مع الاحصاءات التي تبين ذلك فقط 29.1% من الفواتير يتم دفعها في الوقت المحدد في الولايات المتحدة بعد الوباء ، فقد أصبح عالم الفواتير المشحون بالفعل أكثر فوضوية.
ومع ذلك ، بغض النظر عن الفوضى التي تحصل عليها ، تعتبر الفواتير جزءًا أساسيًا من عملية الشراء حتى الدفع (P2P). يحتاج المسؤولون التنفيذيون أولاً ، والموظفون ذوو الصلة الذين يتبعون ذلك فورًا ، إلى معرفة كيفية تحديد مشكلات إدارة الفواتير وتصحيحها لعملية P2P مبسطة.
لماذا إدارة الفواتير؟
بصفتك مديرًا تنفيذيًا للضيافة في C-Suite ، لديك الكثير على صحنك. لديك شركات كاملة لتشغيلها ؛ يتم التفاوض على العقود ، والإمدادات المشتراة ، والعلامة التجارية التي يجب إدارتها ، وثقافة مكان العمل لتعزيزها ، والعملاء لإبهار العملاء ، وتقييمات لتعزيز أو الحفاظ على ارتفاع. لماذا الضجة المفاجئة حول إدارة الفواتير ، وهو شيء كان موجودًا إلى الأبد وبالتأكيد لديه بالفعل عملية في مكانه الصحيح؟
أولاً ، الفواتير الإلكترونية. الفواتير الإلكترونية تنمو بمعدل هائل ، مع النمو المتوقع عند 80% بحلول عام 2027. إذا لم تكن تستخدم بالفعل طرقًا إلكترونية في عملية إدارة الفواتير ، فيجب أن يتغير ذلك ويجب أن يتغير بسرعة. الفواتير الإلكترونية أسرع وأرخص وأقل عرضة للخطأ. سوف ندخل في تفاصيل كيف ولماذا يجب تنفيذها لاحقًا في المقالة.
ثانيًا ، الشبح المنتشر في كل مكان: الضرائب. لن تؤدي إدارة فواتيرك بطريقة منظمة وشاملة إلى تسهيل دفع الضرائب فحسب ، بل ستساعد أيضًا في منع تدقيقك. وإذا تم تدقيقك في أي وقت ، فإن النظام المدروس جيدًا سيجعل العملية أقل إيلامًا بكثير عندما تحدد موقع المستندات المهمة بسهولة.
ثالثًا ، تجنب المشكلات التي تصاحب تأخر سداد الفواتير. يمكن أن يشمل ذلك وقف الخدمات ، أو نوبة بالمجموعات (ورسومها الوشيكة) ، أو ركلة في درجة الائتمان الخاصة بك ، أو ربما حتى اتخاذ إجراء قانوني ضدك. حتى لو بدا أن المدفوعات المتأخرة هي القاعدة في عالم مليء بالأوبئة ، فإن العواقب لم تختف.
العدد 1: الرهبة
الفواتير هي مظاهر مادية للمبيعات بين طرفين. إنها تفصل المنتجات أو الخدمات التي يقدمها البائع والأسعار التي يتحملها المشتري. يساعدون في التنسيب والمعالجة والتسليم والدفع النهائي في معاملة تجارية. ولكن بغض النظر عن كل ذلك ، لا يمكننا تجاهل ماهية الفاتورة المستلمة في الفاتورة.
إذا سبق لك أن بحثت في كومة من البريد ، فأنت على دراية بعملية الفرز التي تحدث: البريد غير الهام ، والمعلومات المهمة أو التذكيرات ، والبريد الشخصي والأشياء التي ترغب في الاحتفاظ بها ، والفواتير. في كثير من الأحيان يتم تعيين الفواتير جانبًا ليتم "التعامل معها لاحقًا".
لا يمكن أن يكون لديك هذه العقلية داخل شركة ناجحة. الفواتير ضرورية لصحة عملك ويجب تنظيمها والتعامل معها على الفور. لا تسمح لـ "الرهبة من الفواتير" بالتسلل إلى مكان عملك.
المشكلة 2: سوء تصنيف الفواتير
لسوء الحظ ، أو لحسن الحظ ، اعتمادًا على الطريقة التي تنظر بها إليها ، هناك عدة أنواع من الفواتير. يتطلب البعض دفعًا فوريًا والبعض الآخر لا يتطلب ذلك ، لكن جميعها تتطلب اهتمامًا دقيقًا. فيما يلي بعض الأنواع الأساسية من الفواتير التي قد تجد نفسك تتلقاها:
- فاتورة اقتراح. يمنحك هذا اقتراحًا لمقدار تكلفة المشروع أو المنتج في النهاية.
- فاتورة مؤقتة. غالبًا ما يتم إرسالها خلال المشروعات الطويلة كتذكير بالرسوم الحالية.
- فاتورة متكررة. غالبًا ما تستخدم هذه للعملاء المنتظمين أو المتكررين.
- فاتورة مستحقة السداد. هذا ما يوحي به الاسم ، على الرغم من أنه يمكن أيضًا أن تكون هناك رسوم إضافية تراكمت نتيجة عدم الدفع في الوقت المحدد.
- فاتورة نهائية. يتم إرسال هذا في نهاية المشروع ، ربما بعد فاتورة اقتراح والعديد من الفواتير المؤقتة.
يجب أن يكون لنظام إدارة الفواتير طريقة لتصنيفها بشكل منفصل عن بعضها البعض. أثناء القراءة ، ستلاحظ أن بعضها يتطلب الدفع الفوري والبعض الآخر لا يتطلب ذلك. يجب أن تكون الفواتير التي تتلقاها على الأقل يتم تصنيفها حسب هذا المقياس.
هناك عدة طرق لتنظيم هذه. يمكن أن يكون لديك ملف لكل نوع من أنواع الفاتورة والأقسام الفرعية ضمن مشاريعك المنفصلة ، على الرغم من أنه قد يكون من الأسهل تقديم الفواتير حسب المشروع والاحتفاظ بالفواتير بالترتيب الذي تلقيته بها مع أولئك الذين يتطلبون دفعًا فوريًا مع وضع علامة عليها والعناية بها في الوقت المناسب.
من المفيد أيضًا الاحتفاظ بفاتورة الاقتراح في متناول يديك عندما تتلقى الفواتير المؤقتة والنهائية بحيث يمكنك تتبع مدى قرب التكاليف الفعلية التي تعكس تلك المتوقعة والمتفق عليها ، حتى تتمكن من طرح الأسئلة وإثارة المشكلات عند الاقتضاء.
إذا كنت تعمل بالورق ، فقم بإنشاء سلة أو مجلد أو ملف مخصص مع تمييز الفئات المنفصلة بوضوح. على الرغم من أن أكثر أنظمة الورق تنظيماً قد تبدأ في الشعور بالفوضى.
نوصي باستخدام نظام الملفات الإلكترونية. يمكنك مسح المستندات ضوئيًا وتحميلها عند استلامها ونقل الملفات الإلكترونية بسهولة إلى مكان مثل مستندات Google ، وهو نظام مجاني يمكن للعديد من الموظفين الوصول إليه عند منحهم إذنًا إلكترونيًا.
عند إنشاء جدول على مستندات Google ، يتم تحميله تلقائيًا إلى Google Drive ، لذلك لا داعي للقلق بشأن تعطل جهاز الكمبيوتر في مكتبك وفقدان جميع ملفاتك الإلكترونية (أو حدوث فيضان أو حريق أو أي خسارة أخرى تؤدي إلى إخراج نظامك الورقي ).
المشكلة 3: نظام دفتر الأستاذ ضعيف (أو مفقود)
وفقًا لعالم في جامعة مونتانا، "نظام دفتر الأستاذ العام هو قلب نظام المحاسبة." باعتباره "... سجل رصيد كل حساب من الحسابات داخل الشركة" ، فهو جزء لا يتجزأ من الوظيفة اليومية بالإضافة إلى كونه أساسيًا عندما يتعلق الأمر بالموسم الضريبي. احتفظ بالإيرادات والمصروفات وجميع المعلومات المالية الأخرى منظمة داخل دفتر الأستاذ الخاص بك.
من الجيد أيضًا أن يكون لديك دفتر الأستاذ هذا عبر الإنترنت ، للأسباب المذكورة أعلاه.
المشكلة 4: لا يوجد وقت معين أو شخص
للبقاء على اطلاع على فواتيرك ، يجب عليك تعيين شخص ليكون مسؤولاً عنها. إذا لم يكن لديك شخص واحد مخصص لهذا الغرض فقط ، كما هو الحال مع العديد من الشركات ، فتأكد من أنه واضح لمن هو المسؤول ومتى يجب عليهم العمل على المستندات.
قم بجدولة أيام محددة حيث يتم الاهتمام بدفع الفواتير وتنظيم الفواتير. التزم بشدة بالجدول الزمني. إذا تم تأجيل المهام مرة واحدة ، فمن يعرف عدد المرات التي قد يحدث فيها ونوع المواعيد النهائية التي قد تفوتها في هذه الأثناء. يجب على الشخص المعين أيضًا الاحتفاظ بسجل لحالة الفواتير المستلمة والمدفوعة.
المشكلة 5: ما زلت تكتب الشيكات
إنه عام 2022. دعونا نواجه الأمر: لقد ولت أيام تحرير الشيكات. حتى إذا قمت بالترقية من الكتابة اليدوية إلى الطباعة ، فلن ينتهي تطور الدفع بالنسبة لك. السبب الأول: الشيكات باهظة الثمن. يكلف في المتوسط حوالي ثلاثة أضعاف تكلفة الدفع عن طريق الشيك كما هو الحال مع الدفع عن طريق ACH. ACH هو أيضا أكثر أمانًا و أسرع.
الشيكات عرضة للاحتيال بطريقة لا تكون مدفوعات ACH كذلك. أيضًا ، يؤدي وقت الاستجابة الذي يصل إلى خمسة أيام عمل إلى إبطاء الأعمال في عالم سريع الخطى. إذا كنت لا تزال تستخدم الشيكات ، فهذه هي علامتك للتبديل إلى خيار أكثر أمانًا وأسرع وفعالية من حيث التكلفة.
طريقة رائعة للتعامل مع المدفوعات من خلال دفع بيرش ستريت، وهي أداة متاحة من بيرش ستريت. يساعدك BirchStreet Pay على تحويل مدفوعاتك من الشيكات إلى البطاقات الافتراضية. لا يقتصر الأمر على توفير المال عن طريق التخلص من التكلفة المرتبطة بالشيكات ، ولكن يمكنك أيضًا كسب النقود من خلال مكافآت BirchStreet Pay.
هذه الأداة سهلة الإعداد والاستخدام - تسمح لك الواجهة البسيطة بإجراء المدفوعات بضغطة زر. كما أن لديها ميزات أمان عالية المستوى وخدمة عملاء ممتازة وسهلة الوصول. دع أيام الشيك تموت.
المشكلة 6: أنت تستلم الفواتير بالبريد
ببساطة تجنب الفواتير الواردة بالبريد كلما أمكن ذلك. لا يوفر لك استلام الفواتير عبر البريد الإلكتروني وقتك في الفرز عبر البريد الفعلي ومسح المستندات ضوئيًا في نظامك الإلكتروني فحسب ، بل يوفر أيضًا مساحة تخزين الورق والمكتب.
فقط اطلب من أي شخص تتعامل معه أن يرسل فواتيره عبر البريد الإلكتروني. إنها ليست عملية بيع صعبة لأن هذا يوفر الموارد على طرفي المعاملة.
العدد 7: أنت لا تستفيد من تقنية التعرف الضوئي على الحروف
بينما نحن في خط تحديث ، فلنتحدث عن برنامج التعرف الضوئي على الأحرف (OCR). يتعرف هذا البرنامج على أحرف النص داخل مستند رقمي.
بهذه الطريقة يمكن إدخال المعلومات من الفاتورة تلقائيًا في نظام محاسبة ، مما يلغي الحاجة إلى قضاء بعض الوقت في فعل الشيء نفسه يدويًا. يوفر هذا في المتوسط حوالي خمس دقائق لكل فاتورة ، ويمكن أن يضيف ذلك ما يصل إلى يوم كامل من الساعات ، اعتمادًا على عدد الفواتير التي تعالجها شركتك عادةً.
في عالم مزدحم ويتعافى ، لا تستطيع أشياء معينة أن تقع بين الشقوق. إدارة الفواتير هي واحدة منها. للحفاظ على ازدهار عملك ، تأكد من معالجة المشكلات الشائعة في إدارة الفواتير.
- التنظيم والتنظيم والتنظيم.
- تخصيص البرامج وتخصيص الوقت وتنفيذها.
عندما تبحث بشكل استباقي عن شركتك ، فسيكون من الأفضل إعدادها للاعتناء بك.