Según el Informe sobre el estado de la industria hotelera de 2021 de la American Hotel & Lodging Association[i] los empleos operativos directos del hotel permanecerán casi 500 000 empleos por debajo del nivel de empleo previo a la pandemia de la industria en 2021. Dado que los niveles de personal disminuidos continuarán en el futuro previsible, está claro que los operadores de hotelería tendrán que mantenerse esbeltos y operar de manera eficiente para compensar la pérdida capacidad laboral.
Al trabajar con nuestros socios en la industria de la hospitalidad, hemos identificado áreas operativas listas para aumentar la eficiencia y la automatización, y las abordaremos en una serie de publicaciones de blog, comenzando con la publicación de hoy sobre adquisiciones.
Obtención
Cuando los compradores tienen poco tiempo y los procedimientos de adquisición correctos no son claros o no se pueden hacer cumplir, los compradores tomarán el camino de menor resistencia, lo que a menudo significa levantar el teléfono. Si están facultados para realizar pedidos por teléfono y no necesitan producir una orden de compra antes de que se paguen las facturas, ¿qué les impide dirigir el gasto a proveedores no aprobados? En un entorno sin un sistema de compras basado en la nube, incluso cuando los compradores intentan seguir las pautas de compras corporativas, el trabajo es muy manual y propenso a errores, y requiere hacer malabarismos hoja de cálculo tras hoja de cálculo para averiguar qué proveedor está aprobado y a qué tasa.
Por ejemplo, tome Four Seasons Hotels & Resorts. Antes de la implementación de BirchStreet en 2012, Four Seasons no tenía un sistema de registro establecido y estándares globales limitados para hacer cumplir, y como resultado, las ubicaciones individuales operaban con poca supervisión. Esto condujo a costos innecesarios en el back-office y en las operaciones de F&B en particular. Mientras el equipo corporativo de Four Seasons investigaba cómo reducir estos costos y hacer que sus ubicaciones fueran más rentables, rápidamente se dieron cuenta de que la única solución viable era implementar un sistema Procure-to-Pay (P2P) basado en la nube. La solución de BirchStreet se alineó perfectamente con los objetivos de la empresa: la contratación electrónica y Herramientas AP de coincidencia automática de 3 vías ofreció la capacidad de digitalizar el proceso P2P y aumentar la visibilidad y el control de gastos. Al implementar estas herramientas de automatización, Four Seasons vio un aumento en el cumplimiento de gastos de 50% y un ahorro de 10% en consumibles.
“Las empresas que pueden dominar el arte de la adquisición se benefician de tiempos de ciclo de pedido más rápidos, mayores eficiencias de proceso, mayores ahorros en el resultado final y costos generales más bajos”. según la Investigación de Adquisiciones Digitales 2021 de CapGemini.
La adopción de una solución de compras electrónicas que automatice gran parte de los procesos de compra desbloquea estos beneficios y más, al alinear los equipos de compras con los procesos de mejores prácticas y los flujos de trabajo de aprobación, lo que reduce el tiempo invertido y el papeleo. Además, al albergar el gasto en varias ubicaciones en un solo sistema, los equipos desbloquean análisis de gastos empresariales estratégicos e informes de cumplimiento. Esto proporciona las herramientas para corregir gastos no autorizados y obtener el apalancamiento basado en datos necesario para negociar de manera más efectiva con los proveedores.
Ya sea que su empresa se asocie con un GPO o gestione las compras de forma independiente, contratación electrónica software es el bloque de construcción fundamental para la automatización de la cadena de suministro. Con una solución de compras electrónicas, los equipos de compras tienen la visibilidad y los controles necesarios para garantizar que los compradores adquieran los productos correctos de proveedores aprobados al mejor precio posible.
Visión: La tecnología de eProcurement es el componente esencial de la gestión eficaz de la cadena de suministro y proporciona un retorno de la inversión muy convincente tanto en el ahorro de costes como en el aumento de la eficiencia.
¿Está interesado en saber cuánto podría ahorrar su organización al automatizar las funciones de adquisición?
[i] https://www.ahla.com/sites/default/files/2021_state_of_the_industry_0.pdf