किसी भी सफल व्यवसाय को अपने नकदी प्रवाह और संवितरण, पैसे से भुगतान, पर बने रहने के लिए कड़ी नजर रखने की जरूरत है। और एक पोस्ट-कोविड मंदी के साथ और बढ़ती महंगाई दर, हर कोई खर्चों को कम करने और मुनाफे को अधिकतम करने के लिए अपनी पूरी कोशिश कर रहा है (या कम से कम, नुकसान को कम से कम)।
व्यवसाय हैं उनके काम करने का तरीका बदलना, नई तकनीकों को अपनाने से लेकर मौजूदा व्यापार मॉडल को पूरी तरह से पुनर्गठित करने तक। पूंजी की रक्षा करने की जरूरत है। अंतराल को कवर करने की जरूरत है। प्रक्रियाओं को कड़ा करने की जरूरत है।
वे इसे स्वीकार करना पसंद करते हैं या नहीं, बहुत सारे व्यवसायों को अपने निकल और डाइम्स को गिनने के लिए मजबूर किया जा रहा है जैसा पहले कभी नहीं था। हो सकता है कि आपने देखा हो कि कॉफी मशीन को बदला नहीं गया है या चिकित्सा बीमा प्रतिपूर्ति कम हो गई है। शायद आप कंपनी के लिए पैसे बचाने वाले ये निर्णय लेने के लिए मजबूर हैं। पैसे के बारे में इस सारी चिंता के साथ, एक ऐसा क्षेत्र है जिस पर ध्यान केंद्रित किया जा सकता है और आपके व्यवसाय को शत्रुतापूर्ण वातावरण में फलने-फूलने में मदद करने के लिए: खातों की देय प्रक्रिया।
देय खाते: प्रक्रिया
देय खाते (एपी) एक व्यवसाय द्वारा अपने विक्रेताओं, आपूर्तिकर्ताओं और लेनदारों के लिए बकाया धन है। ये अल्पकालिक ऋण हैं जिन्हें आमतौर पर एकल भुगतान चक्र में हल किया जाता है। एपी इन अल्पकालिक ऋणों को हल करने के लिए जिम्मेदार विभाग या कर्मचारियों को भी संदर्भित कर सकता है।
देय खातों की प्रक्रिया में कई चरण होते हैं, प्रत्येक व्यवसाय के जीवनचक्र के लिए महत्वपूर्ण होते हैं। सबसे पहले, माल के लिए एक अनुरोध है। मान लें कि आप एक होटल श्रृंखला के लिए काम कर रहे हैं। प्रक्रिया का पहला चरण हाउसकीपिंग विभाग हो सकता है जो खराब या क्षतिग्रस्त वस्तुओं को बदलने के लिए तौलिये के एक नए बैच का अनुरोध करता है।
जब यह स्वीकृत हो जाता है, तो अगला कदम, खरीदारी शुरू हो जाती है। क्रय विभाग कई लिनेन आपूर्तिकर्ताओं से उद्धरणों का अनुरोध करेगा और सर्वोत्तम मूल्य के लिए सर्वोत्तम गुणवत्ता का निर्धारण करेगा। एक आपूर्तिकर्ता के चयन के बाद, एक क्रय आदेश (पीओ) तैयार किया जाता है।
अगला, हमारे उदाहरण को जारी रखने के लिए, होटल को तौलिए और आपूर्तिकर्ता का चालान प्राप्त होगा। प्राप्त माल को तब एक प्राप्त रिपोर्ट के निर्माण के लिए जिम्मेदार ठहराया जाता है।
उसके बाद, देय खातों को "देयता" के रूप में दर्ज किया जाएगा। यह आपकी कंपनी के पास अभी भी बकाया धन तक है। देय खातों को रिकॉर्ड करने वाला कर्मचारी ऐसा करने के लिए खरीद आदेश और रिपोर्ट प्राप्त करने का उपयोग करेगा।
अंत में, आपकी कंपनी लिनेन प्रदाता को भुगतान करेगी और देय खातों का निपटान करेगी। भुगतान कई तरीकों से किया जा सकता है, लेकिन सबसे अच्छा तरीका यह है कि एक विश्वसनीय टूल के माध्यम से तत्काल और इलेक्ट्रॉनिक रूप से भुगतान किया जाए बिर्चस्ट्रीट पे जो आपको कैश बैक छूट प्रदान करने के लिए मूल्यवान धन और समय बचाएगा। BirchStreet Pay भुगतान करने का बेहतर तरीका है।
देय खाते: समस्याएं
अब जब आप जानते हैं कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं, तो जिस तरह से एपी प्रक्रिया कंपनी के वित्त के साथ समस्याओं में शामिल हो सकती है, अपेक्षाकृत स्पष्ट है। खराब रिकॉर्ड रखने से विक्रेताओं को चूक या देर से भुगतान हो सकता है। यह विक्रेता के साथ आपकी स्थिति को नुकसान पहुंचा सकता है और आपके व्यवसाय को चालू रखने के लिए आवश्यक सामान प्राप्त करने में भी समस्या हो सकती है।
अपने विक्रेताओं को भुगतान करने के लिए कागजी चेक का उपयोग आसानी से देरी, अतिरिक्त खर्च और आपकी कंपनी को धोखाधड़ी के लिए खोल सकता है।
इन समस्याओं के अपेक्षाकृत सरल समाधान हैं: अपने देय खातों पर नज़र रखने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें और ACH भुगतानों का उपयोग करें या आभासी कार्ड विक्रेताओं को भुगतान करने के लिए। लेकिन आज हम जिस समस्या से निपटेंगे, वह कुछ और कदम उठाने वाली है: डुप्लिकेट भुगतान से बचना।
डुप्लिकेट हर्ट: क्या हमें इसे दो बार कहना चाहिए?
सभी सावधान लागत-कटौती और पैसा बचाने के लिए जो आज के कठिन बाजार में अधिक से अधिक आम होता जा रहा है, डुप्लिकेट दोगुना दर्दनाक है। यहां, हम एपी प्रक्रिया में विक्रेताओं को डुप्लीकेट भुगतान की बात कर रहे हैं।
जब आप कंपनियों को उनके सामान या सेवाओं के लिए सैकड़ों या हजारों डॉलर का भुगतान कर रहे हों, तो टूटे हुए $65 कॉफी मेकर को न बदलने का क्या फायदा दो बार? आपको केवल थके हुए, कर्कश कर्मचारी और शून्य शुद्ध डॉलर की बचत होती है।
यह आपको मूर्खतापूर्ण लग सकता है। मेरी कंपनी एक विक्रेता को दो बार भुगतान क्यों करेगी? ऐसा होने से पहले हम निश्चित रूप से इसे पकड़ लेंगे। होता ही है. और अक्सर। शीर्ष प्रदर्शन करने वाली कंपनियों के लिए, डुप्लीकेट (या गलत भुगतान के अन्य रूप) बनते हैं 0.8% संवितरण. यह एक छोटे से प्रतिशत की तरह लग सकता है, लेकिन जब आप संवितरण में सैकड़ों हजारों डॉलर की बात कर रहे हैं, तो $65 एक नए कॉफी निर्माता के लिए खो गया बाल्टी में एक बूंद भी नहीं है।
डुप्लिकेट भुगतान को खत्म करने के लिए हर कंपनी को एक गेम प्लान की आवश्यकता होती है। यहां हम डुप्लीकेट भुगतान से बचने और आपकी कंपनी को हजारों या मेहनत से कमाए गए डॉलर बचाने के लिए 6 चरणों पर चर्चा करेंगे।
युक्ति #1: अपने VMF को समेकित करें
आपकी वेंडर मास्टर फ़ाइल (VMF) वह जगह है जहाँ आप उन सभी वेंडरों पर नज़र रखते हैं जिनके साथ आपकी कंपनी व्यवसाय करती है। हालांकि सभी कंपनियों के पास सैद्धांतिक रूप से वीएमएफ होना चाहिए, इसका मतलब यह नहीं है कि यह सुंदर है।
कई कंपनियां विक्रेताओं को फ़ाइल में जोड़ देंगी, यह सोचकर कि वे चीजों के शीर्ष पर हैं, जब वास्तव में वे अधिक आकार की, फ्रेंकस्टीन-एस्क फ़ाइल में अधिक सूचनात्मक जंक जोड़ रहे हैं।
यदि आपके वीएमएफ ने पिछले एक या दो वर्षों में कोई "रखरखाव" नहीं किया है (और हम जानते हैं कि यह अक्सर उससे अधिक लंबा समय होता है), तो अब समय आ गया है। सुनिश्चित करें कि प्रत्येक विक्रेता जिसके साथ आप व्यापार करते हैं, का हिसाब है, लेकिन केवल एक बार ही खाता है।
समान विक्रेताओं के डुप्लीकेट देखें, जैसे "शानदार तौलिए इंक।" और "बहुत बढ़िया तौलिए।" कुछ अच्छे कर्मचारी यह देख सकते हैं कि हमने इस महीने तौलिया विक्रेता को भुगतान नहीं किया है और एक और भुगतान भेजते हैं, जब वास्तव में इसका भुगतान पहले ही किया जा चुका है, लेकिन किसी अन्य नाम के तहत इसका हिसाब लगाया गया है। और ठीक वैसे ही, आपने $1,500 का दो बार भुगतान किया है।
युक्ति #2: VMF प्रविष्टियों का मानकीकरण करें
डुप्लिकेट विक्रेताओं को हटाना आपके VMF रखरखाव का अंत नहीं है। अक्सर, VMF (अक्सर एक स्प्रेडशीट), एक मानकीकृत तरीके से नहीं भरा जाता है। इससे बहुत भ्रम हो सकता है और क्या हमें यह कहने की आवश्यकता है? डुप्लिकेट भुगतान।
निर्धारित करें कि आप विक्रेताओं के नाम से पहले "द" का उपयोग करेंगे या नहीं। निर्धारित करें कि क्या आप वाई, एक्स, या चेक मार्क का उपयोग यह इंगित करने के लिए करेंगे कि कुछ पूरा हो गया है। तय करना जब इस प्रक्रिया में कुछ "पूर्ण" के रूप में गिना जाता है और यह कि VMF भरने वाले उन समयरेखा मानकों का अनुपालन करते हैं।
युक्ति #3: सुनिश्चित करें कि आपके पास प्रत्येक विक्रेता से W-9 है
यह जरूरी है कि आपके पास प्रत्येक विक्रेता से W-9 हो जिसके साथ आप व्यवसाय करते हैं। यह सुनिश्चित करने के लिए इसे अपने वीएमएफ फॉर्म का एक हिस्सा बनाने पर विचार करें कि इसे अनदेखा नहीं किया गया है।
W-9s को उस व्यवसाय और व्यक्ति के नाम की आवश्यकता होती है जिसके साथ आप काम कर रहे हैं, व्यवसाय से उनका संबंध, उसका पता, करदाता पहचान संख्या (TIN) जो या तो एक सामाजिक सुरक्षा संख्या या एक कर्मचारी पहचान संख्या, और एक हस्ताक्षर है। इस तरह आपको पता चल जाएगा कि आप किसके साथ काम कर रहे हैं और जरूरत पड़ने पर उनकी जानकारी आपके पास होगी।
प्रत्येक W-9 केवल एक बार VMF पर होना चाहिए। यदि किसी प्रविष्टि में VMF के लिंक का अभाव है, तो यह एक सुराग हो सकता है कि प्रविष्टि एक डुप्लिकेट है।
युक्ति #4: कर जानकारी एकत्र और सत्यापित करें
एक बार आपके पास W-9s हो जाने पर, IRS की वेबसाइट पर TIN-मिलान टूल से करदाता पहचान संख्या सत्यापित करें। इस तरह आप भुगतान करते समय या कंपनी के साथ आम तौर पर व्यवहार करते समय गलतियाँ नहीं करेंगे। साथ ही, आपके पास पहले से ही सभी (सही) जानकारी होगी जिसकी आपको आवश्यकता होगी जब आपके व्यवसाय के लिए कर दाखिल करने का समय हो।
यह इंगित करने के लिए कि टीआईएन का आईआरएस वेबसाइट से मिलान किया गया है, अपने वीएमएफ का एक और अनुभाग रखने पर विचार करें। यह आपकी फ़ाइलों में डुप्लिकेट को कम करने में भी मदद कर सकता है।
युक्ति #5: गलतियों और धोखाधड़ी को कम करने के लिए अलग कर्तव्य
अपनी संपूर्ण AP प्रक्रिया से निपटने के लिए एक कर्मचारी पर निर्भर न रहें। गलतियाँ मानवीय हैं। भुगतानों को आसानी से अनदेखा किया जा सकता है, डुप्लिकेट किया जा सकता है, या, हालांकि हम इसे स्वीकार करने से नफरत करते हैं, धोखाधड़ी गतिविधियों में उपयोग किया जाता है। एपी प्रक्रिया के हर चरण में कम से कम दो लोग काम कर रहे हों। किसी एक व्यक्ति को विक्रेता संबंध स्थापित नहीं करना चाहिए और कोई भी व्यक्ति VMF का प्रभारी नहीं होना चाहिए।
यह "दोस्त" या "टीम सिस्टम" गलतियों और भ्रम को कम करने में मदद करेगा, जब तक कि प्रक्रिया को मानकीकृत किया जाता है, जैसा कि ऊपर चर्चा की गई है। इसके अलावा, प्रत्येक कदम पर दो नजरें एक बेईमान कर्मचारी के प्रलोभन को कम करने और आपकी कंपनी को पैसे से बाहर करने की कोशिश करने के लिए एक लंबा रास्ता तय करती हैं।
युक्ति #6: सतर्क रहें
पैंट की एक जोड़ी सिलने के निर्देशों की तरह, इन एक-एक किए गए चरणों पर विचार न करें। आप अपने वीएमएफ को समेकित नहीं कर सकते हैं, इसकी प्रविष्टियों को मानकीकृत नहीं कर सकते हैं, और अलग-अलग कर्तव्यों को एक बार अलग कर सकते हैं जैसे आप एक पैटर्न खरीदेंगे, कट करेंगे और अपने कपड़ों को सिलेंगे और फिर हमेशा के लिए किया जाएगा।
आपके वीएमएफ को साल में कम से कम एक बार देखने, समेकित करने और मानकीकरण के लिए जाँच करने की आवश्यकता होगी। आपकी कंपनी को यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता होगी कि कर्तव्यों को अलग रखा गया है, और यह कि कोई भी कर्मचारी एपी प्रक्रिया के एक महत्वपूर्ण चरण में "विशेषज्ञता" में नहीं पड़ा है और अन्य सेटों को छोड़ रहा है।
इन 6 युक्तियों का उपयोग करके, आपकी कंपनी ऐसे समय में डुप्लिकेट भुगतानों को कम करने और पैसे बचाने में सक्षम होगी, जब पैसा अक्सर आना मुश्किल होता है।