تخيل هذا: يستعد فندقك لإقامة حفل زفاف غدًا، وبينما تقوم بتقديم طلبات العناصر الضرورية بدقة، فإن الكلمات المخيفة "حجز الائتمان" ترسل الرعشات إلى أسفل عمودك الفقري. إنه سيناريو مألوف جدًا لمحترفي المشتريات، بغض النظر عن مدى اجتهاد أقسامهم.
فالعواقب سريعة ومؤثرة. العروس المتطلبة توبخ موظفيك، مما يؤدي إلى فك الارتباط والتردد في تقديم خدمة ممتازة. تتصاعد التوترات عندما يتعارض مديرو تقديم الطعام والولائم مع الشراء، ويقدمون تنازلات لمنظم حفل الزفاف مما يؤثر على الربحية. يستمر التأثير المضاعف مع التدقيق الشديد في كل تفاصيل الحدث، مما يؤدي إلى عميل غير سعيد يلجأ إلى وسائل التواصل الاجتماعي للتعبير عن مظالمه. تبدأ المراجعات السلبية في التدفق، مما يؤثر على حجوزات الأحداث المستقبلية وتناقص الإيرادات. التهديدات القانونية لخرق العقد تزيد من تفاقم مشاكل الفندق.
التكاليف المرتبطة ببالون الأخطاء الذي يبدو صغيرًا على جبهات متعددة - الدولارات، والسمعة، والحجوزات المستقبلية، ومشاركة الموظفين، ورضا الضيوف، كلها تتأثر.
إذن، كيف يمكن تجنب هذا الكابوس؟ تدريب الموظفين أمر بالغ الأهمية. بغض النظر عن الحل المطبق، إذا لم يفهم اللاعبون الرئيسيون العملية وأدوارهم في سير العمل، فستستمر المشكلات. يحتاج الجميع إلى التدريب الجيد.
أدخل BirchStreet - مسلحًا بأدوات لحماية ممتلكاتك:
- فواتير التبادل الإلكتروني للبيانات: يضمن موردو المؤسسات الكبيرة الذين يستخدمون فواتير تبادل البيانات الإلكترونية (Sysco، وUS Foods، وما إلى ذلك) التكامل السلس في BirchStreet. تعمل مطابقة أوامر الشراء واستلام الأحداث على تبسيط عملية معالجة الدفع، وأي اختلافات تدفع فرق AP إلى إجراء التصحيحات.
- تكاملات التكنولوجيا المالية: بالنسبة لعملاء الولايات المتحدة، تقوم Fintech بأتمتة عمليات دفع فواتير المشروبات الكحولية، مما يضمن الامتثال للقوانين المحلية وقوانين الولاية. يتكامل BirchStreet بسلاسة، مما يضمن الدفع في الوقت المناسب وبيانات المخزون الدقيقة.
- IMS – حلول إدارة الفواتير: عندما يفتقر الموردون إلى فواتير EDI، يسهل عنوان البريد الإلكتروني المخصص لـ BirchStreet إدخال البيانات. تصبح الفواتير المطابقة لأوامر الشراء "بدون لمس"، ويتم إرسالها للدفع. يتم وضع أي اختلافات في قوائم الانتظار "الجديدة" أو "الاستثناءية" للتصحيح والإرسال اللاحق.
- التقارير: تقوم أدوات إعداد التقارير في BirchStreet بتنبيه فرق AP إلى فواتير الحالة "الجديدة" أو "الاستثناءية"، مما يسهل التصحيحات السريعة وتتبع أوامر الشراء المتأخرة.
- بيرش ستريت الدفع: بالنسبة للحسابات المؤهلة، تعمل خدمة BirchStreet Pay على إزالة تعليق الائتمان عن طريق أتمتة مدفوعات الموردين. وهذا يلغي الحاجة إلى عمليات التحقق من فريق AP، مما يضمن الدفع في الوقت المناسب.
- كائنات سياسة المجموعة (منظمات الشراء الجماعية): من خلال العمل مع GPOs الرئيسيين في مجال الضيافة، تضمن BirchStreet الامتثال وتعظيم الحسومات والتكامل بسلاسة مع الموردين.
على الرغم من عدم وجود حل مضمون، فإن الأدوات المذكورة أعلاه تعمل على تحسين سير العمل بشكل كبير وتقليل حالات تعليق الائتمان. لا يضمن BirchStreet إدارة دقيقة للفواتير فحسب، بل يحرر أيضًا وقت الموظفين الثمين، مما يسمح لهم بالتركيز على الأنشطة ذات القيمة المضافة التي تمنع المشكلات المستقبلية بدلاً من إدخال البيانات العادية. تواصل و التحدث إلى خبير اليوم!