जबकि कभी-कभी दर्दनाक होता है, बजट बनाना कॉर्पोरेट जगत में वित्तीय प्रबंधन के सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है। एक खरीद बजट के साथ, आपका संगठन एक अधिक सटीक और कुशल क्रय रणनीति विकसित करने के लिए एक रूपरेखा का उपयोग कर सकता है - यह दर्शाता है कि आप क्या खर्च कर सकते हैं और क्या नहीं कर सकते।
पिछले वर्षों में, खरीद की भूमिका बजट प्रक्रिया से जुड़ी नहीं थी। अब, जैसे-जैसे व्यवसाय की दुनिया में बदलाव जारी है, खरीद पेशेवर बजट विकास में अधिक शामिल होते जा रहे हैं।
लेकिन खरीद सिर्फ खरीदारी से ज्यादा पर केंद्रित है। रसद, विपणन, आईटी, रणनीतिक सोर्सिंग, और शिपिंग और प्राप्त करने के कार्यों सहित विभिन्न कार्य चल रहे हैं। एक विस्तृत खरीद बजट रूपरेखा के बिना, ये कार्य असंगत हो जाते हैं और आपकी कंपनी का वित्त एक त्वरित मंदी ले सकता है - यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपका खरीद-से-भुगतान बजट संतुलित है, इसे और अधिक महत्वपूर्ण बना देता है।
अपनी खरीद बजट रणनीति की योजना और प्रबंधन करते समय विचार करने के लिए यहां कुछ प्रमुख तत्व दिए गए हैं।
आपको आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं का निर्धारण करें
प्रत्येक खरीद प्रक्रिया में, आपके संगठन को वह खरीदना चाहिए जो व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक है। अपनी खरीद-से-भुगतान बजट रणनीति शुरू करने के लिए, उन सभी वस्तुओं और सेवाओं की सूची बनाएं जिन्हें आपकी कंपनी को सफलतापूर्वक संचालित करने की आवश्यकता है।
उदाहरण के लिए, यदि आप कॉर्पोरेट ईवेंट होस्ट करते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने मुद्रित प्रोग्राम, नाम टैग और अन्य आपूर्तियां प्राप्त की हैं। उसी तरह, आपको सभी अपेक्षित उपस्थित लोगों की एक सूची बनानी होगी।
एक बार जब आप यह निर्धारित कर लेते हैं क्या, आपको तैयार करने की आवश्यकता होगी कैसे-कितने प्रोग्राम प्रिंट करने हैं? क्या उन्हें विशिष्ट आयाम होने की आवश्यकता है? क्या उन्हें एक निश्चित तारीख तक पहुंचने की जरूरत है? उनकी लागत कितनी होगी? और इसी तरह…
अपने विक्रेता विकल्पों का आकलन करें
इसके बाद, आपको संभावित विक्रेताओं के लिए स्रोत बनाना चाहिए।
यद्यपि आपके पास पहले से ही आपूर्तिकर्ताओं की एक विश्वसनीय सूची हो सकती है, यह हमेशा यह सुनिश्चित करने के लिए आपके विकल्पों का पुनर्मूल्यांकन करने में मदद करता है कि आपको उच्चतम गुणवत्ता वाले सामानों के लिए सर्वोत्तम मूल्य मिल रहा है।
शायद नए विक्रेताओं को सोर्स करने का यह आपका पहला मौका है। अगर ऐसा है, तो आपको कीमत, ग्राहक सेवा, प्रतिष्ठा और टर्नअराउंड समय जैसी चीज़ों को ध्यान में रखना होगा। हालांकि यह काफी शोध समय की मांग कर सकता है, लेकिन उच्चतम गुणवत्ता वाले विक्रेता को ढूंढना उचित है जो आपकी खरीद बजट रणनीति के साथ संरेखित हो।
अनुसरण करने के लिए एक सहायक सूची है आपूर्तिकर्ता मूल्यांकन के कार्टर के 10 सी, जो प्रत्येक उल्लिखित क्षेत्र के अनुसार विक्रेताओं को 1 से 5 के पैमाने पर रेट करता है। फिर, आप अपने संगठन की ज़रूरतों को बेहतर ढंग से निर्धारित कर सकते हैं, समझ सकते हैं कि आपके विक्रेता उनसे कैसे मिल सकते हैं, और अपने व्यवसाय के लिए सही का चयन कर सकते हैं।
बेहतर निर्णय लेने के लिए प्रौद्योगिकी का उपयोग करें
खरीद बजट रणनीति का अनुकूलन करते समय, यह सुनिश्चित करना महत्वपूर्ण है कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। आपकी कंपनी आवश्यक लक्ष्यों को पूरा कर रही है, यह सुनिश्चित करने के लिए खरीद और वित्तीय विभागों दोनों से उचित योजना और आवेदन पर विचार करने के लिए बहुत कुछ महत्वपूर्ण है।
सौभाग्य से, प्रौद्योगिकी का उपयोग गारंटी दे सकता है कि हर कोई किसी भी बजट समायोजन के साथ सूचित और अद्यतित रहता है। शुरू करने के लिए सबसे अच्छी जगह एक ऐसा प्लेटफॉर्म ढूंढ़ना है जो ऑफर करता है व्यापक उपकरण अपनी खरीद प्रक्रिया को डिजिटाइज़ करने और अपने बजट नियंत्रण में दृश्यता बढ़ाने के लिए। इससे आपकी टीम मुख्य खर्च डेटा ट्रैक करें और किसी भी बजट परिवर्तन के शीर्ष पर रहें।
यह न केवल यह सुनिश्चित करेगा कि प्रबंधन से अनुमोदन के बिना महंगे ऑर्डर पूरे न हों, बल्कि यह खरीद प्रक्रिया में सुरक्षा की एक परत जोड़ता है। इसलिए, आपकी बजट योजनाएं कितनी भी जटिल क्यों न हों, आपके खरीद और वित्त विभाग मन की शांति बनाए रख सकते हैं।
अपने बजट से चिपके रहना
खरीद बजट निर्धारित करना चुनौतीपूर्ण और समय लेने वाला हो सकता है। विशेष रूप से जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, वैसे ही बजट योजना की भूमिका भी होती है। मिश्रण में अधिक कर्मचारियों और विभागों के साथ, उच्च लागतों की मांग अपरिहार्य है - इस प्रकार, यह और भी महत्वपूर्ण हो जाता है कि आपके पूरे संगठन में आवश्यक परिचालन लागतों के लिए एक वास्तविक समय का बजट तैयार किया जाए।
जैसे ही आप अपनी खरीद-आज की बजट प्रणाली विकसित करते हैं, आपकी कंपनी को आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं पर विचार करें, अपने विक्रेता विकल्पों की जांच करने के लिए समय निकालें, और किसी भी तकनीकी समाधान का उपयोग करें जो सर्वोत्तम प्रथाओं को सुनिश्चित करता है और बजट प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करता है।