Si está haciendo negocios, está administrando facturas. La gestión de facturas es fundamental para mantener un libro de contabilidad financiero organizado, mantener el ingreso de dinero en su negocio y estar preparado para la temporada de impuestos.
Con solo unos pocos clientes, la gestión de facturas es relativamente simple, pero una vez que comienza a expandir su negocio, puede complicarse rápidamente. Sin las estrategias adecuadas, las facturas pueden perderse, archivarse incorrectamente o pagarse demasiado tarde...
Incluso si hace todo meticulosamente a mano, los tiempos de entrega se alargarán hasta que sean insatisfactorios para sus socios comerciales. Esto podría afectar la reputación general de su negocio. BirchSistemas de calles conoce los peligros de la gestión manual de facturas y puede solucionar el problema. La respuesta: la automatización.
¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?
información y pago de facturas, y el cobro de dinero. Permite a las empresas tener un mayor control y debido a que la información en los sistemas automatizados se almacena en la nube, evita la pérdida de archivos importantes por desastres naturales como inundaciones o incendios (o incluso errores humanos).
La automatización de la gestión de facturas le ayudará a mejorar el tiempo de respuesta, evitar errores, organizar su sistema de archivo y mejorar las relaciones con los socios comerciales. Le ahorrará tiempo y mano de obra.
Primero, hablaremos sobre el proceso de envío de facturas a las personas que deben pagarle.
1. ¿Cómo se crean las facturas?
Cuando crea facturas, ¿lo hace a mano cada vez o tiene una plantilla? Si aún no usa una plantilla, considere cambiar, ya que las plantillas son más rápidas, más precisas y se aseguran de no perderse ninguna información importante.
Existe un montón de software que puede ayudarte a elegir una plantilla o incluso a crear la tuya propia. La información que necesitará para completar estas plantillas incluye:
- número de factura
- Tabla de información del cliente (nombre, dirección, información de contacto, etc.)
- Recibo detallado incluyendo cantidades
- Cualquier comentario
Asegúrese de especificar las condiciones de aprobación al crear una factura incluyendo términos y condiciones. Además, diseñe instrucciones paso a paso para cualquier otra acción que deba llevarse a cabo.
2. ¿Cómo envía sus facturas?
No todos los sistemas de envío de facturas son iguales. Si está enviando facturas impresas por correo, hay mucho margen de mejora. Esta es la forma más lenta de hacerlo. También lo expone al riesgo de pérdida en el sistema postal.
Una forma más rápida sería por correo electrónico. De esta forma, se tiene un rastro electrónico de la factura que se puede guardar fácilmente en un sistema de archivo electrónico. La factura llegará a la bandeja de entrada del destinatario de forma instantánea. Asegúrese de convertir la factura a PDF para mayor seguridad.
Una forma aún mejor de enviar una factura es a través de un software de facturación. El software de facturación puede ayudarlo a diseñar la factura, marcarla y enviarla en cuestión de minutos. Cuando un cliente ve una factura enviada a través del software de facturación, verá simultáneamente un enlace a donde puede pagar. Esto es más rápido y conveniente para el destinatario de la factura y puede hacer que le paguen más rápido.
Ahora para el procesamiento de las facturas que recibe.
3. ¿Cómo es su proceso de cuentas por pagar?
El proceso de cuentas por pagar (AP) no es simplemente pagar facturas. Hay muchas cosas que intervienen en un proceso de AP completo y seguro porque es un lugar que es vulnerable a perder mucho dinero.
Por ejemplo, google y facebook perdió $23 millones y $100 millones respectivamente a manos de un estafador cibernético que creó una empresa falsa a través de la cual enviaba facturas fraudulentas a las empresas. Aunque finalmente se recuperó (una rareza en la mayoría de los casos de fraude de facturas), las empresas perdieron mucho dinero al pagar las facturas de una "empresa" sin verificar su legitimidad a fondo.
Para realizar un seguimiento de sus finanzas y evitar posibles estafas, siga un proceso completo de AP.
Primero, haga coincidir la factura con una orden de compra (PO). Se emite una orden de compra al comprador después de que se hace el trato, especificando qué se ha pedido, cuánto, por quién, de quién y la fecha de entrega. También tiene un número de orden de compra único, sin el cual no está completo. Deberá resolver cualquier irregularidad, como pedidos de compra faltantes o números de pedidos de compra que no coincidan antes de continuar con el siguiente paso.
Después de ubicar la orden de compra y hacerla coincidir con la factura, envíela a un gerente o miembro del personal superior para su aprobación. Con suerte, tendrán una buena idea de con quién la empresa hace negocios regularmente y pueden señalar cualquier cosa sospechosa que pueda haber pasado. A continuación, actualice el sistema ERP (planificación de recursos empresariales) para reflejar el recibo y el pago inminente de la factura.
Finalmente, y solo después de completar los pasos anteriores, emitir el pago.
4. ¿Cómo está pagando realmente a sus proveedores?
Has completado el proceso AP hasta el último paso. Ahora es el momento de emitir el pago a su proveedor. ¿Cómo haces esto? ¿Sigues escribiendo cheques?
Si es así, quizás no sepa el tiempo, el dinero y la seguridad que le está costando esta forma de pago. Los cheques, incluso si están impresos en lugar de escritos a mano, consumen más tiempo que otros tipos de pagos. No solo la escritura y el relleno de los sobres, sino también los viajes a la oficina de correos para enviarlos y los viajes al banco para obtenerlos, le cuestan tiempo.
Además, los cheques son más caros que los métodos de pago alternativos. Mientras que los cheques cuestan alrededor de $1.22 por pop, el pago promedio de ACH (Cámara de Compensación Automatizada) cuesta solo $0.29. Si realiza grandes volúmenes de pagos, esta brecha de costos realmente puede afectar sus finanzas con el tiempo.
BirchStreet Pay es un software de facturación que puede ayudarlo a evitar el dinero, el tiempo adicional y los riesgos asociados con la emisión de cheques. No solo hará su vida más fácil, sino que también le permitirá ganar recompensas en efectivo por algo tan simple como pagar a sus proveedores.
Funciona cambiando las tarjetas virtuales por cheques y, a medida que se usan estas tarjetas, puede acumular recompensas de devolución de efectivo. BirchStreet Pay puede ayudarlo a realizar pagos seguros y gratificantes rápidamente.
5. ¿Cómo presenta sus facturas?
Un sistema de archivo organizado es crucial para cualquier negocio operativo. Comience por conocer la diferencia entre los distintos tipos de facturas. Estos incluyen una factura de propuesta, una factura provisional, una factura recurrente, una factura vencida y una factura final.
Tal vez considere codificarlos por colores según sus respectivos tipos. Una manera fácil de hacer esto es recoger algunas etiquetas adhesivas de colores en una tienda local de suministros de oficina y marcar las facturas a medida que se producen y reciben.
Si está guardando archivos físicos, dedique un archivador, un cajón o una canasta para este propósito. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, esto podría dejarlo susceptible a inundaciones, incendios o errores humanos. La mejor manera de archivar sus facturas es trasladarlas a la nube mediante el archivado automático de facturas.
En el pasado, las empresas a menudo necesitaban contratar a un tenedor de libros de tiempo completo para generar, categorizar, pagar y archivar facturas. Esta es una gran cantidad de mano de obra para una tarea bastante repetitiva. En estos días, hay software que puede hacer lo mismo que un tenedor de libros pagado. Este software puede hacer de todo, desde generar plantillas de factura hasta archivar correctamente sus facturas y realizar pagos a tiempo.
El software de facturación puede archivar sus documentos de una manera organizada, intuitiva y completa para que incluso una auditoría no lo estrese. Todo se almacenará, organizará y recuperará de forma segura desde la nube.
6. ¿Está digitalizando sus facturas?
Para utilizar el software de facturación, deberá digitalizar sus facturas para que puedan almacenarse en la nube. Si tiene un gabinete lleno de facturas en papel, lamentablemente tendrá que realizar la tarea inicial de escanearlas y cargarlas en la nube. Una vez que haya hecho eso, puede comenzar a operar exclusivamente con facturas digitales, lo que finalmente le hará la vida mucho más fácil.
Una vez que haya cargado toda la documentación física en la nube, o incluso antes, puede comenzar a mover sus facturas actuales de físicas a digitales. Utilice el correo electrónico, o mejor aún, un software de facturación como BirchStreet Pay para emitir facturas y pagar las que se le emitan. No más escaneos, no más cortes de papel, solo gestión de facturas sin complicaciones a través de la tecnología en la nube.
Pasar su negocio a un software de facturación en línea tiene enormes y numerosos beneficios.
Todo está almacenado en la nube. Esto significa que no tiene que preocuparse por perder copias físicas o copias digitales en un bloqueo de la computadora o pérdida de una memoria USB. El software de facturación también le permite personalizar documentos para promover su identidad de marca.
Además, el software de facturación le permite negociar en muchos idiomas y monedas, por lo que hacer negocios internacionales es pan comido. El software de facturación también cuenta con un servicio más rápido, ahorra costos de tinta y papel y acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Si todavía realiza la gestión de facturas de forma manual, considere que este es su punto de partida para conectarse en línea y disfrutar de una experiencia de facturación más fácil, segura y precisa.