على الرغم من التحديات العديدة التي تواجه صناعة الضيافة ، تشير العشرات من إحصاءات النمو إلى أنه من المتوقع أن تصبح الصناعة أقوى من أي وقت مضى. وفق شبكة الضيافة، من المتوقع أن ينمو معدل النمو السنوي لصناعة الفنادق والمنتجعات العالمية بمقدار 8.1% - ليصل إلى $1.27 تريليون بحلول عام 2031.
ولكن كيف يمكن أن يحدث هذا القدر من النمو بعد حدوث حالة عدم اليقين الاقتصادي الهائلة على مدى السنوات القليلة الماضية؟
الجواب يكمن في الأتمتة.
كجزء من جهود إعادة البناء بعد الوباء ، يتطلع أصحاب الفنادق نحو الاستفادة من الأتمتة في جميع العمليات ، مع التركيز الأساسي على عمليات المكاتب الخلفية.
من خلال برامج الأتمتة المتخصصة ، يمكن لشركات إدارة الفنادق والمنتجعات تعزيز عمليات حسابات الدفع (AP) من خلال التخلص من المهام الورقية الدقيقة والمكلفة ، وتوفير وقت فرقهم وتمكينهم من التركيز على المزيد من المجالات الأساسية للمؤسسة ، مثل إدارة الممتلكات أو الأداء المالي أو فرص تطوير الموظفين.
نظرًا لأن تقنيات الأتمتة أصبحت أكثر تقدمًا ، يمكن للفنادق والمنتجعات من جميع الأحجام أن تهدف إلى مستوى أعلى من خدمة العملاء من خلال تعزيز الكفاءات في جميع أقسام حسابات الدفع.
تعمل أتمتة المكتب الخلفي على زيادة الكفاءة عبر مهام سير العمل
النظام القديم لمعالجة الفواتير يدويًا ودفع عدد كبير من فواتير الموردين يدويًا أصبح الآن قديمًا. بالنسبة لأقسام AP ، فقد ولت أيام تقديم هذه المستندات بطريقة تستغرق وقتًا طويلاً ، وتتطلب جهدًا كثيفًا ، وغالبًا ما تكون عرضة للخطأ.
تعمل أتمتة سير العمل باستخدام برنامج أتمتة AP على تبسيط مهام معالجة الفواتير الدقيقة هذه ، وتقليل التكاليف ، وإزالتها فرص الخطأ البشري.
تعمل أتمتة AP في صناعة الضيافة على القضاء على فوضى المكاتب المزدحمة ، والفواتير المفقودة ، وأكوام الورق ، وخزانات الملفات الفائضة وتستخدم تقنية متخصصة لرقمنة العملية بأكملها - بما في ذلك الوظائف الروتينية مثل معالجة الفواتير ، والمطابقة ، والموافقة ، والدفع ، والتسوية.
لم يعد إدخال البيانات يدويًا أو نقل المستندات المادية التي تتضمن تفاصيل الدفع ضروريًا. مع تخزين جميع المعلومات المطلوبة في موقع رقمي واحد ، يمكن لقسم AP الخاص بك تتبع عملية استيفاء الفاتورة بالكامل عن بُعد ، مع اكتساب رؤية أفضل وجمع رؤى مفيدة في عملية الشراء حتى الدفع بأكملها.
تعني أتمتة AP فرصًا أقل للاحتيال
يشكل الإدخال اليدوي للبيانات ومعالجة الدفع مخاطر عالية لخطط الفوترة والشيكات الاحتيالية. في الواقع ، معظم المنظمات تفقد 5% من عائداتهم من عمليات الاحتيال في الفوترة كل عام ، بمتوسط خسارة $125،000. علاوة على ذلك ، لا يلاحظ الاحتيال عادةً لمدة تصل إلى 14 شهرًا ، حيث وصلت الخسائر الشهرية إلى $8،300.
على وجه الخصوص بالنسبة لصناعة الضيافة ، هذه ليست إحصائية صغيرة. يمكن أن تفقد جزءًا كبيرًا من إيراداتك بسبب مخطط احتيالي ، ولكن عملية التصحيح التي تستغرق وقتًا طويلاً يمكن أن تصل إلى آلاف الأموال المهدرة.
لحسن الحظ ، تقلل أتمتة عمليات AP الخاصة بك من خطر تعرض فندقك للاحتيال.
مع وجود برنامج أتمتة AP جيد التنفيذ ، يمكن للشركات اكتشاف الاحتيال في أولى علاماته ، ومنع المدفوعات الكاذبة من خلال التحقق من صحة معلومات الموردين ، وتلقي تنبيهات بشأن طلبات الدفع غير العادية أو المشبوهة.
عمليات فوترة أسرع من خلال المطابقة التلقائية ثلاثية الاتجاهات
في صناعة الضيافة ، الوقت هو الجوهر. لا تستطيع شركات إدارة الفنادق تحمل معالجة الفواتير البطيئة والثابتة. لا سيما عندما تكون المعاملات المالية الهامة في خطر ، فإن تتبع عملية AP والبقاء على رأسها أمر بالغ الأهمية.
من إدخال معلومات الفاتورة يدويًا إلى إرسال نسخ PDF من الفواتير بالبريد الإلكتروني إلى رؤساء الأقسام للمراجعة والموافقة على الشيكات الورقية بالبريد ، تتحرك عملية الفاتورة اليدوية بأكملها في الفنادق بنفس التردد مثل دبس السكر البارد.
وإذا كانت معالجة الفواتير اليدوية بطيئة ، فقد تتعرض علاقات البائعين في الفندق للخطر أيضًا.
يكمن الحل في أتمتة AP - أو بشكل أكثر تحديدًا ، المطابقة التلقائية لـ AP ثلاثية الاتجاهات.
يوفر هذا الحل آلية شاملة قدرات معالجة الفواتير لتبسيط العمليات وتحسين رؤية الإنفاق. بدءًا من تحويل الفواتير إلى تنسيق إلكتروني للتخلص من إدخال البيانات ، إلى مقارنة الإيصالات تلقائيًا بناءً على معايير مخصصة ، يمكن أن يختبر فندقك سرعات معالجة أسرع بشكل ملحوظ.
استغل قوة أتمتة AP مع BirchStreet
عند القيام بذلك يدويًا ، تبدأ تكاليف معالجة الحسابات الدائنة في الزيادة بسرعة. بمساعدة برنامج أتمتة AP ، ستشاهد مباشرة فوائد زيادة كفاءة سير العمل وتقليل المخاطر وزيادة الأمان والمعالجة الأسرع.
بيرش ستريت فريدة من نوعها حل أتمتة AP يغطي كل هذه القواعد. من خلال أمر الشراء المخصص والفاتورة واستلام مطابقة الإيصالات وأدوات إدارة الفواتير المتخصصة لإزالة متطلبات إدخال البيانات ، يمكن لقسم AP لديك تبسيط العمليات وتحسين رؤية الإنفاق عبر جميع المواقع.