यदि आप व्यवसाय कर रहे हैं, तो आप चालानों का प्रबंधन कर रहे हैं। एक संगठित वित्तीय बहीखाता रखने, आपके व्यवसाय में आने वाले धन को बनाए रखने और कर के मौसम के लिए तैयार रहने के लिए चालान प्रबंधन महत्वपूर्ण है।
केवल कुछ ग्राहकों के साथ, चालान प्रबंधन अपेक्षाकृत सरल है, लेकिन एक बार जब आप अपने व्यवसाय का विस्तार करना शुरू कर देते हैं, तो यह जल्दी से जटिल हो सकता है। उचित रणनीतियों के बिना, चालान खो सकते हैं, गलत तरीके से दाखिल किए जा सकते हैं, या बहुत देर से भुगतान किया जा सकता है ...
यहां तक कि अगर आप हाथ से सब कुछ तेजी से करते हैं, तो टर्नअराउंड समय लंबा हो जाएगा जब तक कि वे आपके व्यापार भागीदारों के लिए असंतोषजनक न हों। यह आपके व्यवसाय की समग्र प्रतिष्ठा को प्रभावित कर सकता है। बिर्च स्ट्रीट सिस्टम मैन्युअल चालान प्रबंधन के खतरों के बारे में जानता है और समस्या का समाधान करने में सक्षम हैं। उत्तर: स्वचालन।
स्वचालित चालान प्रसंस्करण क्या है?
चालान की जानकारी और भुगतान, और धन का संग्रह। यह व्यवसायों को अधिक नियंत्रण रखने की अनुमति देता है और क्योंकि स्वचालित सिस्टम में जानकारी क्लाउड में संग्रहीत होती है, यह प्राकृतिक आपदाओं जैसे बाढ़ या आग (या यहां तक कि मानवीय त्रुटि) के माध्यम से महत्वपूर्ण फाइलों के नुकसान को रोकता है।
अपने चालान प्रबंधन को स्वचालित करने से आपको टर्नअराउंड समय में सुधार करने, गलतियों से बचने, अपने फाइलिंग सिस्टम को व्यवस्थित करने और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संबंधों को बेहतर बनाने में मदद मिलेगी। इससे आपका समय और जनशक्ति की बचत होगी।
सबसे पहले, हम उन लोगों को चालान भेजने की प्रक्रिया के बारे में बात करेंगे, जिन्हें आपको भुगतान करने की आवश्यकता है।
1. आप इनवॉइस कैसे बनाते हैं?
जब आप चालान बनाते हैं, तो क्या आप इसे हर बार हाथ से करते हैं या आपके पास कोई खाका होता है? यदि आप पहले से किसी टेम्प्लेट का उपयोग नहीं करते हैं, तो स्विच करने पर विचार करें क्योंकि टेम्प्लेट अधिक तेज़, अधिक सटीक होते हैं, और सुनिश्चित करें कि आप कोई महत्वपूर्ण जानकारी नहीं छोड़ते हैं।
वहाँ बहुत सारे सॉफ्टवेयर हैं जो आपको एक टेम्पलेट चुनने या अपना खुद का बनाने में मदद कर सकते हैं। इन साँचों को भरने के लिए आपको जिन सूचनाओं की आवश्यकता होगी उनमें शामिल हैं:
- बीजक संख्या
- ग्राहक जानकारी के लिए तालिका (नाम, पता, संपर्क जानकारी, आदि…)
- मात्राओं सहित मदबद्ध रसीद
- कोई टिप्पणी
नियम और शर्तों को शामिल करते हुए चालान बनाते समय स्वीकृति शर्तों को निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें। साथ ही, आगे की कार्रवाई के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों को लेआउट करें जिन्हें करने की आवश्यकता हो सकती है।
2. आप अपने चालान कैसे भेज रहे हैं?
सभी चालान-भेजने वाले सिस्टम समान नहीं बनाए गए हैं। यदि आप मेल द्वारा हार्डकॉपी चालान भेज रहे हैं, तो सुधार की बहुत गुंजाइश है। इसे करने का यह सबसे धीमा तरीका है। यह आपको डाक प्रणाली में नुकसान के जोखिम के लिए भी खोलता है।
ईमेल द्वारा एक तेज़ तरीका होगा। इस तरह, चालान का एक इलेक्ट्रॉनिक निशान है जिसे आसानी से इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग सिस्टम में सहेजा जा सकता है। चालान तुरंत प्राप्तकर्ता के इनबॉक्स में आ जाएगा। अतिरिक्त सुरक्षा के लिए चालान को पीडीएफ में बदलना सुनिश्चित करें।
इनवॉइस भेजने का एक बेहतर तरीका इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर है। इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर आपको इनवॉइस डिज़ाइन करने, उसकी ब्रांडिंग करने और उसे कुछ ही मिनटों में भेजने में मदद कर सकता है। जब कोई ग्राहक इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर के माध्यम से भेजे गए इनवॉइस को देखता है तो उन्हें एक साथ एक लिंक दिखाई देगा जहां वे भुगतान कर सकते हैं। यह चालान प्राप्त करने वाले के लिए तेज़ और अधिक सुविधाजनक है और इससे आपको अधिक तेज़ी से भुगतान किया जा सकता है।
अब आपको प्राप्त होने वाले चालानों को संसाधित करने के लिए।
3. आपके खाते की देय प्रक्रिया कैसी है?
देय खातों (एपी) प्रक्रिया केवल चालान का भुगतान नहीं कर रही है। एक संपूर्ण और सुरक्षित एपी प्रक्रिया में बहुत कुछ है क्योंकि यह एक ऐसा स्थान है जो बहुत सारा पैसा खोने की चपेट में है।
उदाहरण के लिए, गूगल और फेसबुक एक नकली कंपनी बनाने वाले साइबर स्कैमर को क्रमशः $23 मिलियन और $100 मिलियन का नुकसान हुआ, जिसके माध्यम से वह कंपनियों को धोखाधड़ी वाले चालान भेज रहा था। हालांकि यह अंततः बरामद किया गया था (अधिकांश चालान धोखाधड़ी के मामलों में दुर्लभ), कंपनियों ने वैधता के लिए पूरी तरह से जांच किए बिना "कंपनी के" चालान का भुगतान करके बहुत पैसा खो दिया।
अपने वित्त पर नज़र रखने और किसी भी संभावित घोटाले से बचने के लिए, संपूर्ण AP प्रक्रिया का पालन करें।
सबसे पहले, चालान को खरीद आदेश (पीओ) के साथ मिलाएं। सौदा होने के बाद खरीदार को एक पीओ जारी किया जाता है, जिसमें यह निर्दिष्ट किया जाता है कि क्या आदेश दिया गया है, कितना, किसके द्वारा, किससे, और डिलीवरी की तारीख। इसमें एक यूनिक पीओ नंबर भी होता है, जिसके बिना पूरा नहीं होता। अगले चरण पर आगे बढ़ने से पहले आपको किसी भी तरह की अनियमितताओं जैसे लापता पीओ या बेमेल पीओ नंबरों को हल करना होगा।
पीओ स्थित होने और चालान के साथ मिलान करने के बाद, इसे प्रबंधक या वरिष्ठ स्टाफ सदस्य को अनुमोदन के लिए भेजें। उम्मीद है, उन्हें इस बात का अच्छा अंदाजा होगा कि कंपनी नियमित रूप से किसके साथ कारोबार करती है और कुछ भी संदिग्ध हो सकता है जो अतीत में फिसल गया हो। इसके बाद, इनवॉइस की प्राप्ति और आसन्न भुगतान को दर्शाने के लिए ईआरपी (एंटरप्राइज़ रिसोर्स प्लानिंग) सिस्टम को अपडेट करें।
अंत में, और पिछले चरणों के पूरा होने के बाद ही भुगतान जारी करें।
4. आप वास्तव में अपने आपूर्तिकर्ताओं को कैसे भुगतान कर रहे हैं?
आपने अंतिम चरण तक AP प्रक्रिया पूरी कर ली है। अब वास्तव में आपके आपूर्तिकर्ता को भुगतान जारी करने का समय आ गया है। आप इस बारे में कैसे जाते हैं? क्या आप अभी भी चेक लिख रहे हैं?
यदि आप हैं, तो हो सकता है कि आप समय, धन और सुरक्षा से अनभिज्ञ हों, इस भुगतान विधि की कीमत आपको चुकानी पड़ रही है। चेक, भले ही वे हस्तलिखित के बजाय मुद्रित हों, अन्य प्रकार के भुगतानों की तुलना में अधिक समय लेने वाले होते हैं। न केवल लेखन और लिफाफा भराई, बल्कि उन्हें भेजने के लिए डाकघर की यात्राएं और उन्हें प्राप्त करने के लिए बैंक की यात्राओं में आपका समय लगता है।
इसके अलावा, वैकल्पिक भुगतान विधियों की तुलना में चेक अधिक महंगे हैं। जबकि चेक की कीमत लगभग $1.22 प्रति पॉप है, औसत ACH (ऑटोमेटेड क्लियरिंग हाउस) भुगतान की लागत केवल $0.29 है। यदि आप अधिक मात्रा में भुगतान कर रहे हैं, तो समय के साथ यह लागत अंतर वास्तव में आपके वित्त में कमी कर सकता है।
बिर्चस्ट्रीट पे एक इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर है जो आपको पैसे, अतिरिक्त समय और चेक लिखने से जुड़े जोखिम से बचने में मदद कर सकता है। यह न केवल आपके जीवन को आसान बना देगा, बल्कि आपको अपने आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान करने जैसी सरल चीज़ के लिए नकद पुरस्कार अर्जित करने दे सकता है।
यह चेक के लिए वर्चुअल कार्ड स्विच करके काम करता है, और जैसे ही इन कार्डों का उपयोग किया जाता है, आप कैश बैक पुरस्कार प्राप्त कर सकते हैं। BirchStreet Pay आपको जल्दी से सुरक्षित, पुरस्कृत भुगतान करने में मदद कर सकता है।
5. आप अपने चालान कैसे दाखिल कर रहे हैं?
किसी भी ऑपरेटिंग व्यवसाय के लिए एक संगठित फाइलिंग सिस्टम महत्वपूर्ण है। विभिन्न प्रकार के इनवॉइस के बीच अंतर जानने से प्रारंभ करें। इनमें एक प्रस्ताव चालान, एक अंतरिम चालान, एक आवर्ती चालान, एक पिछले देय चालान और एक अंतिम चालान शामिल हैं।
शायद इन्हें उनके संबंधित प्रकारों से रंग-कोडिंग पर विचार करें। ऐसा करने का एक आसान तरीका है कि किसी स्थानीय कार्यालय आपूर्ति स्टोर पर कुछ रंगीन स्टिकी टैब लें और इनवॉइस को उत्पादित और प्राप्त होने पर चिह्नित करें।
यदि आप भौतिक फ़ाइलें रख रहे हैं, तो इस उद्देश्य के लिए एक फाइलिंग कैबिनेट, दराज या टोकरी समर्पित करें। हालाँकि, जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, यह आपको बाढ़, आग या मानवीय त्रुटि के लिए अतिसंवेदनशील बना सकता है। अपने चालानों को दर्ज करने का सबसे अच्छा तरीका स्वचालित चालान फाइलिंग का उपयोग करके उन्हें क्लाउड में स्थानांतरित करना है।
अतीत में, कंपनियों को अक्सर चालान बनाने, वर्गीकृत करने, भुगतान करने और फाइल करने के लिए एक पूर्णकालिक बुककीपर को नियुक्त करने की आवश्यकता होती है। बल्कि दोहराए जाने वाले कार्य के लिए यह बहुत अधिक जनशक्ति है। इन दिनों, ऐसे सॉफ़्टवेयर हैं जो भुगतान किए गए बुककीपर के समान कार्य कर सकते हैं। यह सॉफ़्टवेयर इनवॉइस टेम्प्लेट जेनरेट करने से लेकर आपके इनवॉइस को सही ढंग से दर्ज करने से लेकर समय पर भुगतान करने तक सब कुछ कर सकता है।
इनवॉइस सॉफ़्टवेयर आपके दस्तावेज़ों को एक संगठित, सहज और संपूर्ण तरीके से दर्ज कर सकता है ताकि एक ऑडिट भी आपको तनाव में न लाए। क्लाउड से सब कुछ सुरक्षित रूप से संग्रहीत, व्यवस्थित और पुनर्प्राप्त करने योग्य होगा।
6. क्या आप अपने चालानों का डिजिटलीकरण कर रहे हैं?
इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने के लिए, आपको अपने चालानों को डिजिटाइज़ करना होगा ताकि उन्हें क्लाउड में संग्रहीत किया जा सके। यदि आपके पास कागजी चालानों से भरा कैबिनेट है, तो दुर्भाग्य से, आपको स्कैन करने और उन्हें क्लाउड पर अपलोड करने के प्रारंभिक कार्य से गुजरना होगा। एक बार ऐसा करने के बाद, आप विशेष रूप से डिजिटल चालान में काम करना शुरू कर सकते हैं जो अंततः आपके जीवन को बहुत आसान बना देगा।
एक बार, या इससे पहले भी, आपके पास क्लाउड पर सभी भौतिक कागजी कार्रवाई अपलोड हो गई है, आप अपने वर्तमान चालानों को भौतिक से डिजिटल में स्थानांतरित करना शुरू कर सकते हैं। चालान जारी करने और आपको जारी किए गए भुगतानों का भुगतान करने के लिए ईमेल, या बेहतर अभी तक, बिर्चस्ट्रीट पे जैसे चालान सॉफ्टवेयर का उपयोग करें। कोई और स्कैनिंग नहीं, कोई और पेपर कट नहीं, क्लाउड टेक्नोलॉजी के माध्यम से केवल परेशानी मुक्त चालान प्रबंधन।
अपने व्यवसाय को ऑनलाइन इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में ले जाने के बहुत बड़े और असंख्य लाभ हैं।
सब कुछ बादल में संग्रहीत है। इसका मतलब है कि आपको कंप्यूटर क्रैश या खोई हुई थंब ड्राइव में भौतिक प्रतियां खोने या डिजिटल प्रतियां खोने के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है। इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर आपको अपनी ब्रांड पहचान को आगे बढ़ाने के लिए दस्तावेज़ों को अनुकूलित करने की भी अनुमति देता है।
इसके अलावा, इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर आपको कई भाषाओं और मुद्राओं में सौदा करने की अनुमति देता है, इसलिए अंतर्राष्ट्रीय व्यापार करना आसान है। इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर भी तेज़ सेवा का दावा करता है, स्याही और कागज़ की लागत बचाता है, और कहीं भी, कभी भी एक्सेस करता है।
यदि आप अभी भी मैन्युअल रूप से चालान प्रबंधन कर रहे हैं, तो इसे आसान, सुरक्षित, अधिक सटीक चालान-प्रक्रिया अनुभव के लिए ऑनलाइन जाने के लिए अपना किकस्टार्ट मानें।