किसी विशेष इन्वेंट्री प्रणाली के लाभों के बारे में बताने वाली बहुत सारी जानकारी मौजूद है। लेकिन सच्चाई यह है कि अधिकांश इन्वेंट्री सिस्टम समान कार्य करते हैं। यदि आप किसी विशेष सॉफ़्टवेयर विक्रेता से उनके सिस्टम के लाभों के बारे में पूछते हैं, तो संभवतः वे सभी आपको वही बातें बताएंगे। कुछ, दूसरों की तुलना में अधिक सम्मोहक तरीकों से।
आइए कम यात्रा वाले रास्ते पर चलें और संक्षेप में कई विषयों का पता लगाएं जैसे कि क्या इन्वेंट्री बनाए रखना आपके लिए सही है, इन्वेंट्री बनाए रखने के फायदे और नुकसान, संबंधित जोखिम और महत्वपूर्ण विचार।
क्या इन्वेंटरी प्रबंधन लागू करना आपके लिए सही है?
तो, आप अपने बेकन, सलाद और टमाटरों की गिनती कर रहे हैं और आपको यह ट्रैक करना होगा कि आप कितने को पुनः ऑर्डर करना चाहते हैं। क्या आपको इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता है? आवश्यक रूप से नहीं। यहाँ एक अत्यंत विवादास्पद तर्क है! आपके व्यवसाय के आधार पर, आपको शायद पुराने ज़माने की एक अच्छी स्प्रेडशीट की आवश्यकता होगी। हाँ यह सही है! सिर्फ इसलिए कि आपकी अलमारियों पर स्टॉक है, इसका मतलब यह नहीं है कि आपको इन्वेंटरी सिस्टम की आवश्यकता है। वास्तव में, यह एक बुरा विचार हो सकता है.
इन्वेंटरी प्रबंधन के पक्ष और विपक्ष
यदि आपका व्यवसाय छोटा है और आपको बड़ी मात्रा में सामान ले जाने या उन्हें प्रबंधित करने के लिए कर्मचारियों की आवश्यकता नहीं है, तो आपको एक साधारण उपकरण के अलावा किसी अन्य चीज़ की आवश्यकता नहीं है। वास्तव में, किसी एक को क्रियान्वित करने में आपको उसकी तुलना में अधिक खर्च करना पड़ सकता है। यहां तक कि कुछ मध्यम आकार और बड़े व्यवसायों को भारी सॉफ़्टवेयर या दायित्व की आवश्यकता नहीं हो सकती है।
इन्वेंट्री प्रबंधन लागू करने से दायित्व बनता है। यदि आप स्टॉकिंग पर पैसा खर्च करते हैं, और उत्पादों का उपभोग नहीं कर पाते हैं, तो आपके लिए समस्या है। इन्वेंट्री के प्रबंधन और वित्तीय रूप से रिपोर्ट करने के लिए आवश्यक संसाधनों में निवेश करने से संगठनात्मक लागत पैदा होती है। लोगों, प्रक्रिया, भौतिक भंडारण स्थान और कार्बन पदचिह्न लागत के बारे में सोचें।
कई मामलों में, इन्वेंट्री प्रबंधन को लागू करना लागत के लायक है। बड़े क्षेत्र में या कठिन वितरण क्षेत्रों में फैले परिचालनों को इन्वेंट्री प्रबंधन से लाभ होता है, साथ ही उच्च डॉलर मूल्य वाले पेय पदार्थों की बिक्री की उदार मात्रा वाले संगठनों को भी लाभ होता है। कई आउटलेट और उत्पादन रसोई के बीच माल की लगातार मांग, स्थानांतरण और खपत को पूरा करने वाले स्थानों से भी लाभ होता है।
जोखिम से आनाकानी
इन्वेंट्री प्रबंधन प्रणाली लागू करने का निर्णय जोखिम को कम करने के बारे में है। इन्वेंट्री को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करने के लिए संसाधनों के बिना छोटे संगठन एक ऐसी प्रणाली को लागू करके जोखिम और दायित्व पैदा कर सकते हैं जिसे वे बनाए नहीं रख सकते हैं या समर्थन नहीं कर सकते हैं। इन मामलों में, सबसे अच्छी जोखिम से बचने की रणनीति ट्रैकिंग गणना के लिए एक सरलीकृत स्प्रेडशीट होने की संभावना है।
जो कंपनियां अधिक मात्रा में कारोबार करती हैं, उनके लिए इन्वेंट्री नियंत्रण न होने के जोखिम से बचने के लिए एक विश्वसनीय इन्वेंट्री प्रणाली सार्थक है। हाल की रिपोर्टों से पता चला है कि मुद्रास्फीति से प्रभावित होने वाले मुख्य क्षेत्रों में से एक खाद्य पदार्थ रहा है 8.8 प्रतिशत 2021 से 2022 तक साल-दर-साल कीमतें बढ़ती हैं।
आपूर्ति श्रृंखला के मुद्दे, बढ़ते श्रम व्यय, फसल में व्यवधान और अन्य कारक लागत में वृद्धि करते हैं। कीमतें बढ़ने से पहले आपको जो चाहिए उसे खरीदने से जोखिम कम हो जाता है और यह सुनिश्चित होता है कि ऐतिहासिक मांग रुझानों को पूरा करने के लिए आपके पास समय पर पर्याप्त सामान उपलब्ध है।
बड़े संगठन बिक्री और मांग पूर्ति के माध्यम से माल की खपत का उचित प्रबंधन करके जोखिम को और कम कर सकते हैं। एक अच्छी प्रणाली सही रेसिपी उत्पादन और भाग के आकार को सुनिश्चित करने में मदद कर सकती है। यह आपके राजस्व को अनुकूलित करता है और आपकी संगठनात्मक लागत को कम करता है। अंत में, अतिवृष्टि, क्षति और चोरी के कारण सिकुड़न सबसे हानिकारक इन्वेंट्री जोखिम हैं जिनसे एक संगठन को बचने का प्रयास करना चाहिए, बाद में संभावित रूप से कानूनी प्रभाव पैदा हो सकते हैं।
सही इन्वेंटरी प्रणाली का चयन करना
अंततः, आपके द्वारा चुनी गई इन्वेंट्री प्रणाली आपके संगठन के आकार और जटिलता के आधार पर अलग-अलग होगी, और सीधे तौर पर आपकी जोखिम से बचने की ज़रूरतों से संबंधित होगी। क्या आपका संगठन छोटा, दुबला-पतला और फुर्तीला है? आपको बस एक हल्की स्प्रेडशीट की आवश्यकता हो सकती है। क्या आपका संगठन अधिक संसाधनों के साथ बड़ा है और नियंत्रण की आवश्यकता है? आपको केवल एक ऐसे एप्लिकेशन की आवश्यकता हो सकती है जो आपको नियंत्रण दे सके लेकिन अधिक सेटअप समय, प्रशासन या कॉन्फ़िगरेशन की आवश्यकता के बिना
जोखिम से बचने के स्पेक्ट्रम के दूसरे छोर पर, क्या आपका संगठन काफी बड़ा और जटिल है, जिसके लिए इन्वेंट्री नियंत्रण प्रणाली को सबसे अधिक क्षमताओं और लचीलेपन की आवश्यकता होती है? या क्या आपकी कंपनी एक उद्यम आकार या अत्यंत जटिल इकाई है जिसे इन्वेंट्री नियंत्रण, लॉजिस्टिक्स प्रबंधन की आवश्यकता होती है, जो तृतीय-पक्ष लॉजिस्टिक्स सिस्टम (3PL) से बंधी है? यदि यह आप हैं, तो अच्छी खबर यह है कि आपके पास बाजार में बेहतरीन विकल्प हैं जो आपकी जटिल जरूरतों को पूरा करने में आपकी मदद कर सकते हैं।
बिर्चस्ट्रीट सिस्टम्स के साथ अपनी कंपनी की खरीद-से-भुगतान परिपक्वता में सुधार करने पर विचार करें चालान प्रबंधन समाधान. जबकि आतिथ्य उद्योग में इन्वेंट्री प्रबंधन संभावित नुकसान और अक्षमताओं से भरा हुआ है, लेकिन जब आपके पास एक मजबूत इन्वेंट्री प्रबंधन भागीदार हो तो ऐसा होना जरूरी नहीं है।
अपने पॉइंट ऑफ़ सेल (पीओएस) सिस्टम के साथ इंटरफेस करके, आप मूल्यवान इन्वेंट्री रिपोर्ट तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं और यहां तक कि स्वचालित रूप से आइटम को फिर से भर सकते हैं या कम इन्वेंट्री स्तर पर आइटम के लिए अलर्ट प्राप्त कर सकते हैं। हैंडहेल्ड स्कैनिंग, असीमित स्थानों पर सतत इन्वेंट्री ट्रैकिंग, और कई लागत पद्धतियां यह सुनिश्चित करती हैं कि यह समाधान आपके व्यवसाय की जरूरतों के साथ-साथ बढ़ सकता है।
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