la sensazione di potersi fidare di te come partner commerciale affidabile e potrebbero essere più propensi a cercare altrove i tuoi servizi.
Con e-pay, puoi dare ai tuoi fornitori piena visibilità sui loro pagamenti e sui dettagli delle transazioni, dando loro maggiore fiducia, vengono pagati in modo coerente e puntuale. Quando i fornitori sentono di potersi fidare di te, sta per prendere forma una relazione strategica e un legame così formidabile può fare la differenza quando si verificano interruzioni o crisi impreviste.
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In BirchStreet Systems, siamo appassionati di far progredire i processi di approvvigionamento come il pagamento per il futuro dell'automazione.
Implementando ilBirchStreet Paysoluzione di pagamento elettronico, puoi semplificare e velocizzare il processo di transazione dall'inizio alla fine, riducendo i margini di errore e i mal di testa del back-office. Con più opzioni di pagamento sicure tra cui scegliere (ACH, assegno e vCard), la tua azienda può sfruttare la potenza della tecnologia smart-pay per semplificare l'approvvigionamento in vari reparti e sedi.
Inoltre, questa soluzione ti offre una visione completa dei processi di spesa e conformità, consentendoti di garantire che tutti i dettagli delle transazioni siano accurati e che i fornitori vengano pagati in modo rapido e sicuro.