En las últimas décadas, hemos visto avances constantes en la tecnología de automatización, particularmente en lo que respecta al proceso de adquisición de hotelería. Los procedimientos como el abastecimiento, la licitación, la subasta y el pedido de productos se han adoptado en sistemas automatizados. Y si bien estos avances han creado niveles inigualables de consistencia, eficiencia y conveniencia, hay un área en particular que a menudo queda fuera de esta automatización: los pagos.
Durante años, las organizaciones han confiado en procesos de pago heredados, como cheques en papel y seguimiento manual de compras, conciliación de facturas y gestión de inventario. Si bien muchos argumentan que estos métodos de pago de la vieja escuela son más convenientes debido a su longevidad, los sistemas de pago manual se han vuelto cada vez más costosos, mucho menos seguros y más susceptibles a los ataques de los ladrones cibernéticos.
Mientras entramos en una nueva era de automatización, es crucial no solo reconocer el uso de esta tecnología en varios procesos de adquisición, sino principalmente en el pago. Como la última milla proverbial de todo el proceso de adquisición, un paso incorrecto en el pago puede resultar en un colapso completo del sistema de adquisición.
Los pagos automatizados reducen los dolores de cabeza administrativos
El proceso de cambiar de sistemas manuales a automatizados sin duda ha sido un desafío para muchos en la industria hotelera. Hay muchas áreas clave a tener en cuenta, como la gestión de adquisiciones, la selección y compra de los productos adecuados y la gestión de facturas. A medida que las empresas han trabajado para construir e implementar un sistema automatizado altamente especializado para estas áreas, muchas han pasado por alto el último paso crucial del pago.
Kris Herrín,Gerente General de Pagosen BirchStreet Systems, explicó este fenómeno con respecto al pago electrónico, acuñándolo como "la última milla" en unentrevista reciente. “Usted acaba de construir toda esta gran automatización y, al final, recurre a un proceso de pago heredado... Esa es la última milla... Cuando esa última milla se descompone, causa muchos dolores de cabeza para las propiedades y el back-office .”
Pero Herrin continúa diciendo que esto brinda a las empresas la oportunidad de impulsar la automatización un paso más allá. “Los pagos son el último paso en este proceso. Ha realizado todo este gran trabajo en la automatización y ha llegado a la última milla en la que debe pagar a su vendedor y proveedor, asegurarse de que reciban su dinero y asegurarse de que lo apliquen a su cuenta”.
Con unsistema de pago electrónico automatizado, su back office puede beneficiarse de ciclos de procesamiento de facturas más rápidos y fluidos. Ya no tiene que preocuparse de que los proveedores o vendedores reciban los pagos a tiempo. Este sistema le permite saber exactamente cuándo se procesan los pagos, lo que le permite monitorear todo el proceso de transacción, lo que ayudará a mantener el flujo de efectivo y le permitirá planificar con anticipación.
Mayor Prevención de Fraudes y Menos Propenso a Errores
Una de las mayores desventajas de los sistemas de facturación manual es el mayor riesgo de fraude y error.
El fraude financiero se está volviendo más rampante en la industria hotelera. La cantidad de ataques que atraen a víctimas desprevenidas para que entreguen datos de cuentas bancarias, números de seguro social e información de tarjetas de crédito se está multiplicando, por lo que es crucial obtener un sistema de pago seguro para su organización, sus clientes y sus proveedores.
Con un sistema automático como el software de pago electrónico, puede obtener un mayor nivel de seguridad de pago que encripta datos financieros confidenciales, lo que lo convierte en una opción de pago segura. Además, la mayoría de los sistemas de pago electrónico lo alertarán sobre cualquier actividad sospechosa, como una posible estafa, lo que le permitirá proteger sus pagos contra ataques a la primera señal de riesgo.
Del mismo modo, los procesos de pago manual crean espacio para el error humano, que puede costar miles de dólares y horas a la empresa para remediarlo.
Un sistema de pago electrónico minimiza este riesgo al eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente, pagar una gran cantidad de facturas de proveedores a mano o transferir documentos físicos que involucran detalles de pago. En su lugar, puede digitalizar todo el proceso de pago de principio a fin, no solo liberando el valioso tiempo de los empleados, sino también reduciendo las posibilidades de errores humanos costosos.
Los pagos electrónicos fluidos crean mejores relaciones con los proveedores
Como última milla en adquisiciones, su proceso de pago es más crucial de lo que piensa. Todo en el proceso de adquisición influye en qué tan bien se ejecuta su método de pago. Tal como Herrin señaló anteriormente, un paso en falso en este proceso final puede resultar en una falla colosal en todo el sistema de adquisiciones.
Este no solo es un aspecto importante del flujo de trabajo interno de su empresa, sino que también es crucial para mantener relaciones sólidas con los proveedores.
Un sistema de pago electrónico bien engrasado debería permitir que sus proveedores y vendedores descansen tranquilos sabiendo que están recibiendo los pagos a tiempo y de la manera correcta. Pero si su sistema de pago manual es propenso a cheques fraudulentos, pagos atrasados o incorrectos u otras interrupciones, los proveedores no sentirán que pueden confiar en usted como un socio comercial confiable y es más probable que busquen sus servicios en otra parte.
Con el pago electrónico, puede brindarles a sus proveedores una visibilidad completa de sus pagos y detalles de transacciones, brindándoles una mayor confianza en que se les paga de manera constante y puntual. Cuando los proveedores sienten que pueden confiar en usted, se forma una relación estratégica, y un vínculo tan formidable puede marcar la diferencia cuando ocurren interrupciones o surgen crisis inesperadas.
Explore el sistema de pago automatizado de BirchStreet
En BirchStreet Systems, nos apasiona avanzar en los procesos de adquisición como el pago por el futuro de la automatización.
Al implementar elBirchStreet Paysolución de pago electrónico, puede simplificar y acelerar el proceso de transacción de principio a fin, reduciendo los márgenes de error y los dolores de cabeza administrativos. Con múltiples opciones de pago seguro para elegir (ACH, cheque y vCard), su empresa puede aprovechar el poder de la tecnología de pago inteligente para simplificar las adquisiciones en varios departamentos y ubicaciones.
Además, esta solución le brinda una visión completa de los procesos de gasto y cumplimiento, lo que le permite garantizar que todos los detalles de la transacción sean precisos y que los proveedores reciban el pago de manera rápida y segura.