Immagina questo: il tuo hotel si sta preparando per un matrimonio domani e mentre effettui meticolosamente gli ordini per gli articoli necessari, le temute parole "blocco del credito" ti fanno venire i brividi lungo la schiena. È uno scenario fin troppo familiare per i professionisti degli acquisti, indipendentemente da quanto diligenti siano i loro dipartimenti.
Le conseguenze sono rapide e di grande impatto. Un bridezilla esigente rimprovera il tuo staff, portandolo al disimpegno e alla riluttanza a fornire un servizio eccellente. Le tensioni aumentano mentre i gestori di catering e banchetti si scontrano con gli acquisti, facendo concessioni al wedding planner che influiscono sulla redditività. L'effetto a catena continua con un controllo approfondito su ogni dettaglio dell'evento, con il risultato che un cliente insoddisfatto si rivolge ai social media per esprimere lamentele. Le recensioni negative iniziano ad arrivare, influenzando le prenotazioni di eventi futuri e diminuendo le entrate. Le minacce legali per violazione del contratto aggravano ulteriormente i problemi dell'hotel.
I costi associati a questo errore apparentemente piccolo su più fronti: dollari, reputazione, prenotazioni future, impegno del personale e soddisfazione degli ospiti, subiscono tutti un duro colpo.
Allora, come si può evitare questo incubo? La formazione del personale è fondamentale. Indipendentemente dalla soluzione adottata, se gli attori chiave non comprendono il processo e il loro ruolo nel flusso di lavoro, i problemi persisteranno. Tutti devono essere ben addestrati.
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- Fatturazione EDI: I fornitori di grandi aziende con fatturazione EDI (Sysco, US Foods, ecc.) garantiscono un'integrazione perfetta in BirchStreet. La corrispondenza degli ordini di acquisto e la ricezione di eventi semplificano l'elaborazione dei pagamenti e qualsiasi discrepanza richiede ai team AP di apportare correzioni.
- Integrazioni fintech: Per i clienti statunitensi, Fintech automatizza i pagamenti delle fatture relative alle bevande alcoliche, garantendo il rispetto delle leggi locali e statali. BirchStreet si integra perfettamente, garantendo pagamenti puntuali e dati di inventario accurati.
- IMS – Soluzioni per la gestione delle fatture: Quando i fornitori non dispongono della fatturazione EDI, l'indirizzo e-mail dedicato di BirchStreet facilita l'immissione dei dati. Le fatture corrispondenti agli ordini d'acquisto diventano "touch-free", trasmesse per il pagamento. Eventuali discrepanze finiscono nelle code "nuove" o "eccezioni" per la correzione e la successiva trasmissione.
- Segnalazione: Gli strumenti di reporting di BirchStreet avvisano i team AP dello stato di fatture "nuove" o "eccezioni", facilitando correzioni tempestive e monitorando gli ordini di acquisto in ritardo.
- Pagamento di BirchStreet: Per gli account idonei, BirchStreet Pay elimina le sospensioni del credito automatizzando i pagamenti dei fornitori. Ciò elimina la necessità di eseguire assegni da parte dell'AP Team, garantendo pagamenti tempestivi.
- GPO (organizzazioni di acquisto di gruppo): Collaborando con i principali GPO nel settore dell'ospitalità, BirchStreet garantisce la conformità, massimizza gli sconti e si integra perfettamente con i fornitori.
Sebbene nessuna soluzione sia infallibile, gli strumenti di cui sopra migliorano significativamente il flusso di lavoro e riducono le situazioni di sospensione del credito. BirchStreet non solo garantisce una gestione accurata delle fatture, ma fa anche risparmiare tempo prezioso al personale, consentendogli di concentrarsi su attività a valore aggiunto che prevengono problemi futuri anziché sul banale inserimento di dati. Raggiungi e parlare con un esperto Oggi!