Fondata nel 2010, Northwood Hospitality supervisiona e gestisce un portafoglio crescente di strutture alberghiere di prima qualità, che vanno dai servizi selezionati agli hotel dallo stile di vita indipendente, tutti acquisiti da Northwood Investors.
Le sfide
Prima di adottare BirchStreet Pay, il team di Northwood Hospitality faceva molto affidamento su assegni cartacei per 95% dei pagamenti. Il processo spesso coinvolgeva personale specializzato nella contabilità fornitori che gestiva manualmente attività come la stampa di assegni e l'affrancatura delle buste.
Di fronte a queste sfide comuni, volevano semplificare l'intero flusso di lavoro degli approvvigionamenti, ridurre al minimo gli errori manuali e stabilire una comunicazione efficiente tra i diversi reparti e fornitori.
Lista dei desideri
- Migliora l'efficienza complessiva e libera il personale dalle attività manuali ad alta intensità di manodopera
- Portare i fornitori ad accettare carte virtuali, riducendo la dipendenza da costosi assegni cartacei
- Protezione contro frodi o pagamenti in eccesso
- Trasforma la contabilità fornitori da un centro di costo in un generatore di entrate, sfruttando cash back e sconti
- Aumenta la visibilità e la conformità e migliora il controllo della spesa
La soluzione
Determinato a ottenere un maggiore controllo sulle spese di approvvigionamento, il team di Northwood ha riconosciuto che l'automazione del processo di acquisto potrebbe consentire agli hotel di applicare limiti di spesa, monitorare le spese in tempo reale e sfruttare l'analisi della spesa per opportunità di risparmio sui costi.
Alla ricerca della soluzione ideale per il loro ampio portafoglio immobiliare, hanno condotto una valutazione approfondita e BirchStreet Pay è emersa come la scelta preferita per l'automazione del processo di pagamento (P2P).
La soluzione BirchStreet Pay non solo aiuta Northwood Hospitality a ridurre i costi legati all'immissione manuale dei dati, alle fatture cartacee, agli assegni e agli errori di pagamento, ma favorisce anche condizioni migliori con venditori e fornitori, ottimizza il flusso di cassa e identifica potenziali opportunità di risparmio.
Questa soluzione di pagamento si integra perfettamente con i sistemi esistenti dell'azienda, garantendo un flusso di dati fluido e visibilità in tempo reale. È conforme alle normative sulla privacy dei dati, offrendo un'elaborazione sicura dei pagamenti per mitigare il rischio di frode e violazione dei dati. Inoltre, la soluzione mantiene audit trail dettagliati, facilitando la conformità alle normative finanziarie interne ed esterne.
Risultati
Northwood ha semplificato con successo la fatturazione, acquisendo e archiviando i dettagli di pagamento e generando file di pagamento efficienti per venditori e fornitori. Essi anche:
- Sono passato dall'assegno manuale 95% ai pagamenti digitali 60%
- Ha ricevuto più di $300K di rimborso annuale da vCard
- Risparmiate oltre 2.000 ore di back office
Con i pagamenti centralizzati su un'unica piattaforma, il personale dell'hotel può creare rapidamente ordini di acquisto, ricevere merci e abbinare digitalmente le fatture, riducendo drasticamente la necessità di inserimento manuale e riconciliazione dei dati. Questo processo semplificato consente al personale di dedicare più tempo ad attività a valore aggiunto, aumentando la produttività complessiva.
BirchStreet Pay va oltre fornendo solide funzionalità di reporting e analisi, consentendo ai nostri clienti Northwood di ottenere informazioni dettagliate sulle tendenze dei pagamenti e ottimizzare le loro operazioni finanziarie. La soluzione garantisce misure di sicurezza leader del settore per salvaguardare le informazioni sensibili sui pagamenti e migliorare la conformità. Questi diversi vantaggi contribuiscono collettivamente a una migliore gestione finanziaria, a rapporti rafforzati con i fornitori e a operazioni semplificate.