पिछले कुछ दशकों में, हमने स्वचालन प्रौद्योगिकी में निरंतर प्रगति देखी है, खासकर जब यह आतिथ्य खरीद प्रक्रिया की बात आती है। सोर्सिंग, टेंडरिंग, नीलामी और उत्पादों को ऑर्डर करने जैसी प्रक्रियाओं को स्वचालित सिस्टम में अपनाया गया है। और जबकि इन प्रगतियों ने स्थिरता, दक्षता और सुविधा के बेजोड़ स्तर बनाए हैं, विशेष रूप से एक क्षेत्र है जो अक्सर इस स्वचालन से छूट जाता है: भुगतान।
वर्षों से, संगठन पेपर चेक और मैन्युअल खरीद ट्रैकिंग, चालान मिलान और इन्वेंट्री प्रबंधन जैसी विरासत भुगतान प्रक्रियाओं पर निर्भर रहे हैं। जबकि कई लोग तर्क देते हैं कि ये पुराने स्कूल भुगतान के तरीके उनकी लंबी उम्र के कारण अधिक सुविधाजनक हैं, मैन्युअल भुगतान प्रणाली तेजी से महंगी, बहुत कम सुरक्षित और साइबर चोरों के हमलों के प्रति अधिक संवेदनशील हो गई हैं।
जबकि हम स्वचालन के एक नए युग में प्रवेश कर रहे हैं, यह न केवल विभिन्न खरीद प्रक्रियाओं में, बल्कि मुख्य रूप से भुगतान में इस तकनीक के उपयोग को स्वीकार करना महत्वपूर्ण है। संपूर्ण खरीद प्रक्रिया के लौकिक अंतिम मील के रूप में, भुगतान में एक गलत कदम के परिणामस्वरूप संपूर्ण खरीद प्रणाली टूट सकती है।
स्वचालित भुगतान बैक-ऑफिस सिरदर्द कम करें
आतिथ्य उद्योग में कई लोगों के लिए मैनुअल से स्वचालित सिस्टम में स्विच करने की प्रक्रिया निस्संदेह एक चुनौतीपूर्ण रही है। विचार करने के लिए बहुत सारे प्रमुख क्षेत्र हैं, जैसे खरीद प्रबंधन, सही उत्पादों का चयन और खरीदारी, और चालान प्रबंधन। जैसा कि कंपनियों ने इन क्षेत्रों के लिए एक अति-विशिष्ट स्वचालित प्रणाली बनाने और लागू करने के लिए काम किया है, कई ने भुगतान के अंतिम महत्वपूर्ण चरण की अनदेखी की है।
क्रिस हेरिन,भुगतान के महाप्रबंधकबिर्चस्ट्रीट सिस्टम्स में, ई-पे के संबंध में इस घटना की व्याख्या की, इसे "अंतिम मील" के रूप में गढ़ाहालिया साक्षात्कार. "आपने अभी यह सब महान स्वचालन बनाया है, और बहुत ही अंत में, एक विरासत भुगतान प्रक्रिया में वापस आ जाते हैं ... वह अंतिम मील है ... जब वह अंतिम मील टूट जाता है, तो यह संपत्तियों और बैक-ऑफिस के लिए बहुत सिरदर्द का कारण बनता है ।”
लेकिन हेरिन का कहना है कि इससे कंपनियों को ऑटोमेशन को एक कदम आगे बढ़ाने का मौका मिलता है। "भुगतान इस प्रक्रिया का अंतिम चरण है। आपने स्वचालन में यह सब महान काम किया है, और आप उस अंतिम मील तक पहुँच गए हैं जहाँ आपको अपने विक्रेता और आपूर्तिकर्ता को भुगतान करने की आवश्यकता है, सुनिश्चित करें कि उन्हें उनका पैसा मिले, और यह सुनिश्चित करें कि वे इसे आपके खाते में लागू करें।
एक साथस्वचालित ई-भुगतान प्रणाली, आपका बैक ऑफिस तेज, अधिक निर्बाध चालान प्रसंस्करण चक्रों से लाभान्वित हो सकता है। अब आपको समय पर भुगतान प्राप्त करने वाले आपूर्तिकर्ताओं या विक्रेताओं के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है। यह प्रणाली आपको यह जानने की अनुमति देती है कि भुगतान कब संसाधित किए जाते हैं, जिससे आप संपूर्ण लेनदेन प्रक्रिया की निगरानी कर सकते हैं - जो नकदी प्रवाह को बनाए रखने में मदद करेगा और आपको आगे की योजना बनाने की अनुमति देगा।
अधिक से अधिक धोखाधड़ी की रोकथाम और कम त्रुटि-प्रवण
मैन्युअल बिलिंग सिस्टम के सबसे बड़े डाउनसाइड्स में से एक धोखाधड़ी और त्रुटि का बढ़ता जोखिम है।
आतिथ्य उद्योग में वित्तीय धोखाधड़ी अधिक प्रचलित होती जा रही है। ऐसे हमलों की संख्या जो पहले से न सोचे गए पीड़ितों को बैंक खाता डेटा, सामाजिक सुरक्षा नंबर, और क्रेडिट कार्ड की जानकारी सौंपने के लिए लुभाते हैं, बढ़ रही है, इसलिए आपके संगठन, आपके ग्राहकों और आपके आपूर्तिकर्ताओं के लिए एक सुरक्षित भुगतान प्रणाली प्राप्त करना महत्वपूर्ण है।
ई-पे सॉफ़्टवेयर जैसी एक स्वचालित प्रणाली के साथ, आप उच्च स्तर की भुगतान सुरक्षा प्राप्त कर सकते हैं जो संवेदनशील वित्तीय डेटा को एन्क्रिप्ट करती है, जिससे यह एक सुरक्षित और सुरक्षित भुगतान विकल्प बन जाता है। साथ ही, अधिकांश ई-भुगतान प्रणालियां आपको किसी भी संदिग्ध गतिविधि के बारे में सचेत करेंगी—जैसे कि संभावित घोटाला—जिससे आप जोखिम के शुरुआती संकेत पर अपने भुगतानों को हमलों से बचा सकेंगे।
इसी तरह, मैन्युअल भुगतान प्रक्रियाएं मानवीय त्रुटि के लिए जगह बनाती हैं, जिसका समाधान करने के लिए हजारों कंपनी डॉलर—और घंटे—खर्च करने पड़ सकते हैं।
एक ई-भुगतान प्रणाली मैन्युअल रूप से डेटा दर्ज करने, बड़ी संख्या में आपूर्तिकर्ताओं के चालानों का भुगतान करने, या भुगतान विवरण वाले भौतिक दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की आवश्यकता को हटाकर इस जोखिम को कम करती है। इसके बजाय, आप पूरी भुगतान प्रक्रिया को शुरू से अंत तक डिजिटाइज़ कर सकते हैं, न केवल कीमती कर्मचारी समय को मुक्त कर सकते हैं बल्कि महंगी मानवीय त्रुटियों की संभावना को कम कर सकते हैं।
निर्बाध ई-भुगतान बेहतर आपूर्तिकर्ता संबंध बनाते हैं
खरीद में अंतिम मील के रूप में, आपकी भुगतान प्रक्रिया आपके विचार से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। खरीद प्रक्रिया में सब कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि आपकी भुगतान पद्धति कितनी अच्छी तरह क्रियान्वित की गई है। जैसा कि हेरिन ने पहले बताया था, इस अंतिम प्रक्रिया में एक गलत कदम के परिणामस्वरूप पूरी खरीद प्रणाली में भारी गिरावट आ सकती है।
यह न केवल आपकी कंपनी के आंतरिक कार्यप्रवाह का एक महत्वपूर्ण पहलू है, बल्कि यह मजबूत आपूर्तिकर्ता संबंधों को बनाए रखने में भी महत्वपूर्ण है।
एक सुव्यवस्थित ई-भुगतान प्रणाली से आपके आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेता को यह जानकर चैन की नींद लेनी चाहिए कि वे समय पर और सही तरीके से भुगतान प्राप्त कर रहे हैं। लेकिन अगर आपकी मैन्युअल भुगतान प्रणाली में धोखाधड़ी वाले चेक, देर से या गलत भुगतान, या अन्य व्यवधानों का खतरा है, तो आपूर्तिकर्ताओं को ऐसा नहीं लगेगा कि वे एक विश्वसनीय व्यावसायिक भागीदार के रूप में आप पर भरोसा कर सकते हैं और आपकी सेवाओं के लिए कहीं और देखने की संभावना अधिक हो सकती है।
ई-पे के साथ, आप अपने आपूर्तिकर्ताओं को उनके भुगतान और लेन-देन के विवरण में पूर्ण दृश्यता दे सकते हैं, जिससे उन्हें अधिक विश्वास मिलता है कि उन्हें लगातार और समय पर भुगतान किया जा रहा है। जब आपूर्तिकर्ताओं को ऐसा लगता है कि वे आप पर भरोसा कर सकते हैं, तो एक रणनीतिक संबंध आकार लेने वाला है, और इस तरह के एक दुर्जेय बंधन सभी अंतर ला सकते हैं जब व्यवधान उत्पन्न होते हैं या अप्रत्याशित संकट उत्पन्न होते हैं।
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BirchStreet Systems में, हम स्वचालन के भविष्य के लिए भुगतान जैसी खरीद प्रक्रियाओं को आगे बढ़ाने के बारे में भावुक हैं।
लागू करकेबिर्चस्ट्रीट पेई-भुगतान समाधान, आप लेन-देन की प्रक्रिया को शुरू से अंत तक सरल और तेज कर सकते हैं, त्रुटि और बैक-ऑफिस सिरदर्द के लिए मार्जिन कम कर सकते हैं। चुनने के लिए कई सुरक्षित भुगतान विकल्पों के साथ- ACH, चेक और vCard- आपकी कंपनी विभिन्न विभागों और स्थानों में खरीद को आसान बनाने के लिए स्मार्ट-पे तकनीक की शक्ति का उपयोग कर सकती है।
इसके अलावा, यह समाधान आपको खर्च और अनुपालन प्रक्रियाओं की पूरी जानकारी देता है—जिससे आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सभी लेन-देन विवरण सटीक हैं और आपूर्तिकर्ताओं को जल्दी और सुरक्षित रूप से भुगतान किया जाता है।