على الرغم من كونها مؤلمة في بعض الأحيان ، إلا أن وضع الميزانية هو أحد أهم جوانب الإدارة المالية في عالم الشركات. باستخدام ميزانية الشراء ، يمكن لمؤسستك استخدام مخطط تفصيلي - يشير إلى ما يمكنك تحمله وما لا يمكنك تحمله - لتطوير إستراتيجية شراء أكثر دقة وكفاءة.
في السنوات الماضية ، لم يكن دور المشتريات مرتبطًا بعملية إعداد الميزانية. الآن ، مع استمرار تحول عالم الأعمال ، أصبح متخصصو المشتريات أكثر انخراطًا في تطوير الميزانية.
لكن المشتريات تركز على أكثر من مجرد الشراء. هناك وظائف مختلفة قيد اللعب ، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والتسويق وتكنولوجيا المعلومات والاستعانة بالمصادر الاستراتيجية ومهام الشحن والاستلام. بدون مخطط تفصيلي لموازنة المشتريات ، تصبح هذه الوظائف غير متسقة ويمكن أن تتعرض الموارد المالية لشركتك إلى انكماش سريع - مما يجعل الأمر أكثر أهمية لضمان توازن ميزانية الشراء إلى الدفع.
فيما يلي بعض العناصر الأساسية التي يجب مراعاتها عند تخطيط وإدارة استراتيجية ميزانية المشتريات الخاصة بك.
حدد السلع والخدمات التي تحتاجها
في كل عملية شراء ، يجب على مؤسستك شراء ما هو ضروري لإدارة الأعمال. لبدء استراتيجية الميزانية من الشراء إلى الدفع ، قم بعمل قائمة بجميع السلع والخدمات التي تتطلبها شركتك للعمل بنجاح.
على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف أحداثًا للشركة ، فتأكد من حصولك على البرامج المطبوعة وعلامات الأسماء والمستلزمات الأخرى. بنفس الطريقة ، ستحتاج إلى إنشاء قائمة بجميع الحاضرين المتوقعين.
بمجرد تحديد ملف ماذا او ما، فستحتاج إلى تحضير ملف كيف-كم عدد البرامج للطباعة؟ هل هم بحاجة إلى أبعاد محددة؟ هل يجب أن يصلوا في تاريخ معين؟ وكم ستكون كلفتها؟ وهلم جرا…
تقييم خيارات البائع الخاصة بك
بعد ذلك ، يجب عليك البحث عن البائعين المحتملين.
على الرغم من أنه قد يكون لديك بالفعل قائمة موثوقة من الموردين ، إلا أنه من المفيد دائمًا إعادة تقييم خياراتك لضمان حصولك على أفضل سعر للسلع عالية الجودة.
ربما تكون هذه هي فرصتك الأولى للعثور على بائعين جدد. إذا كان الأمر كذلك ، فستحتاج إلى وضع أشياء مثل السعر وخدمة العملاء والسمعة ووقت الاستجابة في الاعتبار. على الرغم من أن هذا قد يتطلب وقتًا طويلاً للبحث ، إلا أنه من المفيد العثور على بائع عالي الجودة يتوافق مع استراتيجية ميزانية المشتريات الخاصة بك.
قائمة مفيدة لمتابعة هي 10 درجات كارتر لتقييم الموردين، الذي يصنف البائعين على مقياس من 1 إلى 5 وفقًا لكل منطقة محددة. بعد ذلك ، يمكنك تحديد احتياجات مؤسستك بشكل أفضل ، وفهم كيفية تلبية البائعين لها ، واختيار المناسب لعملك.
الاستفادة من التكنولوجيا لاتخاذ قرارات أفضل
عند تحسين استراتيجية ميزانية المشتريات ، من الأهمية بمكان التأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. مع وجود الكثير في الاعتبار ، فإن التخطيط والتطبيق المناسبين من كل من إدارات المشتريات والمالية أمر بالغ الأهمية لضمان أن شركتك تلبي الأهداف الضرورية.
لحسن الحظ ، يمكن أن يضمن استخدام التكنولوجيا أن يظل الجميع على اطلاع دائم بأية تعديلات في الميزانية. أفضل مكان للبدء هو العثور على منصة تقدم أدوات شاملة لرقمنة عملية الشراء الخاصة بك وزيادة وضوح التحكم في ميزانيتك. هذا يتيح لفريقك تتبع بيانات الإنفاق الرئيسية والبقاء على اطلاع بأية تغييرات في الميزانية.
لن يضمن هذا فقط عدم اكتمال الطلبات المكلفة دون موافقة الإدارة ، ولكنه يضيف طبقة من الحماية لعملية الشراء. لذلك ، بغض النظر عن مدى تعقيد خطط الميزانية الخاصة بك ، يمكن لإدارات المشتريات والمالية أن تحافظ على راحة البال.
الالتزام بميزانيتك
قد يكون تحديد ميزانية المشتريات أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً. خاصة مع نمو عملك ، كذلك ينمو دور تخطيط الميزانية. مع وجود المزيد من الموظفين والإدارات في هذا المزيج ، فإن الطلب على التكاليف المرتفعة أمر لا مفر منه - وبالتالي ، يصبح الأمر الأكثر أهمية هو إنشاء ميزانية في الوقت الفعلي لتكاليف التشغيل الضرورية في جميع أنحاء مؤسستك.
أثناء قيامك بتطوير نظام ميزانية المشتريات اليوم ، ضع في اعتبارك السلع والخدمات التي تتطلبها شركتك ، وخذ وقتًا لفحص خيارات البائعين ، واستخدم أي حلول تكنولوجية تضمن أفضل الممارسات وتبسط عملية إعداد الميزانية.