على مدى العقود القليلة الماضية ، شهدنا تطورات مستمرة في تكنولوجيا الأتمتة ، لا سيما عندما يتعلق الأمر بعملية شراء الضيافة. تم اعتماد جميع الإجراءات مثل تحديد المصادر ، والمناقصات ، والمزادات ، وطلب المنتجات في الأنظمة الآلية. وعلى الرغم من أن هذه التطورات خلقت مستويات لا مثيل لها من الاتساق والكفاءة والراحة ، فهناك مجال واحد على وجه الخصوص غالبًا ما يتم استبعاده من هذه الأتمتة: المدفوعات.
لسنوات ، اعتمدت المؤسسات على عمليات الدفع القديمة مثل الشيكات الورقية وتتبع الشراء اليدوي ومطابقة الفواتير وإدارة المخزون. بينما يجادل الكثيرون بأن طرق الدفع القديمة هذه أكثر ملاءمة نظرًا لطول عمرها ، أصبحت أنظمة الدفع اليدوية باهظة التكلفة بشكل متزايد وأقل أمانًا بكثير وأكثر عرضة للهجمات من لصوص الإنترنت.
بينما ندخل حقبة جديدة من الأتمتة ، من المهم ليس فقط الاعتراف باستخدام هذه التكنولوجيا في عمليات الشراء المختلفة ، ولكن في المقام الأول في الدفع. نظرًا لكونه يمثل الميل الأخير في عملية الشراء بأكملها ، يمكن أن تؤدي خطوة واحدة خاطئة في الدفع إلى انهيار نظام الشراء بالكامل.
المدفوعات الآلية تقلل من الصداع في المكتب الخلفي
كانت عملية التحول من الأنظمة اليدوية إلى الأنظمة الآلية بلا شك صعبة بالنسبة للكثيرين في صناعة الضيافة. هناك الكثير من المجالات الرئيسية التي يجب مراعاتها ، مثل إدارة المشتريات واختيار المنتجات المناسبة وشرائها وإدارة الفواتير. نظرًا لأن الشركات عملت على بناء وتنفيذ نظام آلي عالي التخصص لهذه المجالات ، فقد أغفل الكثيرون الخطوة الحاسمة النهائية للدفع.
كريس هيرينمدير عام المدفوعاتفي شركة بيرش ستريت سيستمز ، شرح هذه الظاهرة فيما يتعلق بالدفع الإلكتروني ، واصفا إياه بأنه "الميل الأخير" في أمقابلة حديثة. "لقد بنيت للتو كل هذه الأتمتة الرائعة ، وفي النهاية ، عد إلى عملية الدفع القديمة ... هذا هو الميل الأخير ... عندما يتعطل هذا الميل الأخير ، يتسبب ذلك في الكثير من المتاعب للعقارات والمكتب الخلفي . "
لكن هيرين تقول إن هذا يمنح الشركات فرصة لدفع الأتمتة خطوة إلى الأمام. المدفوعات هي الخطوة الأخيرة في هذه العملية. لقد أنجزت كل هذا العمل الرائع في الأتمتة ، ووصلت إلى آخر ميل حيث تحتاج إلى الدفع للبائع والمورد ، وتأكد من حصولهم على أموالهم ، والتأكد من قيامهم بتطبيقها على حسابك ".
مع النظام الدفع الإلكتروني الآلي، يمكن لمكتبك الخلفي الاستفادة من دورات معالجة الفواتير الأسرع والأكثر سلاسة. لم يعد لديك ما يدعو للقلق بشأن الموردين أو البائعين الذين يتلقون المدفوعات في الوقت المحدد. يتيح لك هذا النظام معرفة وقت معالجة المدفوعات بالضبط ، مما يتيح لك مراقبة عملية المعاملة بالكامل - مما سيساعد في الحفاظ على التدفق النقدي ويسمح لك بالتخطيط المسبق.
منع احتيال أكبر وأقل عرضة للخطأ
أحد أكبر سلبيات أنظمة الفوترة اليدوية هو زيادة مخاطر الاحتيال والخطأ.
أصبح الاحتيال المالي أكثر انتشارًا في صناعة الضيافة. يتضاعف عدد الهجمات التي تطعم الضحايا المطمئنين لتسليم بيانات الحساب المصرفي وأرقام الضمان الاجتماعي ومعلومات بطاقة الائتمان ، لذلك من الضروري الحصول على نظام دفع آمن لمؤسستك وعملائك ومورديك.
باستخدام نظام تلقائي مثل برنامج الدفع الإلكتروني ، يمكنك الحصول على مستوى أعلى من أمان الدفع الذي يقوم بتشفير البيانات المالية الحساسة ، مما يجعلها خيار دفع آمنًا. بالإضافة إلى ذلك ، ستنبهك معظم أنظمة الدفع الإلكتروني بشأن أي نشاط مشبوه - مثل عملية احتيال محتملة - مما يسمح لك بحماية مدفوعاتك من الهجمات في أقرب علامة تدل على وجود خطر.
وبالمثل ، تخلق عمليات الدفع اليدوي مجالًا للخطأ البشري ، والذي يمكن أن يكلف آلاف الدولارات - وساعات - لإصلاحها.
يقلل نظام الدفع الإلكتروني من هذه المخاطر عن طريق إزالة الحاجة إلى إدخال البيانات يدويًا ، أو دفع عدد كبير من فواتير الموردين يدويًا ، أو نقل المستندات المادية التي تتضمن تفاصيل الدفع. بدلاً من ذلك ، يمكنك رقمنة عملية الدفع بأكملها من البداية إلى النهاية ، وليس فقط توفير وقت الموظف الثمين ولكن تقليل فرص حدوث أخطاء بشرية باهظة الثمن.
المدفوعات الإلكترونية السلسة تخلق علاقات أفضل مع الموردين
كخطوة أخيرة في الشراء ، تعد عملية الدفع الخاصة بك أكثر أهمية مما تعتقد. يؤثر كل شيء في عملية الشراء على مدى جودة تنفيذ طريقة الدفع الخاصة بك. تمامًا كما أشار Herrin سابقًا ، يمكن أن يؤدي خطأ واحد في هذه العملية النهائية إلى انهيار هائل في نظام المشتريات بأكمله.
لا يعد هذا جانبًا مهمًا من سير العمل الداخلي لشركتك فحسب ، بل إنه مهم أيضًا في الحفاظ على علاقات قوية مع الموردين.
يجب أن يسمح نظام الدفع الإلكتروني الجيد للموردين والبائعين بالراحة مع العلم أنهم يتلقون المدفوعات في الوقت المحدد وبالطريقة الصحيحة. ولكن إذا كان نظام الدفع اليدوي الخاص بك عرضة للشيكات الاحتيالية ، أو المدفوعات المتأخرة أو غير الصحيحة ، أو غيرها من الاضطرابات ، فلن يشعر المورّدون بأنهم يستطيعون الوثوق بك كشريك تجاري موثوق به ، وقد يكون من المرجح أن يبحثوا في مكان آخر عن خدماتك.
من خلال الدفع الإلكتروني ، يمكنك إعطاء الموردين رؤية كاملة لمدفوعاتهم وتفاصيل معاملاتهم ، مما يمنحهم ثقة أكبر ، حيث يتم الدفع لهم باستمرار وفي الوقت المحدد. عندما يشعر الموردون أنهم يستطيعون الوثوق بك ، فإن العلاقة الإستراتيجية تتشكل ، ويمكن لمثل هذا الرابط الهائل أن يحدث فرقًا كبيرًا عند حدوث اضطرابات أو ظهور أزمات غير متوقعة.
اكتشف نظام الدفع الآلي في BirchStreet
في BirchStreet Systems ، نحن متحمسون لتطوير عمليات الشراء مثل الدفع لمستقبل الأتمتة.
من خلال تنفيذدفع بيرش ستريتحل الدفع الإلكتروني ، يمكنك تبسيط وتسريع عملية المعاملات من البداية إلى النهاية ، مما يقلل هوامش الخطأ وصداع المكتب الخلفي. من خلال خيارات الدفع الآمنة المتعددة للاختيار من بينها - ACH ، والتحقق ، و vCard - يمكن لشركتك تسخير قوة تقنية الدفع الذكي لتبسيط عمليات الشراء عبر مختلف الإدارات والمواقع.
علاوة على ذلك ، يمنحك هذا الحل نظرة ثاقبة لعمليات الإنفاق والامتثال - مما يتيح لك ضمان دقة جميع تفاصيل المعاملات ودفع الموردين بسرعة وأمان.