"تركز الشركات الأفضل في فئتها على العمليات الأساسية والاستفادة من حلول ePayables بمعدل مرتفع جدًا مما يؤدي إلى تكاليف معالجة الفواتير التي تقل 80%" ، وفقًا لتقرير Ardent Partners لعام 2021.
في مدونتنا السابقة، ناقشنا كيف أن تقنية المشتريات الإلكترونية هي لبنة البناء الأساسية للإدارة الفعالة لسلسلة التوريد. اليوم ، سنركز على الخطوة التالية في عملية P2P ، معالجة الفواتير.
معالجة الفواتير
تظهر الدراسات الاستقصائية الصناعية أن قادة المالية والعمليات يعرفون أن هناك كفاءات كبيرة يمكن اكتسابها من رقمنة الفواتير. لتوضيح وفورات تكلفة المحصلة النهائية المتعلقة بأتمتة معالجة الفواتير ، دعنا نستخدم كمثال فندق خدمة كاملة 250 غرفة يدير 6500 فاتورة واردة سنويًا.
بافتراض متوسط تكلفة معتدل يبلغ $12.50 لكل فاتورة ، فإن التكلفة الإجمالية لمعالجة الفواتير الخاصة بفندقنا المثال هي $81،250 سنويًا. إذا كان هذا العقار جزءًا من شركة إدارة تضم 20 فندقًا من نفس الحجم ، فإن التكاليف الناتجة تصل إلى $1،625،000. من خلال اعتماد أدوات الأفضل في فئتها والمواءمة مع أفضل ممارسات معالجة الفواتير ، يمكن تقليل هذا الرقم بمقدار 80% أو أكثر. باستخدام مثالنا أعلاه ، هذا يعني توفير $68،250 لكل عقار ، و $1،365،000 عبر محفظة الشركة الإدارية.
كيف يكون هذا ممكنا؟ من خلال رقمنة عملية P2P بأكملها ، تتم أتمتة العديد من المهام التي تتطلب عمالة ووقتًا كثيفًا ، كما أن الرؤية والتحكم الأفضل تقضي أيضًا على التسرب من المدفوعات الزائدة للفواتير. أفضل برنامج P2P في فئته، إلى جانب القيادة القوية للشركة ، يمكن أن يؤدي إلى معدلات معالجة الفواتير المباشرة إلى 80% +. وهذا يعني أن أربعة من أصل خمسة فواتير لا تتطلب أي تدخل يدوي من قبل أحد الموظفين لأن أمر الشراء والفاتورة وسجل الاستلام جميعها متطابقة ضمن التفاوتات المحددة مسبقًا على الكمية والسعر وتفاصيل أخرى على مستوى الرأس. في الآونة الأخيرة ، وفرت Northwood Hospitality ، التي تضم محفظتها 10 فنادق ومنتجعات كاملة الخدمات ، أكثر من 2000 ساعة عمل في المكتب الخلفي من خلال رقمنة عملية P2P الخاصة بهم.
بالإضافة إلى ذلك ، من خلال توظيف حل إدارة الفاتورة يقوم بمهمة رقمنة الفواتير نيابة عنك ، فلم تعد هناك حاجة لموارد الملكية أو الشركة لإدخال المعلومات يدويًا والتعامل مع كميات كبيرة من الورق. في هذه البيئة الرقمية والآلية ، يحتاج الموظفون فقط إلى مراجعة الاستثناءات. باستخدام أدوات مثل تقرير استثناء الفاتورة الآلي ، يمكن لفرق AP تحديد سبب عدم تطابق المستندات بسرعة ، سواء كان ذلك بسبب تباين في السعر ، أو زيادة / نقص العناصر المستلمة ، أو الاستبدالات. مع وجود كل هذه الأدوات ، يمكن تقليل الوقت المستغرق في معالجة الفواتير من أيام إلى ساعات ، ويمكن تقليل تكاليف معالجة الفواتير بشكل متحفظ إلى $2 / فاتورة. في النهاية ، تعمل الأتمتة في المكتب الخلفي على خفض التكلفة ، وتمكين الفرق من القيام بالمزيد بموارد أقل ، وتسمح للموارد بالتركيز على تجربة الضيف بدلاً من الأعمال الورقية غير الضرورية لمعالجة AP.
تبصر: يمكن أن يحقق فندق 250 غرفة في المتوسط توفيرًا صافيًا في التكلفة يبلغ $68،250 من خلال اعتماد عمليات وتقنيات أتمتة الفواتير الأفضل في فئتها.