Sebbene a volte doloroso, il budgeting è uno degli aspetti più importanti della gestione finanziaria nel mondo aziendale. Con un budget di approvvigionamento, la tua organizzazione può utilizzare uno schema, che indica cosa puoi permetterti e cosa non puoi permetterti, per sviluppare una strategia di acquisto più accurata ed efficiente.
Negli anni passati, il ruolo degli appalti non era associato al processo di budgeting. Ora, mentre il mondo degli affari continua a cambiare, i professionisti dell'approvvigionamento stanno diventando sempre più coinvolti nello sviluppo del budget.
Ma gli appalti si concentrano su qualcosa di più del semplice acquisto. Sono in gioco varie funzioni, tra cui logistica, marketing, IT, approvvigionamento strategico e attività di spedizione e ricezione. Senza uno schema dettagliato del budget di approvvigionamento, queste funzioni diventano incoerenti e le finanze della tua azienda possono subire una rapida flessione, il che rende ancora più importante garantire che il tuo budget Procure-to-Pay sia equilibrato.
Ecco alcuni elementi chiave da considerare quando si pianifica e si gestisce la strategia di budgeting degli acquisti.
Determina i beni e i servizi di cui hai bisogno
In ogni processo di approvvigionamento, la tua organizzazione deve acquistare ciò che è necessario per gestire l'attività. Per avviare la tua strategia di budgeting "procure-to-pay", fai un elenco di tutti i beni e servizi necessari alla tua azienda per operare con successo.
Ad esempio, se ospiti eventi aziendali, assicurati di aver acquistato programmi stampati, targhette e altri materiali di consumo. Allo stesso modo, dovrai creare un elenco di tutti i partecipanti previsti.
Una volta determinato il che cosa, dovrai preparare il come-quanti programmi stampare? Devono essere dimensioni specifiche? Dovrebbero arrivare entro una certa data? Quanto costeranno? E così via…
Valuta le opzioni del tuo fornitore
Successivamente, dovresti cercare potenziali fornitori.
Sebbene tu possa già avere un elenco affidabile di fornitori, aiuta sempre rivalutare le tue opzioni per assicurarti di ottenere il prezzo migliore per i prodotti della massima qualità.
Forse questa è la tua prima possibilità di trovare nuovi fornitori. In tal caso, dovrai tenere a mente cose come prezzo, servizio clienti, reputazione e tempi di consegna. Sebbene ciò possa richiedere molto tempo per la ricerca, vale la pena trovare il fornitore della massima qualità in linea con la strategia di budgeting degli acquisti.
Un utile elenco da seguire è Le 10 C di Carter nella valutazione del fornitore, che valuta i fornitori su una scala da 1 a 5 in base a ciascuna area delineata. Quindi, puoi determinare meglio le esigenze della tua organizzazione, capire come i tuoi fornitori possono soddisfarle e scegliere quella giusta per la tua attività.
Utilizza la tecnologia per prendere decisioni migliori
Quando si ottimizza la strategia di budgeting degli acquisti, è fondamentale assicurarsi che tutti siano d'accordo. Con così tanto da considerare, una pianificazione e un'applicazione adeguate da parte dei dipartimenti acquisti e finanziari sono fondamentali per garantire che la tua azienda raggiunga gli obiettivi necessari.
Fortunatamente, l'utilizzo della tecnologia può garantire che tutti rimangano informati e aggiornati su qualsiasi adeguamento del budget. Il miglior punto di partenza è trovare una piattaforma che offra strumenti completi per digitalizzare il processo di approvvigionamento e aumentare la visibilità sul controllo del budget. Questo permette alla tua squadra tenere traccia dei dati di spesa chiave e tieniti aggiornato su eventuali modifiche al budget.
Questo non solo assicurerà che gli ordini costosi non vengano completati senza l'approvazione della direzione, ma aggiungerà un livello di protezione al processo di acquisto. Quindi, indipendentemente dalla complessità dei tuoi piani di budgeting, i tuoi dipartimenti di approvvigionamento e finanza possono stare tranquilli.
Rispettare il tuo budget
La definizione di un budget di approvvigionamento può essere impegnativa e richiedere molto tempo. Soprattutto con la crescita della tua attività, cresce anche il ruolo della pianificazione del budget. Con un numero maggiore di dipendenti e dipartimenti nel mix, la richiesta di costi più elevati è inevitabile, quindi diventa ancora più importante creare un budget in tempo reale per i costi operativi necessari all'interno dell'organizzazione.
Mentre sviluppi il tuo sistema di budgeting per l'approvvigionamento attuale, considera i beni e i servizi richiesti dalla tua azienda, prenditi del tempo per controllare le opzioni del tuo fornitore e utilizza qualsiasi soluzione tecnologica che garantisca le migliori pratiche e semplifichi il processo di budgeting.