अर्डेंट पार्टनर्स की 2021 एपी मेट्रिक्स रिपोर्ट में कहा गया है, "बेस्ट-इन-क्लास उद्यम मुख्य प्रक्रियाओं पर ध्यान केंद्रित करते हैं और बहुत उच्च दर पर ईपेएबल्स समाधानों का लाभ उठाते हैं, जिसके परिणामस्वरूप चालान प्रसंस्करण लागत 80% कम होती है।"
हमारे पिछले ब्लॉग में, हमने चर्चा की कि कैसे प्रभावी आपूर्ति श्रृंखला प्रबंधन के लिए ई-प्रोक्योरमेंट तकनीक आवश्यक बिल्डिंग ब्लॉक है। आज, हम P2P प्रक्रिया के अगले चरण, इनवॉइस प्रोसेसिंग पर ध्यान देंगे।
बीजक संसाधित करना
उद्योग के सर्वेक्षणों से पता चलता है कि वित्त और संचालन के नेताओं को पता है कि इनवॉइस को डिजिटाइज़ करने से महत्वपूर्ण क्षमताएँ प्राप्त होती हैं। इनवॉइस प्रोसेसिंग ऑटोमेशन से संबंधित लागत बचत को स्पष्ट करने के लिए, आइए एक उदाहरण के रूप में एक पूर्ण सेवा 250 कमरे वाले होटल का उपयोग करें जो प्रति वर्ष 6,500 इनकमिंग इनवॉइस का प्रबंधन कर रहा है।
$12.50 प्रति चालान की एक रूढ़िवादी औसत लागत मानते हुए, हमारे उदाहरण होटल के लिए चालान संसाधित करने की कुल लागत प्रति वर्ष $81,250 है। यदि यह संपत्ति 20 समान आकार के होटलों वाली प्रबंधन कंपनी का हिस्सा है, तो परिणामी लागत $1,625,000 है। बेस्ट-इन-क्लास टूल्स को अपनाकर और इनवॉइस प्रोसेसिंग बेस्ट प्रैक्टिस को संरेखित करके, उस संख्या को 80% या उससे अधिक तक कम किया जा सकता है। ऊपर हमारे उदाहरण का उपयोग करने का अर्थ है प्रति संपत्ति बचत में $68,250, और प्रबंधन कंपनी के पोर्टफोलियो में $1,365,000।
यह कैसे हो सकता है? संपूर्ण P2P प्रक्रिया को डिजिटाइज़ करके, कई श्रम और समय गहन कार्य स्वचालित हो जाते हैं, और बेहतर दृश्यता और नियंत्रण भी चालान के अधिक भुगतान से रिसाव को समाप्त करता है। बेस्ट-इन-क्लास पी2पी सॉफ्टवेयर, मजबूत कॉर्पोरेट नेतृत्व के साथ, सीधे-थ्रू चालान प्रसंस्करण दरों को 80%+ तक चला सकता है। इसका मतलब है कि पांच चालानों में से चार को स्टाफ सदस्य द्वारा किसी भी मैन्युअल हस्तक्षेप की आवश्यकता नहीं होती है क्योंकि खरीद आदेश, चालान और प्राप्त रिकॉर्ड सभी मात्रा, मूल्य और अन्य शीर्षलेख-स्तरीय विवरणों पर पूर्व-निर्धारित सहनशीलता के भीतर मेल खाते हैं। हाल ही में, नॉर्थवुड हॉस्पिटैलिटी, जिसके पोर्टफोलियो में 10 पूर्ण सेवा वाले होटल और रिसॉर्ट शामिल हैं, ने अपनी पी2पी प्रक्रिया को डिजिटाइज़ करके 2,000 से अधिक बैक ऑफिस घंटे की बचत की।
इसके अतिरिक्त, एक को नियोजित करके चालान प्रबंधन समाधान जो आपके लिए इनवॉइस को डिजिटाइज़ करने का काम करता है, अब संपत्ति या कॉर्पोरेट संसाधनों की जानकारी को मैन्युअल रूप से दर्ज करने और बड़ी मात्रा में कागज को संभालने की आवश्यकता नहीं है। इस डिजीटल और स्वचालित वातावरण में, कर्मचारियों को केवल अपवादों की समीक्षा करने की आवश्यकता है। स्वचालित इनवॉइस अपवाद रिपोर्ट जैसे टूल के साथ, AP टीमें जल्दी से पहचान सकती हैं कि दस्तावेज़ क्यों मेल नहीं खा रहे हैं, चाहे वह मूल्य विसंगति के कारण हो, प्राप्त वस्तुओं से अधिक/कम, या प्रतिस्थापन के कारण हो। इन सभी उपकरणों के साथ, इनवॉइस को संसाधित करने में लगने वाले समय को दिनों से घंटों तक काटा जा सकता है, और इनवॉइस प्रसंस्करण लागत को रूढ़िवादी रूप से $2/चालान तक कम किया जा सकता है। अंततः, बैक-ऑफ़िस में स्वचालन लागत को कम करता है, टीमों को कम के साथ अधिक करने में सक्षम बनाता है, और संसाधनों को एपी प्रसंस्करण के अनावश्यक कागजी कार्रवाई के बजाय अतिथि अनुभव पर ध्यान केंद्रित करने की अनुमति देता है।
अंतर्दृष्टि: एक औसत 250 कमरे वाला होटल बेस्ट-इन-क्लास इनवॉइस ऑटोमेशन प्रक्रियाओं और तकनीक को अपनाकर $68,250 शुद्ध लागत बचत का एहसास कर सकता है।